企业档案科学化管理策略研究

齐瑞娜

摘 要：随着社会的进步和科研工作的深入发展，档案管理工作在现代化企业管理工作中占据重要地位，档案和档案管理工作也在不断的发展，档案学理论始终处于不断的建设之中，企业管理人员对档案的认识也有一个不断丰富、完善的发展过程。要加强档案的科学化管理，必须改变传统的管理模式，将现代的科学方法及先进的技术设备运用到档案管理工作中，促使档案管理工作更加科学化、规范化的发展。为了更好的实现档案资料的科学化管理，本文结合企业档案管理现状，分析其存在的问题，继而秉承科学化管理的基本要求，针对企业档案管理的原则、机构及职责、文件材料的形成与归档、档案的管理、鉴定、销毁、开发和利用、统计等要求进行分析，并为进一步加强对企业档案资料的信息化管理措施进行了具体阐述。

关键词：档案；档案管理；信息化管理；科学化管引言

档案是企业全部活动的真实记录，是企业生产、经营、管理活动的基础和宝贵的经验财富、信息源泉，具有不可替代的凭证和史料参考作用。档案管理亦称档案工作，是档案馆直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，是企业管理的重点内容。

企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和，是科研、生产、建设和经营管理等项工作的真实记录，是广大职工劳动和智慧的结晶，是企业建设和发展的必要条件和依据。档案管理工作是企业基础管理工作之一，是保证企业建设、促进企业发展以及维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的重要工作。

1. 档案管理的内涵

档案管理的对象是档案，服务对象是档案使用者。从档案管理的历史发展看，档案管理是由非独立系统到独立系统、由简单管理到复杂管理、由经验管理到科学管理、由手工管理到计算机管理、由封闭系统到开放系统而发展的。

档案管理的具体活动主要包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。按照现代档案管理工作层次，划分为档案实体管理和档案信息开发，档案管理的最终目的是提供档案信息企业科研生产和经营管理服务，档案管理系统内部发挥各自作用，同时也相互关联、相互制约。

2. 档案管理现状分析与发展意义

2.1 企业档案管理现状

随着时代的发展进步，企业档案管理水平也在不断的提升，从最初传统的人工手动建档、存档、分发，不断的引进科技信息提升，用科学的方法分类存储放，建立完善的信息存取体系。部分企业的档案管理从最初的杂乱无章到现在的有章可循，并向信息化迈进，借助计算机与信息管理系统，实现存档资料编码入库、计算机软件扫码借阅并监控，保证资料的快速流通，减少资料遗失。

相较于新时代新模式下信息技术的发展，档案管理水平仍有很大的提升空间。现阶段大多数企业档案管理仍面临意识淡薄，重视程度不够，人员素质偏低，队伍不稳定，业务不精通，保密意识淡薄，硬件条件差，管理模式陈旧落后等，阻碍档案管理现代化、科学化的发展步伐。

2.2 档案管理发展新趋势

档案信息化管理已成新趋势，即以计算机网络信息技术为手段，档案资源为对象，档案工作为依托，档案管理学最新理论为指导，开展档案的收集、整理、保管、开发和利用的现代化管理过程。

数字档案馆的发展成为新形式，馆藏档案数字化代表的是一种信息环境和基础设施的构建，以信息为主要来源，充分利用多媒体信息处理技术、数据库技术、基于内容的检索技术等来运行的具体化细节。

2.3 新形势下提升档案管理能力的意义

企业档案管理规范化的实现，可以有效推动企业的健康发展，有利于企业总体管理水平的提升，现代化企业管理中，通过档案信息资料的规范化管理，可以更好的掌握企业的发展实际情况及运营状况，从而制定出科学的经营策略，确保企业更快、更好的发展，使企业取得良好的经营成果，为其可持续发展奠定良好的基础。

随着档案数量不断增加，种类向多样化和复杂化方向发展，需要加强对档案的信息化管理，实现档案保管的系统化和案卷的完整性，从而实现档案资料价值的最大化，更便于开发和利用。

