浅谈新媒体环境下高校档案管理工作研究

李璐

【摘 要】对于高校来说其档案管理工作关系着学校发展、教育研究、科研成果、人事资料等档案的留存、保管及使用，其在实际中对高校有着极大的意义及价值，而在现今高校快速发展的情况下，其档案资料数量也在不断的增加，因此还需通过对新媒体的合理应用来提升档案管理的效率。针对当前档案管理中存在的问题和知识管理的特点，论述了未来高校档案管理模式的发展趋势。

【关键词】新媒体；档案管理；高校

一、当前高校档案管理工作中存在的问题

1.档案管理意识淡薄，档案管理手段落后

新形势下，高校师生受到传统思想和档案自身保密性的影响，对档案管理工作还缺乏足够的认识和了解，档案意识不强。很多高校教师认为学校的主要工作是做好教学、科研，档案工作只是附属工作，忽略了档案管理的真正价值，认识不到档案工作在高校建设中的重要性和必要性。其次，忽视了档案管理工作与高校其他工作之间的联系，导致某些公务活动没有进行归档处理。第三，档案的立卷工作未得到重视，使得很多档案出现流失，对高校档案管理造成重大损失。

虽然目前很多高校档案部门配置了现代化硬件设备，购置了档案管理软件，实现了微机化管理，但仍有很多高校的档案设施落后、库房管理不先进，甚至有的档案管理工作仍采用手工作业方式，导致劳动量大、耗时多、效率差。而且即使硬件设备先进，从利用信息技术开发档案管理系统的数据处理形式、功能实现程序等方面来看，还未达到应有的管理水平。在当今国家高等教育事业和计算机信息技术迅猛发展的形势下，这种传统落后的档案管理状况使高校档案工作陷入十分尴尬的境地。

2.档案管理人员素质偏低

目前，高校中存在不同程度的档案重视程度低问题。很多高校没有设定专职的档案管理岗位，而是由授课教师兼职或是临时配备的，因此档案专业技术人员很少。有的高校则将档案室当成解决家属就业问题的岗位安排，使很多高校档案馆成了“家属收容所”和“老弱病残收容所”，这就导致档案工作人员的基本素质得不到保证，影响高校档案管理工作。而且，大多数档案管理人员不是档案专业科班出身或未经全面档案管理专业培训就上岗。另外，档案管理专业的毕业生本身较少，加上很多高校对档案管理的重视度很差，导致高素质档案管理人才的流失，严重制约学校档案管理工作的发展。因此，目前高校档案从业人员整体年龄偏大，精通计算机、网络技术等现代管理手段的人员则少之又少，业务能力和专业知识技能较差，档案管理手段落后，更无法保证利用先进技术和现代管理手段支持高校发展改革的需求。

3.档案信息利用率低

由于高校档案意识薄弱、管理方式落后和高校档案馆藏单一等原因，我国数据庞大的高校档案利用率极低。即使有些高校引进了先进的硬件设备，但在信息开发利用方面仍然存在很多不足，即只注重设施、设备、技术的大量投入，而不注重其效益的合理产出。高校档案不仅是一种历史资料的记录，更是一种信息资源。目前的高校档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管，极少主动对档案资料进行分析、编研，充分利用这些珍贵的信息数据。在操作上，多数采用传统低效的手工方式，很少运用计算机及网络技术进行管理。工作上还处于消极、被动的状态，阻碍了档案作用和利用价值的充分发挥。

二、新媒体环境下提升高校档案管理工作效率的措施

1.提升高校档案管理的标准化建设水平

高校档案管理标准化建设可以实现在管理工作中对各项工作内容及工作要求进行有效统一，防止在档案管理工作中出现执行标准分歧的现象，解决档案在流转、使用、分享中存在的交流困难的问题。同时标准化为高校档案管理信息建设提供了基本保障，其可以使各类电子档案更好的流转及运转，使档案管理体系不断的完善及进步。在高校档案管理标准化建设中其主要依据为国家档案局制定的标准为基础，严格实施其对档案收集、处理、保管的要求，使档案格式在统一的标准下可以更好的调动。并且在信息化建设中也需要以标准要求来选用档案格式、规格，使档案数据库的建设满足其标准化建设的需要。

2.对档案资料进行数字化处理

在高校档案管理工作中其档案的数字化处理主要是通过录入、扫描、存储的方式将纸质档案转为电子文件，这种档案载体形式的转换需要通过计算机技术的使用来实现，其需要做到以下几点。第一，对已有的纸质档案进场数字化处理，其主要是对以往的档案再次进行加工处理，防止纸质档案损坏造成的资料遗失问题；第二，根据相关标准来对电子档案进行整理，在档案格式上需要保证其统一性，否则会影响档案的流转及调用；第三，做好电子档案的备份工作，以此来避免出现文档损坏的情况，提升电子档案的安全性。

3.做好档案管理网络平台的建设工作

一般在高校中要想使用档案必须要经过较为繁琐的流程，尤其是在进行档案查找时，整体效率无法得到良好的保障。而现今人们在新媒体环境下对各项工作的效率、速率的要求也在不斷提升，而网络平台的建设则可以提供一个档案查询、使用的途径，通过设置相关的权限来控制档案的应用，这样不仅可以提升档案的使用效率，还可以实现在高校区域内的资源共享。同时档案管理网络平台的建设还可以提升档案信息的收集效率，通过在线收集可以突破時间及空间的限制，使档案可以快速归档，进而保证档案的全面性及系统性。

4.提高档案管理工作的安全性

在新媒体环境下档案信息化建设使档案处于开放性的网络环境中，因此在实际中可能存在一些不法分子采用网络技术来入侵档案系统的问题，这对高校档案来说是极大的威胁。为此必须要在高校档案管理工作中做好档案的安全防护工作，其主要是通过防火墙的设置、用户密码的设置、管理权限的设置、登录权限的设置、杀毒软件的安装等方式来确保高校档案系统不会被入侵，并防止非管理人员的登入，提升高校档案管理信息化的安全性。

参考文献：

[1]新媒体环境下档案工作探析[J].毕大鹏.新媒体研究.2016（01） .

[2]新媒体时代传媒业档案管理[J].夏晴.中国档案.2015（02）.