医院科研兼职档案员队伍存在的问题及解决对策

潘晓辉

摘 要：医院科研档案是医学科学研究的重要载体，它蕴含了大量的科研成果、科技专利、高新技术及创新性科研思想等科研信息，对医院科研工作的先进性、科学性及实用价值的鉴定起着重要的作用。科研兼职档案员作为档案工作网络体系中的重要组成部分，是第一手科研原始资料的收集者，其素质高低直接影响着科研档案的工作质量。本文就目前医院科研兼职档案员队伍存在的问题进行了剖析，并提出了相应的对策和建议，以期建立一支合格的科研兼职档案员队伍，提高科研档案的管理水平，充分发挥档案的作用，从而促进医院科研档案事业的健康发展。

关键词：医院；科研档案；兼职档案员

中图分类号：G271.6 文献标识码：B DOI：10.3969/j.issn.1006-1959.2018.06.009

文章编号：1006-1959（2018）06-0025-03

Problems and Solutions of Part-time Archivists in Hospital Scientific Research

PAN Xiao-Hui

（Kunhua University of Science and Technology Affiliated Kunhua Hospital/Department of Scientific Research，The First People's Hospital of Yunnan Province，Kunming 650032，Yunnan，China）

Abstract：Hospital scientific research archives are an important carrier for medical scientific research.It contains a large number of scientific research achievements，scientific and technological patents，high-tech and innovative scientific research ideas and other scientific research information.It plays an important role in the scientific research and practical value evaluation of hospital scientific research work.As an important part of the network system of archival work，part-time archivists of scientific research are the collectors of the original data of first-hand scientific research.Its quality directly affects the working quality of scientific research archives.This paper analyzes the problems existing in the contingent of part-time archivists in hospitals，and puts forward corresponding countermeasures and suggestions.The aim is to establish a qualified contingent of part-time archivists for scientific research，to improve the management level of scientific research archives，to give full play to the role of archives，and to promote the healthy development of the cause of scientific research archives in hospitals.

Key words：Hospital；Scientific research archive；Part-time archivist

作為集医疗、科研、教学于一体的综合性医院来讲，部门机构众多，因此形成的档案门类也多、数量大，如科研教学类档案、财务会计类档案、行政党群类档案、人事类档案等，如果只靠档案室的几名专职档案员，是无法完成数量众多且十分复杂的档案收集、整理工作的。因此，医院每个职能部门一般都配备相应数量的兼职档案员，形成了以医院领导分管，专职档案员负责，兼职档案员配合的档案工作网络体系。在档案工作网络体系中，专职档案员负责检查鉴定文件、指导归档、接待查询、利用效果统计、编研材料[1]；而兼职档案员负责本部门档案材料的收集、整理、保管保存、查阅服务及归档移交。

1 医院设置科研兼职档案员的必要性

医院科研档案是医院科研人员在从事科学研究过程中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的原始记录材料，是科研管理和科研实践活动全过程的真实记录和反映[2]。它蕴含了大量的科研成果、科技专利、高新技术及创新性科研思想等科研信息，对科研工作的先进性、科学性及实用价值的鉴定起着重要的作用；同时也为医院制定科技决策、规划医院发展、医院人才考核、职称晋升、科研人员进行科学研究及技术交流等方面提供了比较可靠真实的信息依据，具有参考及凭证的功能[3]。近年来，随着信息技术及医学科学技术的迅速发展，医院科研领域不断拓展、延伸，拥有了多个科研平台，如院士工作站、专家工作站、重点实验室、重点科室、研究中心、研究所等，承担的各级各类科研项目逐渐增多，随之形成的科研档案也越来越多。医院科研兼职档案员作为档案工作网络体系中的重要组成部分，是第一手科研原始资料的收集者。他们熟悉科研项目的研究进展，熟知各类原始资料的形成和价值，经过科研兼职档案员收集整理的材料，更能保证科研档案的完整性、准确性和系统性，这是做好科研档案管理工作的关键。

2 信息化背景促使医院科研档案管理模式转变

近年来，随着计算机网络及无纸化办公系统的推广应用，医院科研人员的科研环境和科研行为都发生了深刻变化，科学研究产生的材料成果形式也随之发生变化，以数字形式储存的科研电子档案已成为越来越重要的档案形式。诸如在医院的科研项目管理工作中，从科技部到科技厅以及各级各类科研项目主管单位，都已使用本部门的科技管理系统，从申报通知的发布到项目申报书的填报，立项后的中期管理，项目结题验收的成果性文件等，都在项目申报系统填写和上传。医院作为项目管理的终端单位，势必形成大量的科研电子文件及有参考和利用价值的电子档案，这也促使科研档案管理模式向数字化、网络化转变。医院科研电子档案的各管理环节，都离不开计算机软硬件技术和设备，它具有节约存储空间、便捷查找检索、方便资源共享和利用的优势，进而提升了科研档案员的管理效率；但另一方面，由于科研电子档案对计算机技术和设备的依赖，使科研档案员不仅要掌握传统的档案管理方法，还需掌握网络信息化时代电子档案管理的一些新手段、新方法，从而更好地完成科研电子档案的收集、整理、鉴定、保存、维护等工作，使之安全、可靠并长久处于可准确利用的状态。