3. 企业档案管理存在问题

以提升企业档案工作核心竞争力，以行业档案工作的前沿为目标，审视企业的档案管理工作，仍存在许多不足，并随着时代进步和企业发展产生新的问题，主要表现为档案管理工作重视不足，管理机制落后，人员管理水平较低，成果稀少。

3.1 对档案管理工作重视不足

由于对档案管理缺乏认识和研究，大多数人对其不够重视，导致档案管理工作长期停滞不前。档案管理工作是基础，其工作有条不紊的开展，方能为整个企业发展提供有力保障。因此需要认真审视，正确看待档案管理工作。

3.2 档案管理机制落后

企业档案管理涉及资料的种类比较繁多，数量巨大，整理工作任务繁重琐碎，借查阅手续复杂，因此需要寻找引进更加先进的管理体制。

缺乏档案管理标准及作业规范，工作人员在档案管理方面没有统一标准要求，工作开展具有很大的不确定性，导致出现错误时不能及时找到根源。

3.3 档案人员管理水平较低

档案管理人员的综合业务水平、素质有待提高。专业人员较少，档案管理培训不到位，管理人员的业务能力停滞不前，信息处理的能力无法满足工作的需求。

3.4编研的成果稀少

档案技术人员引进不足，导致档案管理标准编研和综合人才短缺，集成果稀少。有档案管理人员学习培训较少，导致创新性研究课题寥寥无几。

4.档案科學化管理策略

4.1 加强组织体系建设

档案管理人员应认真学习《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，切实做好“立足档案，服务企业”的档案管理理念，切实提高档案工作的效率性、精确性。

