浅析当代档案管理存在的问题及建议

赵春蕾

【摘要】在当下社会中，各行各业的企业都需要开展档案管理工作。档案管理工作是一项具有保密性的工作，同时也具有很强的专业性，可以有效的记录企业发生的各种事项。但是，在如今的档案管理过程中，存在着各种各样的问题，影响着档案管理工作的正常开展。本文旨在研究当下企业档案管理工作中存在的主要问题，并提出针对性的对策措施，以规范我国的档案管理工作。

【关键词】档案管理工作 主要问题 解决措施

1档案管理中常见的问题

1.1档案管理的认识不足

在现代化的企事业单位中，虽然很多单位都加强了对档案管理的重视，但是在实际的档案管理工作中，因为工作人员对档案管理的认识不足，使得在收集整理数据的过程中经常会出现很多的难题，如：数据的完整性不足，数据的时效性不足等。认识的不足，使得档案管理工作人员无法从根本上理解档案管理的意义及其对企事业单位发展的重要性，也就产生了工作上的疏忽。

1.2档案管理的工作人员专业素养较低

随着现代化信息技术和社会经济的飞速发展，人们对于档案管理的认可和重视逐渐加深，但是档案管理工作人员的素质却没有得到普遍的提升，而且随着社会对档案管理人员的数量和质量要求的不断提高，供需的不平衡，使得很多企事业单位档案管理的员工的整体素质并不能满足企事业单位档案管理的要求，甚至很多企业的档案管理工作是由办公室的勤杂人员负责，而且调动频繁，不具有专业的素质，造成了大多数企事业单位档案管理效率低下的现状。

1.3缺乏规范性档案管理

虽然我国对于档案管理工作有着相关的规定，如《档案法》，但是在实际的企事业档案管理中，很少严格按照《档案法》的要求制定适合自身的档案管理制度，因此，很多企事业单位目前因为缺乏档案管理相关的规范性制度，使得其档案管理工作不够规范，缺少相应的设备和管理流程，员工做事散漫，甚至出现了档案多处管理的情况，这使得档案信息没有准确性和时效性，无法给予企业的工作、决策和发展提供有效的服务。

1.4档案管理的方法落后

在现代社会的企事业单位中，由于对档案管理的资金投入不够，使得档案管理的方法还处在传统的手工管理模式，用人工的方式进行档案的收集、整理、编辑和检索等流程，没有对现代化信息技术进行运用，使得档案管理部符合现代化社会的发展，其检索的过程繁杂，更容易出现错误，在降低办事效率的同时，档案信息的准确性得不到保障，不利于企事业单位的工作、决策和发展。

2改进档案管理中常见问题的对策

2.1加强对档案管理的认识

加强企事业单位管理层及其工作人员对档案管理的认识，在正确认识和理解档案管理相关内容和意义的同时，严格按照档案管理的相关规定和制度进行档案管理工作，并定期对档案管理工作进行监察。而要提升企事业单位管理层及其工作人员对档案管理的认识，需要加强对他们进行档案管理相关知识和技术的培训，这种培训必须是由上而下的，并且是定期的持续化的培训，确保档案管理规范化、标准化，适应现代化经济发展的需求。

2.2提升档案管理人员的整体素质

档案管理工作中之所以出现很多难题，主要问题是档案管理工作人员的素质不高，甚至出现了一岗多职的情况，人员的缺少是需要长期来改变的，但是在这种情况下，首先需要提升档案管理工作人员的整体素质，这种素质是建立在专业化的培训和学习的基础之上的，并且在加强业务素质的同时，也要教导员工在其职终其事的素质，服从企事业单位的安排，切实做好档案管理工作，确保档案信息的准确性和时效性。

2.3规范档案管理制度

档案管理的效果，直接决定了档案的寿命和准确性。档案管理是一个专业性和规范性的工作，必须严格按照《档案法》的规范性要求来进行档案管理，该规范性文件明确了档案管理的职责、范围、方式、权利和义务等，并提出档案管理必须规范化、科学化、制度化。因此，各企事业单位应该加大对档案管理的投入，这主要包括了档案室的规范化建设、档案管理设备的齐全、档案室的安全等。如：计算机、空调、除湿器、灭火器等。建立科学化规范化的档案管理制度，改变档案室杂乱无章的现状，确保档案管理工作有章可循、有法可依。

2.4创新档案管理方法

信息化技术在档案管理中的应用，主要是档案管理相关软件的开发和使用，使得档案管理更加便捷、准确等。利用档案管理相关软件，对档案信息的输入、检索等进行全方位的管理，使得在利用档案信息的时候更加快速和准确，提升了企业或单位档案管理的效率。利用现代化信息技术的方法对档案进行管理，首先需要加强对档案管理人员的现代化信息技能的培训，让档案管理人员能够有效地将技术运用到平时的档案管理工作中。其次，企事业单位应该加强对档案管理的监督，确保档案信息的准确性和实效性，保证档案信息能及时有效地为企事业单位的工作、决策和发展提供服务。

2.5加强档案管理工作的保密性

档案对于企业的发展以及在市场中的竞争来说都非常的重要，因此，档案管理工作人员要注重企业档案管理的保密性。首先，企业的管理层要让企业的全体工作人员树立起档案的保密性意识，做到全员保密，加强对档案的保密性管理；其次，企业的档案管理工作人员要把好档案管理保密性的重要关卡。在日常工作过程中，档案管理工作人员要怀有警惕意识，不随便将公司的档案借阅给他人，不随便复印公司的档案，严格把控公司档案的保密性。最后，企业要采用监督的手段对自身的档案进行管理，对于企业档案的保密性流失的行为采取一定的处罚措施，对于因此给企业带来损失的行为进行惩罚等，这一方面给全体员工带来要求，同时还可以在一定程度上弥补企业档案流失的损失。

3结束语

终上所述，企业档案管理工作的开展非常具有必要性，但是在企业档案管理工作的过程中，存在着很多的问题，各个企业之间存在的问题还可能不一样，因此，企业在经营过程中，要根据企业自身的情况以及档案管理工作存在的问题，进而制定出对应的措施与方案来规范企业档案管理工作的开展。

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