基于互联网云平台的医用耗材管理系统的构建与应用

2018-06-27 13:27赵祥欣陈娜群杨卫东
中国医学装备 2018年6期
关键词:耗材资质医用

赵祥欣 陈娜群 杨卫东

随着医疗水平的不断进步,医用耗材已逐渐成为医疗过程中不可或缺的重要资源,在医疗支出中所占的比重越来越大。据统计,患者支付的医疗费用中,材料费占比已超过20%,仅次于药品支出[1]。同时,医疗机构的耗材科学化管理已成为重要问题,其管理水平很大程度上决定了医疗机构的整体管理水平。为此,本研究借助互联网云平台技术,构建医用耗材管理系统,对医用耗材管理模式进行创新探索。

1 医用耗材管理现状

医用耗材品种、规格繁多且变化较快。近年来,医疗机构已完成了从纸质管理向电子化管理的转变,开发应用了各种管理系统[2-4]。然而,医院管理系统往往存在一定局限性,或不能将外部的供应商等纳入到管理的范畴,或效率不高,甚至出现下述新的问题。

(1)“信息孤岛”。医用耗材涉及的管理链条长,医疗机构内部就包括临床科室、采购部门、库房、医保/物价、财务等,外部还有供应商、监管部门等,内外部可能都有着各自的管理系统,互不联通,形成了“信息孤岛”[5]。同一个产品在不同的“信息孤岛”里可能有着不同的名称、规格等,“信息孤岛”给数据的流动、汇集、统计和分析带来了很大的障碍。

(2)“内外联系”局限。现有内部系统对外部供应商的管理手段有限。比如供应商的资质证件管理,需要工作人员将纸质证明文件上的内容人工录入系统,效率低下,而且缺乏对供应商的有效约束,管理处于被动状态[6]。近年来,有些医疗机构已探索使用了网络管理资质证件的方式,但也存在供应商参与的积极性不足,申报材料填写的质量不高,需要医疗机构反复审核、修改的问题。

(3)采购流程易出错。内外部的信息交互多是通过人工完成,如耗材订购,医疗机构内部汇总完需求后,由采购部门人员通过电话等方式向供应商业务员下达订单,而供应商临时配送的情况相应较多,流程未固化、难追溯、周期较长且容易出现错漏[7]。

2 医用耗材管理系统的构建

系统开发平台软件为Microsoft Visual Studio,系统开发语言为C#,数据库管理系统软件为Oracle,运行平台采用Windows Server 2013。系统基于阿里云服务器,采用SaaS架构,支持IE、Google Chrome、Mozilla Firefox、Apple Safari和Opera等主流浏览器,只要有网络连接,随时随地都可以登录平台进行操作。

医用耗材管理系统的主要目标是要打破单位间(包括医疗机构与供应商之间、不同医疗机构之间等)的信息壁垒,将过去的院内外“信息孤岛”通过“云”联系起来,完成医用耗材内外供应链物流一体化整合,使得院外的供应物流与院内的使用物流实现无缝对接,达成信息共享,从而形成完整的数据链条和管理链条。云平台和医疗机构内网数据交换通过Webservice方式将数据加密打包生成XML格式再进行数据传输。

除了医疗机构和供应商原有的管理系统外,云平台主要由两个平台组成,分别是医用耗材供应链资质及产品管理平台(简称“资质平台”)和耗材电子采购配送平台(简称“采购平台”),如图1所示。

图1 医用耗材管理云平台结构示图

资质平台主要供供应商登录,用于维护、更新供应商(包括业务员)资质、产品信息(证书)等,这些信息经平台初审、医疗机构复审后生成产品字典信息,并进入医疗机构内部医用耗材管理系统,允许进行采购等操作。医疗机构内各临床科室等的耗材需求汇集到采购部门,经采购部门确认后生成订单,发送到采购平台上,平台自动提示供应商响应订单,并借助平台完成后续确认、配送、入库等一系列操作。

