人力资源管理中人事档案管理的有效运用分析

熊亚芬 陈龙

摘 要：随着市场经济体制的改革，各行各业都得到了发展。在企业中，人力资源管理是重要的组成部们，为企业的发展提供强有力的支持。人事档案管理是人力资源管理中的一部分，其主要是对收集到的个人材料进行规范整理和精确比对，并进行分类、装订。本文通过介绍人事档案和人力资源管理之间的关系，简要介绍了人事档案与人力资源管理的关系及其在人力资源管理中的作用，分析了人事档案在人力资源管理中的作用，并提出了几点建议，以促进企业的长远发展。

关键词：人力资源管理；人事档案管理

对员工个人信息进行储存是人事档案的核心，人事档案中包括了员工个人的家庭情况、工作经历、联系方式等，对这些信息收集、整理并进行储存，以方便之后的使用，也是人事部门在选人、用人方面的重要参考依据。人事档案的管理和使用是人力资源管理的重要构成部分，二者相互依存，不可分割。

一、人事档案和人力资源管理之间的关系

人事档案主要来自于人事管理活动，对人事档案进行收集、整理、储存的过程就是人事档案管理，有利于人力资源管理的顺利展开。通过使用现代化的方法对职位配比度是否合适的人员进行选拔、任用、调配等就是人力资源管理的核心内容，并对员工的状态、心理和行为进行积极的引导，尽可能激发员工工作的主观能动性，实现人尽其才，物尽其用的目的，保证个人能力和企业发展相适应。人力资源管理包含的内容有很多，比如人力资源规划、招聘与配置、培训与开发、劳动关系管理等，每个都与员工的利益紧密相关，所以，人事档案和人力资源管理之间的关系非常的紧密。在人力资源管理的过程中会产生各种各样的信息，而人事档案就是信息的有效载体，为人力资源管理在选拔人才、任用人才方面提供了信息支持。人力资源的扩大可以促进人事档案的发展，人事档案的现代化管理又会推动人力资源的开发，所以说人力资源管理和人事档案管理相互作用、相互依存。

二、人事档案在人力资源管理中的作用

2.1人事档案为人力资源管理提供真实可靠的信息

如果人事部门想要了解员工的详细情况可以通过查阅此人的人事档案来获取相关信息，清楚员工的现状，进而预估员工的发展潜力，做到人尽其才，充分发挥员工的主观能动性，彰显员工的自我价值。

2.2人事档案促进了人才的合理配置

人事部门通过浏览员工的人事档案，可以准确把握员工的个人信息以及专业能力，合理调配人员岗位，发挥员工的专业，保证部门之间、系统之间、岗位之间人才的流动，尽可能减少人岗不适的情况出现，防止人才堆压，充分提高人才的使用效率、发挥人才的使用价值，实现人力资源的最佳配置。

2.3人事档案有利于避免人力资源需求预测的盲目性

通过科学使用职工人事档案可以有效避免人力资源需求预测的盲目性，可以准确的判断人才需求是不是符合企业的变革和发展，如果脱离了人事档案制做的人力资源需求就会出现需求盲目性，不利于企业的发展。

2.4有利于更好的对员工进行职业生涯规划

通过收集、整理职工的档案资料可以从文件上对职工的受教育水平、专业特长、职务职称、工资薪酬等方面进行反映，人力资源管理部门可以依据这些材料信息来合理发挥员工的特长，给职工制定合理的职业发展方向。

三、如何提升人事档案在人力资源管理中的作用

随着现代化技术的出现，传统的人事档案已经不能适应人力资源的发展需求，人力资源管理对人事档案管理提出了更高的要求，所以要紧跟时代的发展，不断完善人事档案的工作，为人力资源管理工作提供保障。

3.1切实提高人事档案管理人员的素质

随着企业发展的不断扩大，人力资源管理对人事档案管理提出了更高的要求。在引入高素质人才的同时也要提高人事档案管理人员的综合素质，积极使用先进的技术，实现现代化的人事档案管理，推进档案管理朝着档案管理信息化、检索自动化方向发展，为人力资源管理提供更好的服务。

3.2丰富人事档案内容

通过对人事档案收集的内容进行整理，我们可以发现，所有档案内所包含的材料名称几乎都是一样的，差异的很少。如果可以添加一些能够反映个人综合能力、素质或着由权威部门认定的业绩考核资料等的个性化资料来丰富人事档案的内容是非常好的，这样做可以有效提高人事档案的利用率。

3.3提升人事档案的针对性

人事档案反映了个人参加社会实践活动的整个过程，体现了个人的成长，加大查阅者在查看个人资料时的信赖度。但是，当前的人事档案大多内容单一、材料简单、官方话、空话较多，不能真正体现出个人的特点，导致人事档案的参考价值大大降低。因此，在录入人事档案的时候要避免出现“千人一面、千篇一律”的现象，只有提高了人事档案的针对性，才可以有效保证人事档案在人力资源管理中的作用。

3.4增强人事档案的真实性

保证人事档案的真实性是人力资源管理顺利运行的核心，一旦档案资料缺失了真实性，那么人事档案也就没有存在的意义了。因此，一定要做到实事求是、“档如其人”，保证档案材料的真实有效，只有这样才能给人力资源管理提供坚实可靠的依据。

3.5增强人事档案收集的及时性

人事档案材料的归档工作是一个系统的整体。在实行档案管理工作的过程中经常遇到工作变动、学生就业等状况，导致档案材料缺失或分散，而有些材料又没有办法增加补充，从而影响了人事档案的完整性。所以，工作人员要及时的收集员工信息，提高人事档案收集的及时性。

结语

综上所述，人事档案的管理和使用是人力资源管理的重要構成部分，二者相互依存，不可分割，在人力资源管理中，人事档案管理的作用更多的体现在档案资料的价值上，在人力资源管理的过程中会产生各种各样的信息，而人事档案就是信息的有效载体，为人力资源管理在选拔人才、任用人才方面提供了信息支持。人力资源的扩大可以促进人事档案的发展，人事档案的现代化管理又会推动人力资源的开发，所以说人力资源管理和人事档案管理相互作用、相互依存。

参考文献：

[1]人事档案管理在企业人力资源管理中的作用[J].李文龙.价值工程.2013（17）.

[2]人力资源信息采集系统操作的几点体会[J].于金源，陈延玲.山东气象.2013（02）.

[3]人事档案管理在人力资源管理中的运用[J].汪黎.求实.2013（S1）.

作者简介：

熊亚芬（1988-），女，籍贯：江西省抚州市，当前职务：人力资源部薪酬福利专职，当前职称：中级，学历：硕士，研究方向：人力资源管理。