规范化标准化在机关事业单位档案管理工作的应用

赵航

摘要：档案工作是适应社会实践的需要产生的，各机关单位在工作和生产活动中形成很多文件，各项工作的继续和发展，需要对这些文件进行管理。档案管理是机关事业稳定发展的重要保证，建立系统、科学、民主的管理制度对社会十分重要，在行政事业单位中，档案工作的规范化、标准化是事业单位档案管理的关键，是行政事业单位协调、掌握、高效管理运行的有效保障。本文对机关事业单位档案管理工作实现规范化标准化进行分析。

关键词：机关事业单位；档案管理；规范化；标准化

一、机关事业单位档案管理工作的重要性与现状

档案管理工作对机关事业单位的作用是对优秀人才的发掘和员工的发展，人事档案是记录及发现优秀人才的重要途径，通过对员工的档案查询，对个人素养和能力做出准确的判断，帮助各部门对员工的评价，并根据单位的实际需求对人员进行调查，提高人事的工作效率。档案管理工作对提高员工工作的积极性和工作质量有重要的意义，我国的机关事业单位的档案管理工作量越来越大，工作难度越来越高，过去的档案管理方式已经无法满足现代化管理环境，需要推进机关事业单位档案管理工作的规范化和标准化，保障机关事业单位的健康、稳定发展。

二、档案规范化管理存在的问题

1.领导对管理工作认识不够

在机关事业单位的档案管理工作中，领导人员对工作的重视程度对工作的开展产生着直接的影响，因此要想加快档案管理规范化进程，就必须得到机关事业单位领导对工作的支持[1]。但是当前我国部分机关事业单位的领导对檔案管理工作的重要性认识不足，一般不会采取一定的措施加强档案管理规范化建设，在一定程度上造成工作人员的积极性相对较低，对档案管理规范化建设产生不良影响。

2.部门归档立卷制度贯彻不到位

部门归档立卷工作也在档案规范化管理中发挥着重要的作用，只有机关事业单位相关部门都积极贯彻档案归档立卷制度，才能够在制度的约束下提升档案管理工作的规范化程度，促使档案资源的利用率得到相应的提升。但是在实际工作中发现，现阶段我国部分机关事业单位相关部门的归档立卷工作没有在制度的规范下执行，归档立卷效果较差，不利于档案管理工作的优化开展。

3.档案管理制度不健全

档案管理制度的确立是档案规范化管理的重要保障，只有具备健全的管理制度才能够促使机关事业单位档案管理工作得到良好的发展，进而全面推进档案管理的规范化建设进程。但是当前我国机关事业单位的档案管理制度还不够健全，工作人员对管理制度的执行效果也不够理想，对档案管理工作质量的提升产生了一定的不良影响。

4.档案利用手续繁琐，不能满足社会需要

相关调查研究显示，当前我国机关事业单位的档案管理工作内容相对繁杂，具体管理手续过于繁琐，各项档案的管理需要浪费大量的人力和物力，导致档案管理工作效率低下，已经无法满足新时期档案管理工作的发展需求。因此要想实现档案规范化管理，机关事业单位还应该注意简化档案使用手续，为管理工作的优化开展创造条件。

5.档案信息化管理程度较低

新时期随着信息技术的发展以及其在各行各业中的广泛应用，档案管理工作也面临着新的机遇和挑战。但是当前我国机关事业单位档案管理信息化程度偏低，无法实现档案管理工作的办公室自动化，对档案管理工作规范化建设产生不良影响，也限制了档案管理质量的提升，不利于机关事业单位各项工作的开展。

三、事业单位档案管理规范化的对策分析

1.完善制度，加强档案管理组织领导和宣传工作

工作的开展需要有制度的保证，根据国家规定建设符合事业单位需求的档案管理制度，能更好发挥制度的规范作用，运用制度来约束员工的行为规范，体现制度的权威性与执法的严肃性。事业单位领导对档案管理工作重视程度，决定了档案管理制度是否可以更好执行，领导应高度重视档案管理工作，定期对档案管理工作进行监督，发现问题能够及时解决，完善档案管理制度，提升制度落实的效果。档案管理制度的有效落实，还需要加大宣传力度，提高全体职工对档案管理的认识，在日常工作中注重数据资料的保存、整理和存档。