3 医用耗材管理系统的模块及功能

3.1 资质平台

供应商是整个流程的发起点。首先由供应商登录资质平台,完善供应商资质证明、业务员信息,维护生产厂家、代理商资质证明及授权书等授权链信息,维护产品资质证明、产品规格、物价及医保等信息,维护供货关系,包括供货医疗机构、产品范围、文书及业务授权等。

随后平台工作人员对上述信息进行初审、认证,主要是形式审查,以及与公开数据(如国家食品药品监督管理总局数据库)进行比对。初审通过后数据流送至医疗机构采购人员处进行复审,复审通过后生成医疗机构内部规范和详细的字典信息,导入内部医用耗材管理系统。至此,供应商、平台和医疗机构3方共同完成了内外信息链条的连接,因此资质平台也可分为供应商、平台、医疗机构3个模块(图如图2)。

图2 供应链资质及产品管理流程图

3.1.1 供应商资质及产品申报管理模块

模块主要由供应商使用。供应商在本模块中完成供应商资质及证照申报、生产厂家和代理商资质及授权申报、产品信息申报、供货医疗机构维护及专有文书提交、医院供货产品范围设定,这些资质证明文件主要包括营业执照、医疗器械生产(经营)许可证(或备案信息)、医疗器械注册证(或备案信息)、产品授权代理、法人委托书、业务员身份证复印件等。其中的公开信息可以实现自动提取。如产品注册信息,只需输入注册证号,系统借助国家食品药品监督管理总局数据库,实现产品名称、注册证效期、生产厂家、品牌、产地、产品说明及适用范围等信息自动调取,提升信息准确性,减少录入工作量。除了录入信息外,供应商还必须上传证照原件的扫描件、产品图片等,以保证信息的真实可靠(如图3所示)。

供应商可以在系统内查询资质审核的进度。同时,系统能够判断证照是否缺失或者临期、过期等,及时向供应商发出预警。系统通过5种颜色的色标对资质证照的5种状态进行标注,分别是正常(绿)、缺失(灰)、审核不通过(红)、即将过期(黄)、过期(紫),使得每种资质的状态一目了然。

图3 供应商资质申报界面图

3.1.2 平台运行管理模块

本模块主要作用是通过软件和人工完成供应商提交信息的初审,主要检查各项资质、授权链的准确性、完备性以及是否在有效期范围内。初审不通过的数据不会推送给医疗机构,而会返回供应商处要求修改,但医疗机构可以查阅资质申报及审核进度。

另外,本模块还负责主数据及后台运行系统管理、平台主数据管理以及维护平台通知公告等。

3.1.3 医疗机构审核管理模块

医疗机构在本模块中主要完成供应商首营资质及变更审核、新产品审核及变更审核。各种资质的状态,除了按照产品查询外,系统还支持按厂家和(或)代理商查询、按供货授权书查询等,同样实施色标标注,厂家资质是否齐全、供货授权是否审核通过等信息一目了然。同时,如果信息录入时是通过监管部门数据库自动调取和比对的,审核的工作量也可极大降低,其审核管理界面如图4所示。

图4 医疗机构审核管理界面图

系统会对各类证照已经过期、即将过期和证照缺失进行分类预警提醒,确保供货产品的安全性和合规性。审核通过的产品按照医疗机构内部耗材管理系统的要求生成产品字典信息,进入到内部供应商及耗材目录,允许进行采购等后续操作。

3.2 采购平台

临床科室、库房等在医疗机构内部耗材管理系统根据耗材目录选择、填写电子采购订单,采购部门审核订单通过后,系统将原始订单按照不同供应商分拆、合并成新的电子订单并生成条码。

电子订单通过统一的数据接口进入采购平台,采购平台将订单信息推送至供应商处,此处平台若发现产品资质过期或者临近过期,平台将要求供应商及时维护、更新相关信息,否则将无法处理订单。供应商响应处理订单,根据处理进度分批形成配送订单并生成条码,供应商订单管理界面如图5所示。