3 目前医院科研兼职档案员存在的问题

3.1档案意识薄弱，工作积极性不足 ①科研兼职档案员档案意识比较薄弱，没有接受过正规的档案知识培训，对科研材料收集、归档、保存、维护等档案工作的特殊性和重要性缺乏足够的认识，认为自己对科研材料的收集、歸档工作可有可无，在工作中存在应付的心理；②兼职档案员工作的重点并不是档案工作。他们往往一人多岗、身兼数职，分管的科研档案工作自然排在其它主管工作的末位，当各项工作发生冲突时，根本无法兼顾科研档案工作；③科研兼职档案员在对科研材料收集、整理、立卷、归档时，需占用大量的工作时间。完成这份繁重的工作并没有得到医院的认同，他们觉得干得多也没有多余的奖励或职务、职称晋升的优先条件，且还要承担相应的责任，因此工作热情和积极性不高。

3.2人员更替频繁，业务素质不高 医院科研兼职档案员的产生方式：科研主管部门确定好人选后，上报医院档案室，档案室负责起草《关于公布医院科研兼职档案员名单的通知》，报院长审核，最后由院办下发红头文件公布医院科研兼职档案员名单。①从科研兼职档案员产生的方式来看，他们是由科研部门自行指定的，普遍缺乏档案专业背景，档案业务能力不强。在科研档案管理工作中，往往是在归档任务下达后，临时找专职档案员沟通和指导，疲于应付地完成科研材料的收集、整理等工作，因此归档材料的完整性难以保证，这也在一定程度上影响了医院科研档案管理工作的质量。②医院科研兼职档案员以中青年为主，大都具有本科以上学历，具有较好的综合素质和和较强的学习能力。但医院针对他们的专业知识和技能的培训少。在他们对档案工作还未形成正确认识的情况下，只是单纯地为了完成这项工作而去做，常常会因工作繁杂琐碎、枯燥单调而离职。科研工作一般周期较长，从申请到立项、课题实施、课题验收结题、评审鉴定、成果申报及转化应用等多个阶段要经历一个相当漫长的过程，以至科研档案的形成周期长。科研兼职档案员队伍的不稳定，频繁更替，势必造成科研材料收集不完整，使该课题档案部分缺失，从而影响科研档案的有效利用。

4 针对医院科研兼职档案员存在问题的对策

4.1加强档案宣传，增强档案意识 首先要强化医院领导层的档案管理意识，特别是科研部门的领导，领导重视是员工做好每项工作的前提，领导对科研档案管理的重视程度直接影响科研兼职档案员收集、整理科研档案的效果。医院领导要高度认识科研档案的巨大价值，把科研档案的管理提到医院日常管理日程上。只有他们的档案意识加强了，才会更好地支持并督促科研兼职档案员积极做好档案材料归档工作；其次可以通过院报、医院官方网站、OA办公系统、科研管理信息平台等多种渠道不定期地宣传国家《档案法》、《科学技术档案工作条例》、《科学技术档案管理规定》和结合本院实际情况制定的科研档案管理相关规定等，并开展基本的档案知识培训，使全体医务工作者都认识到科研资料归档是每个人应尽的责任和义务，了解留存科研档案的重要意义和作用，有意识并积极主动地留存资料，从而更好地理解、支持和配合科研兼职档案员的档案管理工作，最终确保档案资料的完整性和连续性；再次医院可以通过多种形式宣传兼职档案员队伍中的先进事迹和模范人物，表彰优秀的科研兼职档案员，通过树立榜样典型、传递正能量，增强档案员责任意识，引导他们成为合格的科研兼职档案员。

4.2增强政治素质，提升职业道德 科研档案管理是一项服务性工作，但它也有自己的独特性。兼职档案员管理着一些重要的科研机密。因此在工作中，他们必须要有坚定的政治立场，始终保持正确的政治方向，树立全心全意服务的政治态度[4]；同时还要有高度的组织性和纪律性，遵守各项规章制度，明确划清服务和保密的区别。对于保密的科研档案或资料，除了规定范围的人有查阅权利外，对任何单位和个人都要守口如瓶，以此确保档案的安全，杜绝失密、泄密现象发生。科研兼职档案员要从思想上认识到档案工作的重要性。具备踏实肯干、任劳任怨、乐于奉献、爱岗敬业的精神；还要具备高度的事业心、责任心和严谨细致的工作作风。

