新时代档案信息化建设的几点思考

摘 要：档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。

关键词：档案管理；信息化；队伍建设；信息安全

1 当前档案信息化管理中存在的问题

1）当下档案信息化建设工作基本上处于盲目推进的情形，缺少科学合理的理论指导，信息系统与管理系统建设不完善（契合度较低），同时也没有明确的建设目标，在档案信息化建设过程中，流程不够清晰、操作办法不够规范、工作目的性不强，导致档案工作不能顺利进行。譬如在档案管理系统中，数据储存方式与档案调取的接口就存在明显的差异，这就是致使档案的调取及共享活动被极大的掣肘，面对这样的情形，档案信息化建设自然也就无从谈起。

2）當下档案信息化建设过程遭遇到操作规程问题，需要通过标准规范来解决，普及优秀的档案管理实践经验，统一管理办法，减少低水平重复，促进信息共享和交换。数字档案的管理较之传统档案管理的标准化要求更高，否则可能面临更多风险。例如，若没有统一的档案信息交换格式标准，档案馆各自采用不同的格式建设档案数据库，就会形成一个个信息孤岛，无法或难以交换、共享；若没有电子文件存储格式标准，档案信息将面临因无法输出而丢失，可能会导致重要记忆的空白。因此，档案信息化建设势在必行。

3）当下档案管理工作人员的专业技能还有待加强。在档案部门有着这样一个共同的慨叹：“既懂信息技术又精通档案专业的人才太少了！”这个问题是许多单位信息化水平徘徊不前、档案管理软件发挥作用不明显的根源所在。在档案信息化工作所需要的人才并不仅限于复合型人才，也需要更为专业的档案人才、技术人才。目前，许多档案管理人员都存在专业不对口的现象，在这样的情况下，工作人员的职业能力不能得到保证，职业能力的参差不齐，很大程度上也影响了档案信息化建设。

2 新时代档案信息化建设策略

1）完善档案法规政策的健全。档案信息化是一项新的工作，管理对象是具有新特点的档案类型，采用的是新的技术手段，在档案信息化管理过程中，其电子化、自动化、网络化的工作内容和方法也较以前发生很大的改变。这个过程中必然会产生许多新的问题，其中涉及权利和义务关系的问题需要通过法律法规来调整和规范，比如电子文件的凭证作用、保存要求、信息开放原则和内容等，而涉及事业定位、发展途径的问题则需要政策引导和支持。目前最迫切的政策需求就是将档案信息化建设纳入到档案管理工作升级发展战略行动之中，并制订好与信息社会发展要求相适应的档案科学管理和科学制度建设之中。

2）完善档案管理信息化基础设施建设。为了确保档案管理的标准性、合理性、科学性，我们就要加快硬件设施建设，实现装备和技术的现代化，要及时配备档案管理现代化所需的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，要充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的应用。为此，各级党委政府应加大财政投入的力度，档案部门要努力提高自身的工作水平，争取更多的经费支持；同时，档案部门要充分利用存有大量档案资源的优势，挖掘各方面潜力，重点加强档案信息资源的利用工作，及时开发丰富的档案信息来满足社会各界的需要，将各类档案的潜在价值转化为经济利益。现代化技术及手段在档案部门的广泛运用，又将为档案工作注入新的活力，将极大地提高档案利用工作水平，创造出更为可观的社会效益和经济效益，为档案工作现代化的发展提供有力保证。除此之外，为了确保档案管理工作的便捷性，也应该完善档案管理的信息系统，如信息化验证系统、智能化归类系统、自动存档归档系统等，以此满足档案信息的收集、分类、存储和查阅等功能。

3）完善档案管理人员队伍的素质建设。档案管理人员素质在很大程度上决定着档案信息化工作的好坏。当前档案管理部门的相关管理人员存在着能力与当前档案管理现代化标准还有很大差距，因此做好档案信息化建设工作，就必须要加强完善档案管理人员的素质教育，（1）在档案信息化工作建设中，各单位在现有条件的基础上，进行统一规划，建立档案人才目标培养，围绕档案管理队伍建设来进行组织档案管理队伍培训工作，帮助档案管理人员更新观念，树立科学管理档案的理念，提高科学管理档案水平。时代在不断向前发展，各行各业都在不断进行蜕变，档案信息化建设工作更需要档案管理人员不断更新传统观念，紧跟时代步伐，使用先进的技术手段来提高工作效率。档案管理人员要在工作中不断更新知识和理念，做到与时俱进，科学发展。（2）引进专业的档案管理人才到档案管理队伍中。专业档案管理人才的引进，可以为档案管理部门注入新鲜的血液。它不仅有助于档案管理岗位不同工作之间进行分工，而且能够促进档案管理人才专业化程度的不断推进。在档案管理过程中要进行必要的专业档案管理人才引进，可以吸纳更多的优秀人才进入档案的科学管理中。可以实现人尽其才、各司其职。

4）完善档案信息安全管理。在档案信息化建设过程中，我们同样不能忽视信息安全系统的建设，因为在错综复杂的网络世界中，信息安全的可控性会受到极大的挑战。因此档案信息的安全性，是一个值得重视的问题，其中对原始文件内容的保护，应该遵循不可随意篡改的基本要求，以此来保证档案信息的安全性与完整性。除此之外，为了进一步确保档案信息的安全，还应该设置有关的密码和访问权限，可以采取指纹认证、数字签名等保密技术。与此同时，科学的档案信息备份是确保文件丢失的有效措施，因此在档案信息化建设中也是不可忽视的。

随着我国社会经济和科学技术的快速发展，档案信息化建设工作也必将面临更大的挑战，档案信息化建设工作必须要与时俱进，为了档案信息化建设工作顺利开展，应该完善政策法规的健全，以及培养和引进专业技术能力强的复合型人才，使档案信息化基础建设和信息安全建设工作全面展开，最终确保档案信息化建设工作顺利进行。

参考文献：

[1]中国档案出版社《档案信息化导论》，作者：杨公之主编

作者简介：

李秋菊，女，1980年出生，汉族，中共中央党校函授学院毕业，现任黑龙江省绥化市北林区地方志编纂办公室档案管理员，主要从事地方志编纂和档案管理工作。