基于3W1H模式的科技查新管理平台建设

靳强 姜天笑

摘 要 在创新时代背景下，一线科研人员对科技信息服务的要求越来越高，科技查新是企业、科研院所获取创新技术信息的重要途径和保障。文章针对科技查新的特点，建立服务人员（Who）、用户（Whom）、科技查新服务平台（Where）、流程管理操作（How）的3W1H科技查新服务模式，并由此搭建基于B/S的科技查新管理平台，使科技查新服务更为便捷、有序，更好地助力科技创新。

关键词 科技查新；3W1H模式；B/S结构；管理平台

中图分类号 G2 文献标识码 A 文章编号 1674-6708（2018）211-0003-03

科技信息服务在我国一直占据着至关重要的地位，2014年国务院印发《关于加快科技服务业发展的若干意见》中提出，鼓励发展科技战略研究、科技评估、科技招投标、管理咨询等科技咨询服务业，加强科技信息资源的市场化开发利用，支持发展竞争情报分析、科技查新和文献检索等科技信息服务[ 1 ]。在中国经济的高速发展环境下，产业创新、转型不断深入，科技信息工作逐渐呈现出信息化、网络化、数字化的特点[ 2 ]，高效的科技服务平台搭建成为必然，势必带动着传统科技查新服务模式的革新。

1 科技查新服务模式的建立

科技信息服务是运用现代科技知识、现代技术和分析方法，以及经验、信息等要素向社会提供智力服务的产业，它是以用户为目标、服务人员为纽带，服务内容为依托，服务策略为保障的活动[3]。科技信息服务模式中的用户、服务人员、服务内容和服务策略各要素之间构成一个完整的服务机制，根据科技查新特点，笔者提出基于3W1H模式的科技查新服务体系。

1.1 服务人员（Who）

科技查新机构是科技信息服务的提供方，服务人员主要指科技查新服务中为客户提供科技查新报告的查新员，他们具有专业研究背景，熟悉各个数据库的使用及检索技巧，能够准确全面地分析、判定查新项目的技术特征新颖性，同时亦提供形式多样的定制化科技信息咨询服务，依托服务平台，直接面向用户。

1.2 用户（Whom）

科技信息服务用户是科技查新服务的委托方，他们主要是从事科学研究和技术开发等过程中的科研人员和团体，每个用户为了各自的科研目的提出要求，涉及课题立项、项目鉴定、申报奖励、专利查新等，不同的科技查新服务机构都拥有一些相对固定的用户群体。

1.3 科技查新服务平台（Where）

服务平台把服务人员、用户、服务内容三者高效有机的联系起来，借助于平台的建立，服务人员与用户可直接建立交流渠道。在互联网信息化的时代，建立线上科技查新服务平台顺应形势，既减少了传统信息服务的繁琐工作，还可以依靠网络平台检测查新信息的真伪。

1.4 流程管理操作（How）

T·H·达文波特定义业务流程是一系列结构化的可测量的活动集合，并为特定的市场或特定的顾客产生特定的输出，是一种创造价值的活动组合[4]。不同的科技查新服务机构根据自身业务的特点具备较为成熟的特定信息服务内容和形式，并建立相应的服务流程和定制化的服务模式。

2 基于3W1H模式科技查新管理平台的建立

天津市科学技术信息研究所查新检索中心是天津市唯一具有国家一级查新资质的综合性信息咨询机构，以多种载体的中外文献资源和专业咨询实力为依托，为各类企事业单位、研究院所、高校提供专业的科技查新报告、科技引文检索、定题检索报告等信息咨询服务。该中心根据科技查新服务3W1H模式，设计了基于B/S的科技查新管理平台，涵盖了查新员（Who）、查新委托用户（Whom）、科技查新报告及相关科技信息服务的统一化在线管理体系（Where&How;）。

2.1 平台的信息存储结构

1）工作人员信息：用户ID、登录名、登錄密码、功能角色、电子邮箱等。

2）用户信息：用户ID、登录名、登录密码、单位信息、电子邮箱等。

3）查新报告信息：存储查新报告整个信息，根据查新项目的状态进行控制、跟踪、调取，带有分析统计功能，可随时下载。

2.2 功能结构

该平台功能结构分为用户模块和管理员模块。

1）用户模块（Whom）。提交申请：平台上用户经过注册登录，在线填写并提交科技查新委托单，经过初审、缴费后，进入“正在查新”状态（见图1）。

进度查询：这期间用户可随时跟踪查新项目的进展情况，随时与查新员交流，并提供反馈意见（见图2）。

2）管理员模块（Who）。此模块功能分为统计查询、票据管理、查新项目审核、我的查新项目、查新项目管理几个板块（见图3）。分为3个角色：业务管理员、财务管理员以及查新员。每个角色的功能不同，权限有所差别。业务管理员具备查新委托单审核、查新员课题量分析、查新课题分配、查新报告审核、查新课题统计分析权限，统筹管理查新业务流程中各个环节；财务管理员可进行缴费情况、票务信息管理，随时了解用户缴费与否、发票是否开具的情况；查新员只具备查新课题信息管理权限，可方便地对自己的查新课题进行查询、下载、统计以及回顾，并将完成查新报告上传。根据不同角色定制功能，互不干扰，统筹管理，优化科技查新业务流程管理，节省人力资源，提高效率（见图4）。

2.3 查新管理平台流程操作（Where &How;）

1）申报：用户申请委托，并在线填写委托单，上传。

2）初审：上传的查新委托单进入业务管理员初审界面，经过初审合格后进入等待付款阶段。

3）缴费：用户在系统上缴费成功，并填写开票信息，选择相应的发票类型（增值税专用发票或增值税普通发票），而后上传至系统，便于财务管理员获取信息。

4）分配：业务管理员根据系统中显示的每个查新员业务量及相关专业背景介绍，分配给对应专业背景的合适的查新员，系统自动设定委托时间和完成时间。

5）接受委托：查新员接收查新课题，下载委托单进行科技查新，涉及分析项目背景、选择相应专业数据库、制定检索策略、检索分析等一系列过程，完成报告后上传。

6）审核：业务管理员下载待审核的报告进行审核，并将修改意见上传。

7）发布：查新员将审核后的报告再次上传，发送至客户邮箱并电话告知。

8）完成：用户模块显示查新项目状态为“待取报告”，可选择自取或邮寄的方式领取查新报告，确认后查新项目状态为“完成”。

3 结论

科技信息环境和用户需求不断提升的同时，也促进着科技信息服务机构不断的创新和发展，天津市科学技术信息研究所查新检索中心基于3W1H模式搭建了科技查新管理平台（Where&How;），依托互联网技术将委托用户（Whom）、查新机构（Who）、科技信息服务高效地紧密联系起来，流程式的界面符合大众化的要求，使科技查新业务流程实现了信息化、自动化、规范化，既方便了用户又减轻了查新机构管理人员的负担，提高了工作效率，在“互联网+”的潮流下推动科技信息服务水平不断升级提高。

参考文献

[1]国务院关于加快科技服务业发展的若干意见[EB/OL].[2018-03-27].http：//www.gov.cn/gongbao/content/2014/ content_2775509.htm.

[2]韦益.新时期科技情报信息服务模式及管理探讨[J].科学家，2017（12）：31-32.

[3]杨善林，罗贺，丁帅.基于云计算的多源信息服务系统研究综述[J].管理科学学报，2012，15（5）：83-96.

[4]朱晓峰.知识管理研究综述[J].情报理论与实践，2003（5）：406-408.