图5 供应商订单管理界面图

订单中产品的注册证、生产许可等静态信息可以直接从系统中调取,供应商只需要录入生产批号、灭菌批号等动态信息,提高了效率,降低了错误率。相应的,配送订单入库时产品的相关信息也自动从系统中提取,并自动与原始采购订单相关联,自动生成入库单,通过扫描条形码可以快速完成入库等操作。至此完成了采购配送业务实时协同,医疗机构可以掌握采购进度,甚至将产品在院外的物流情况也纳入管理范畴。整个采购流程如图6所示。

图6 耗材采购流程图

供应商提供的发票信息、医疗机构提供的付款信息等均可以通过采购平台完成传递。整个系统使得采购部门、库房(一级库)、临床科室(二级库)三者关联起来,促进库房管理优化,实现流向、消耗和库存管控。云平台将医疗机构内部的采购订单与外部供应商的销售订单、配送订单关联起来,实现了数据自动对应。同时,系统实现了采购信息、配送验收和账单发票的分流,整个采购过程透明化、公开化,规避廉政风险。

4 医用耗材管理系统优势

4.1 引入云平台联通信息通道

有学者提出使用医疗器械唯一标识(unique device identification,UDI)统一编码来实现信息的互联互通,但这是涉及到生产、经营、使用、监管等各方面的大型系统工程[5]。对医疗机构来说,保留原有的部分系统,在保证信息安全的前提下开放数据接口,引入云平台用较小代价实现了产品信息的流通和交互。信息的统一和流通为更多技术手段的应用以及基于数据分析的医用耗材更进一步的精细化管理奠定了坚实的基础[8-10]。

4.2 有效提升工作效率

在医疗机构内外信息联通和一致的前提下,条码(或二维码)的使用使得订单生成、交期确认、订单配送、入库确认、出库使用及财务结算等一系列环节串联起来,且几乎所有信息都可以从系统中调取,自动生成各类表单,不需要人工输入,有效降低了各环节的工作量。此外,产品注册信息等可以从监管部门权威数据库自动调取,同样也提高了效率,同时降低了错误发生的概率。系统投入使用后,经测算,资质证件尤其是产品注册证的有效率始终保持>90%。库房每月入库、出库记录>1700笔,其中入库记录≥750笔,以每月22个工作日计算,平均每日入库≥34笔,而经初步估算库房管理员和采购员的工作量相较之前分别下降了40%和20%。

4.3 信息共享避免重复建设

数据的准确和统一,使得数据的流通、汇集、统计以及分析成为了可能。而数据需要在更多的维度和更广的范围实现开放、流动及融合才能产生更高的价值和效用[11]。

以往医疗机构探索各自建立网络管理平台,使得医疗机构自身内部的临床、采购、财务等部门的信息有效地联系了起来,甚至也将供应商纳入管理的链条,成为有机的整体,取得了一定的效果[12-13]。然而,以当前的观点审视,不同医疗机构“各自为政”不但因为重复建设浪费资源,而且在机构间形成新的“信息壁垒”,阻碍信息的流通。

云平台带来了更高层次上的数据一致性,能够在更大的范围内做到信息共享,不同机构间的信息融通不但可以为医疗机构内部管理提供有效的支持,以便做出准确的判断和决策,同时也能够支撑上级管理部门(如卫生、药监管理部门等)以“大数据”的理念,利用云平台对区域内多家医疗机构、供应商的数据进行比对分析,以便制定更加科学合理的管理措施[14-15]。同时,云平台保留了继续扩展信息共享链条的可能性,如与前端的高值医用耗材网上集中招投标采购平台、后端的医疗器械不良事件监测网络平台等联通,就能使数据产生更大的价值[16-17]。