2.增加投入，加强档案管理信息化建设

在传统管理中，手录档案已经不能够满足档案管理人员和职工的需求。在新形势下运用计算机、扫描仪器等进行数据储存，把文字、图片、声像等转变成数据资料，实现档案纸质与数据格式并存。运用计算机档案搜索技术进行管理，可以提升档案信息的利用率，让档案数据得到共享。在事业单位内增加互联网模式的档案管理设备，让档案管理逐渐信息化。在档案转变成信息化的同时也需要注意隐患，一些事业单位在建设中存在载体易损和系统被攻击的现象，导致档案遗失。所以要建设计算机系统防盗预警，当档案管理系统出现问题时，可以尽快恢复运行。在档案信息化管理中也需要把档案进行备份，培养专业的计算机档案管理人才，对档案管理系统每日进行检查维修。

3.加强培训，提高档案管理人员素质

档案管理要有保密性，对于档案管理人员必须要有极高的政治责任感与工作职责感。事业单位要选择有超高的政治责任感与工作职责感的员工进行档案管理工作，并且要经常组织政治思想方面的培训。档案管理信息化后，也需要管理人员自身素质有所提升，熟练掌握计算机等操作要求、档案管理业务知识等。

4.加强法律宣传，搞好保密工作

档案中涉及到了事业单位工作人员的各项隐私信息，因此事业单位在对档案进行管理的过程中，应对档案的管理工作给予足够的重视，避免因档案管理不善而造成事业单位员工隐私信息外泄的情况。首先，事业单位应加强法律的宣传，使得档案管理人员可以对档案管理的重要性产生认识，提高档案管理的规范程度。其次，档案管理人员应在档案保密工作上下工夫，制定出有效的档案保密条款，对于档案的取阅，档案信息的公布等进行严格的控制，以此减少档案信息外泄的情况。最后，有关档案管理人员在对档案进行销毁的过程中，应保障销毁的彻底性，要在多人监督的情况下进行粉碎销毁或者燃烧销毁，杜绝一切可能造成档案信息外流的机会。

5.完善档案室建设，注重服务质量

纸质档案需要一定的存放空间，档案越多占有的空间面积越大，同时由于纸质档案容易受到外界因素影响，经常会产生发霉，受潮的现象。因此有关事业单位应对档案的存放地点进行合理的选择，建立起符合存放要求的档案室，完善档案室的建设，避免档案因存放不当造成档案的损坏。除此之外，档案室管理人员的工作能力也与档案存放的质量有着密切的关系，因此有关档案管理人员应积极的学习档案管理知识，吸取周围工作人员的工作经验，注重提高服务的质量，使得事业单位档案管理工作可以取得长足的进步。

6.建立电子档案，实现信息管理

纸质的档案在存放以及查阅等方面都存在着一定的局限性，因此随着现代科技的发展，建立电子档案成为了事业单位档案管理的主要工作。在进行工在的过程中，有关管理人员通过信息录入的方式，将纸质档案转化为电子档案存放在计算机中，并利用网络技术与各部分进行连通，方便各部分的查阅，有效的提高了档案管理工作的速度，促进了事业单位档案规范化建设的进程。

结语

机关事业单位的档案管理工作对单位自身的发展运营和员工个人的职业生涯规划都有十分重要的作用，对于事业单位档案规范化、标准化建设应从事业单位工作实际出发，结合现代思想理念，将档案管理向着科学化、合理化的方向推进，加强档案管理，完善保密制度，建立电子档案等方式，促进事业单位档案管理质量的提高。

参考文献

[1]谢金静.事业单位档案规范化建设的建议[J].办公室业务，2014（13）：229.

[2]刘晓瑛.新形势下档案管理工作的规范化探微[J].北方音乐，2015，35（21）：203.

[3]周知勇.加强机关事业单位档案规范化管理工作的思考[J].云南档案，2015（12）：21-23.

（作者单位：吉林省梨树县机构编制电子政务中心）