4.3加强业务学习，提升业务能力 从学习方式上讲：①医院科研兼职档案员普遍不具备档案专业背景，亦无档案专业职称，因此，加强对兼职档案员的业务培训尤为重要。医院应积极组织科研兼职档案员参加上级档案部门举办的档案专业岗位基础知识培训，使新上岗人员达到专业技术岗位的培训要求，持证上岗；同时对于上级档案部门举办的继续教育培训，医院也应重视，并积极组织科研兼职档案员定期参加，只有这样才能更好地掌握科研档案的工作技能。科研兼职档案员也通过参加此类培训，具备了档案专业职称，并为进一步晋升创造条件。②医院应每年组织科研兼职档案员集中培训，培训的老师可以是医院档案主管部门的领导、专职档案员或外聘档案专家，针对科研档案收集、整理归档中存在的问题重点培训。对于在工作中临时发现的问题，医院应安排专职档案员到科研部门进行现场示范指导，解答、纠正和协助处理在工作中遇到的实际问题和具体问题。③医院可以通过档案管理信息平台、建立档案人员微信群、QQ、邮件等方式，发布消息、加强指导和沟通、交流意见以及专业知识技能学习和操作体会等，使科研兼职档案员树立终身学习的目标，坚持以自学为主、培训为辅，将所学的理论知识和技能更好地运用到科研档案管理工作中去。

从学习内容上讲：①应深入学习和理解国家有关档案工作的政策法规，如《档案法》、《档案法实施办法》、《科学技术档案工作条例》、《科学技术档案管理规定》等，学习档案管理的各项规章制度，如科研档案工作岗位责任制、收集归档制度、鉴定制度、借阅管理制度、保密管理制度、复制制度、统计制度、库房管理制度、销毁制度等[5]；同时应严格按照结合本院实际建立的科研档案管理制度来管理档案。②随着计算机及网络技术在科研档案工作领域的应用，档案数字化建设不断推进，科研兼职档案员除了掌握纸质档案管理的理论、原则、方法和技术外，还需掌握微电子技术、计算机软硬件技术、数字通信技术等以及所需设备的作用、性能、操作方法和设备维护知识，从而更好地完成从电子文件形成到电子档案收集、整理、鉴定、安全保存和维护、提供查阅、有效利用和归档移交等科研档案管理工作。③医院科研档案因内、外、妇、儿等不同学科具有不同的特点，科研档案的收集和归档具有专业性的特征；而对于一些重大科研项目，多学科联合攻关不断呈现，科研档案在形成过程中又体现了学科交叉综合的特征；同时随着医学科学研究的进步，外文科研档案也逐年增多。因此，在科研档案管理工作中，兼职档案员还需具备一定的医学知识和一定级别的外语能力，才能做好对科研资料的完整收集和准确分类归档。

4.4健全规范管理制度和考核评优机制 首先，医院要加强对科研兼职档案员的管理，建立健全科研档案工作制度和兼职档案员管理制度，明确岗位职责，使其意识到“兼职”只是人事编制上的“兼职”，而不是工作要求和工作态度的“兼职”；其次，完善绩效考核和评优机制。建立科学合理的工作绩效评价体系，将科研兼职档案员的工作完成量计入工作量，对其进行考核，与绩效挂钩，并作为年终考核和职称评审的依据；同时医院应根据考核结果，强化竞争机制、奖优罚劣，对优秀的兼职档案员除给予一定的物质獎励外，还应在职称晋升中对其优先考虑，以此来调动他们的工作积极性。

总之，医院应强化档案工作网络体系，重视对科研兼职档案员的培养。作为一名科研兼职档案员，要牢固树立终身学习的目标，不断提高自身素质，以更好地适应当今网络化、信息化、数字化对档案管理工作提出的新要求，完成医院科研档案的收集、整理等工作，更好地促进医院科研档案事业的健康发展。

参考文献：

[1]杨清.新时代兼职档案员任务浅议[J].办公室业务，2014（23）：218-219.

[2]胡桂周，吴志华，鲁鸿，等.医院科研档案管理存在的问题与建议[J].中国病案，2013，14（1）：17-19.

[3]白永红，陈美娟.谈医学科研档案的归档与管理[J].新疆医学，2015，7（7）：948-954.

[4]杨贵刚.浅谈怎样做好新时期的档案管理员的管理工作[J].经营管理者，2016（3）：275.

[5]朱杰.浅谈如何提高档案管理员的素质水平[J].现代经济信息，2016（7）：92.

收稿日期：2017-9-28；修回日期：2017-10-11

编辑/成森