4.4 三方参与创建共赢管理模式

云平台明确了供应商是维护产品资质信息的首要责任人,并通过技术手段约束供应商,要求其必须主动、及时完成相关信息的更新,否则不能正常处理订单。

以往医疗机构各自建立网络管理平台,也要求供应商在系统中上传资质证照等,起到了一定的约束作用[18]。但由于不同医疗机构的系统相互独立,信息不能共享,就供应商的角度而言,对多家医疗机构都必须反复上传更新资质证照,重复劳动比定期递送纸质文件的方式并无太大优势,而且如果医疗机构间的要求有差异,反而会增加供应商的工作量,因此供应商对此态度消极,资料填报质量不高,反而又增加医疗机构审核、纠错的负担。而引入云平台之后,供应商只需在云平台更新一次,所有相关医疗机构都能收到更新后的内容,效率明显提高。因此,云平台对供应商除约束外,还起到正面鼓励的引导作用,统一标准,提高所报资料的质量。同时,通过引入平台第三方,利用技术手段和人工对产品资质信息等进行初审,筛选掉低级错误,使医疗机构的审核工作量极大降低。医疗机构通过引入技术手段和创新管理模式,将供应商和平台第三方纳入管理链条,提高管理效率,实现动态、精准管理和三方“共赢”。

5 结语

基于云平台的医用耗材管理系统自投入运行以来,有效加强了供应商及产品的资质管理、优化了采购工作流程、缩短了采购周期、提高了工作效率。在今后随着云平台的更大范围推广以及不断加强对供应商的培训等措施的继续落实,医用耗材管理系统运行带来的社会效益将进一步显现。

[1]刘社,杨晓琳,秦兰兰.关于医院卫生材料收费管理的探讨[J].当代经济,2010(9):56-57.

[2]刘学兵.医院高值耗材管理系统的设计[J].中国医学装备,2013,10(5):54-56.

[3]朱家琦,朱家沐,马明芳,等.医院医用耗材精细化闭环管理系统的设计与应用[J].中国医学装备,2017,14(8):119-122.

[4]罗伟,王伟,王凯.大型综合医院医用耗材精细化闭环管理系统的设计与实现[J].中国数字医学,2017,12(3):52-54.

[5]文志林,徐丽军,蔡梅华,等.基于“互联网+”的医疗耗材管控智能化设计与实现[J].医疗卫生装备,2016,37(4):38-40.

[6]赵奕华,李鑫,王水,等.公立医院改革背景下医用耗材管理的困难与对策[J].中国医疗设备,2012,27(11):100-102.

[7]沈蓓丽,章浩伟.上海市某三甲医院医用耗材管理现况[J].解放军医院管理杂志,2016,23(3):276-277.

[8]马颖,田利,邹健,等.供应商选择与评估工作探讨[J].中国医疗设备,2015,30(5):150-151.

[9]卜永强.探讨精细化管理在医用耗材管理中的运用[J].中国卫生产业,2015(12):98-99.

[10]陈国华,葛孟华,俞利张.基于信息技术强化医用高值耗材精细化管理[J].中国医院,2015(11):48-49.

[11]惠志斌,张衡.面向数据经济的跨境数据流动管理研究[J].社会科学,2016(8):13-22.

[12]蒋秉梁,张新荣.医用高值耗材科学管理模式探讨[J].中国医学装备,2017,14(1):107-110.

[13]汤国平,胡亮.医疗耗材管理信息系统的设计[J].中国医疗器械杂志,2014,38(3):229-231.

[14]曹辉.基于医联大数据系统基础下的医用耗材全程动态监管公示平台创新与应用[J].生物医学工程学进展,2016,37(2):63-65.

[15]申孟宜,谷彬.论大数据时代的政府监管[J].中国市场,2014(36):32-40.

[16]方雪莱.高值医用耗材网上集中采购工作探索[J].中国医疗器械信息,2015(3):38-41.

[17]白玲,郭晓伟,冯捷.医院医疗器械不良事件反馈系统的构建[J].中国医疗设备,2017,32(7):158-159.

[18]杨琼.基于互联网的医疗器械档案管理[J].医疗卫生装备,2017,38(3):148-149.

猜你喜欢
耗材资质医用
住房和城乡建设部拟发布《建筑业企业资质标准》等4项资质标准
贝昂 无耗材空气净化器
贝昂 无耗材空气净化器
贝昂 无耗材空气净化器
贝昂 无耗材空气净化器
75%医用酒精
75%医用酒精
资质/荣誉
关于医学院校医用英语教学的几点思考
医用酒精如何配制