（1）加强对档案工作的重视

明确档案管理工作分工及职责，及时解决重要档案问题，高度重视档案管理工作，确保各项工作顺利开展。

（2）档案机构设置

设置与企业规模和管理模式相匹配的档案管理机构，授予该机构统一管理职能，并确立统一管理岗位。

（3）建立与企业业务发展相适应的档案分室

设立档案管理室、底图管理室、标准资料室、设备资料室等职责分明的分室，配备专职档案人员，形成档案管理网络，加强协调与管理工作。

4.2 加强档案统一管理

档案管理工作应做到企业集中管理和各部门自我管理的协调统一，按照类别专项管理；

对技术资料统一贴标二维码，扫描入库；

机要、涉密文件必须统一存入机要资料柜，实行专人管理；

档案资料查询借阅应按照制度规定和审批流程进行，并及时归还、销账。

4.3 明确各部门职责

档案工作的顺利开展需要各部门相互协作，明确职责范围，切实做好档案管理工作，减少档案工作遗漏问题造成的重大损失。

a.将文件的形成、积累和归档要求，纳入部门工作职责。

b.各部门专/兼职档案人员负责本部门归档文件整理。

c.涉及产品定型、科研成果鉴定、工程项目验收以及设备开箱验收时，需通知档案部门技术人员参加。

d.制定并完善现有制度规范，形成工作制度体系。

e.档案部门对其他部门文件资料的整理及归档进行指导、监督。

f.开展档案宣传、培训和档案文化建设工作。

4.4 实施档案工作奖惩制度

制定档案管理工作考核制度，并纳入部门绩效考核。

将档案工作纳入企业议事日程及专题会议研究。

4.5 强化档案工作制度建设

认真组织档案工作规章制度的宣贯工作，定期开展制度知识考核，使员工了解并自觉遵循档案工作规章制度。

（1）工作规章

a.制定企业档案工作规定，明确档案工作原则与管理体制以及文件的形成、积累与归档要求等。

b.建立档案管理岗位责任制度，明确岗位人员职责内容。

c.制定档案管理应急预案，针对突发事件和自然灾害，确立档案保护和抢救措施以及档案系统信息数据的维护与恢复。

（2）管理制度

a.制定企业各类档案文件的管理制度。

b.制定企业档案鉴定销毁制度。

c.制定企业档案保密制度。

4.6 加强档案信息化建设

档案管理信息化是社会发展的必然趋势，企业需要引进先进的管理理念、手段和现代化管理工具、设备，加快档案管理信息化、科技化建设和能力提升。

a.紧跟智能制造步伐，将档案管理工作智能化转变和发展。

b.推进档案电子化管理在PDM系统的实现，加快编码信息的输入及流通使用。

c.利用先进的网络系统平台，实现快速流程审批。

d.实施数字化档案馆建设。

（1）数字档案资源建设

a.建立全部馆藏档案目录数据库。

b.实现数字化档案文件。

c.建立完整的声像档案数据库。

d.馆藏实物档案实现文字、照片或视频多角度展示。

e.建立专题数据库。

f.对重要、常用、急用等类别档案形成统计数据。

（2）档案管理平台建设

档案管理平台建设能够更好的保证档案工作的高效性和准确性，先进的管理平台对于数字化档案管理必不可少。

数字化管理平台要求如下：

a.具备信息采集功能，与企业门信息化系统平台接口对接，实现电子文件自动收集、智能存储、精确跟踪等。

b.具备信息发布功能，建设档案馆主页，通过发布档案信息，实现目录和全文的网络检索，实现统一身份认证和待办集成。

c.具备自动扫码分类、归档功能，实现文件类别智能化识别和自动化存档。

d.具备实时监控功能，时刻监控文件状态，出现异常及时处理。

e.具备温度、湿度检测、预警功能，保证文件存放环境适宜。

f.具备影音录像功能，实时记录档案存放和借阅情况。

（3）档案馆数字化管理与机制建设

将档案系统纳入企业保密认证范围，定义为重要密级，要求按照集团《保密管理制度》的规定，对涉密办公室进行无线信号屏蔽，禁止工作人员携带电子设备出入，杜绝泄露涉密资料的现象。

对人员进行数字化系统操作培训和考核，实行持证上岗，设立数字档案馆系统三员并形成相互监督机制，运行记录完整，制定覆盖档案业务全过程的标准与规范。

将档案数据库纳入企业安全备份体系管理。

引进档案级光盘刻录设备及存储设备和光盘检查设备，建立档案光盘管理机制。

（4）档案管理的设施设备建设

档案馆设施设备应跟随智能制造的潮流，对场地进行合理布局，设备引进和归置应满足档案管理的需求。

a.档案库房设置合理

档案库房楼面均布活荷载应符合《档案馆建筑设计规范》要求，档案库房位置合理，远离存在安全隐患的场所，符合防火、防盗、防潮、防尘等要求。按照保密要求，做好档案库房的进出库登记与审批。

b.业务技术庫房的设置

业务技术库房应满足接收、整理档案的实际需要，根据工作需要设置档案接收、整理、复印、数字化、缩微以及安全监控等用房。

c.库房、阅览、办公室

档案库房、阅览室、办公室实行三分开，便于管理和满足工作需要。

d.档案装置

档案柜架牢固耐用、密集架应符合产品质量要求。

非纸质载体档案，配置具有专用保护功能的柜架和保存环境。

档案卷盒的式样、规格和质量符合国家和行业规定，科技档案符合《档案卷夹与表格》要求，档案的整理符合《档案文件整理规则》要求。

结 论

企业要在激烈的市场竞争环境下生存和发展，必须从提升自身建设，夯基础，壮规模，强实力。从档案管理的科学化程度来说，要不断完善档案管理的内部管理制度的建设。加强档案管理工作的规范化，探索更先进的方法，加快档案信息的开发利用，提高档案管理工作的科技含量，更好的推动档案管理的健康、有序发展，为企业发展和经济效益提升奠定基础。企业应从自身规模、财力、人力等自身的特点和经营管理的需要，避紧就简，避虚务实，从档案的利用性出发，注重实际地为科研生产和企业经营管理服务，这既是企业实现档案管理科学化的需求，也是加强企业内部管理的需求。

加强企业档案的科学化管理，不仅是为科研生产、生产经营和建设等发展提供保障，而且对加强企业各项管理、提高产品质量、增加经济效益，都具有十分重要的意义。在全球智能制造的大环境下，企业抓住中国制造2025的发展机遇，不断开拓创新，企业档案管理必然迎来更好更快的发展。

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