信息时代政府人事档案管理研究

摘 要：随着信息化的到來，对档案进行传统化改造已经成为破解档案管理难题的重要手段，档案管理不是简单地进行数字化扫描，而是运用大数据、物联网的强大结构、运算、存储功能进行全方位改造，保证档案信息的安全性。

关键词：大数据，物联网，信息化

干部人事档案在干部规范管理与科学任用方面具有重要的参考依据作用。随着我国干部人事队伍科学化管理进程的不断提高，档案管理也取得了显著成效，但是随着信息技术的不断发展进步，尤其是大数据时代的到来，如何借力电子化、信息化实现档案管理的根本性变革，如何借力大数据实现对传统电子档案的提档升级对于各级政府人事管理部门来说具有重要的现实意义。

一、对档案进行数字化改造的意义

1.提高档案利用效率，促进档案规范化管理。信息化时代，通过对传统档案的电子化和数据化改造，不仅能够实现档案资源的利用效率，而且可以实现对档案的科学规范管理，推动档案资源的充分共享使用，同时能够减少大量的人工成本，大幅降低实体档案管理的无效性重复劳动。通过电子化数据流程，将档案信息进行全面地识别采集，并进行根据需要进行不同层次的分类，便于保存并在一定范围内通过合理授权与身份识别实现资源的共享共用，极大提高了工作效率，减少了大量的人力物力财力。

2.将干部管理与档案管理进行有效结合，避免干部任用中违法违规现象。在数据化信息之前，干部随意改动档案的现象比比皆是，尤其是档案管理人员进行的各种违法操作让管理部门的监控力不从心。而信息化的出现尤其是档案管理大数据的运用有效破解这一难题，在干部管理部门与档案管理部门之间架起了一座档案资源信息化沟通的渠道，有效化解了两个部门之间信息同步的难题。通过建立和完善档案信息共享机制，两个部门可以在授权的范围内进行资源上传、完善、档案查询、管理、调取、使用。通过云数据的分析预测，能够概括出干部队伍整体发展趋势、结构特点以及在人才管理中应该注意的问题，为干部管理提供科学数据参考。

3.有利于改变现行档案管理模式，提高数字化装备程度。传统档案管理必须要有足够的场地和人员对实体档案进行存储、管理、保管，尤其是长期保存的档案，随着信息化的不断增加，档案管理的场所问题越来越妨碍档案事业的发展，而用人成本的不断提高也是限制其发展的重要方面。信息化的使用尤其是存储设备的不断升级换代，从以前的U盘存储到现在的移动硬盘以及云端存储，让信息存储基本不再受制于容量的限制，信息的上传、查阅、检索、统计、调用更是在短时间内迅速完成，信息化让档案管理摆脱了实体空间的限制，为实现管理上的突破提供了可能。

二、大数据与档案管理

大数据主要是指数据产生、运算、存储方式，它是一种数据流，是在操作者、电脑以及档案实体的共同作用下，通过对获取的海量数据资源进行多维度综合分析，并向用户提供各种分析结果的一种服务型数据操作过程。以数据的获取、存储、情景运算分析、实时管理、调用为基础，以云计算为发展方向，通过对整体数据的分析控制实现，以5v为特征，即 Volume（数量巨大）、Variety、（种类多样）、Value（数据价值密度低）、Velocity （处理速度快）、Veracity（精确性），是信息化技术不断进步与发展的分布式处理、分布式数据库、云存储和虚拟化技术。

随着国家和各行业对大数据技术关注度的不断提高和行业运用的逐渐普及，档案管理工作面临着新的机遇和挑战。如前所述，信息化改造对档案管理具有重要意义，但是目前档案管理工作现状，尤其是管理本身水平参差不齐，专职管理员信息化配置严重不足，导致档案管理信息化面临诸多挑战。如档案内容信息在从纸质档案向电子档案转化过程中的真实性问题；档案安全与内容保密问题。在进行数据信息共享的同时，如何确保档案安全成为目前档案管理必须要解决的突出问题，是对档案进信息化改造尤其是智能、安全化设计、管理的重点环节。

三、档案管理的信息化改造

1.在档案系统设置上进行私有云管理存储设置保证信息的安全性。云计算根据不同的服务方式，可以分为公有云、私有云以及混合使用云，公有云顾名思义是指在网络上共享共用的设置，而私有云与之相对应主要是通过技术手段对访问权限以及下载、传输和复制粘贴等操作进行限制，如设置浏览权限、设置防火墙等对信息进行保护。而档案本身的保密性、安全性、私人性以及人員管理的参照性决定了它们不能进行信息公开，只能在管理者授权的前提下进行查阅，因此需要通过私有云进行有效设置。设置时应重点考虑应用接口和访问权限，档案管理信息量巨大，但是云存储的无限大空间完全可以满足它的使用；使用借口设置一是要考虑安全性问题，如各种移动终端的对接下载；二是应该考虑不同行业的对接权限问题，根据不同的行业进行不同层次的分类查阅和使用；访问权限要通过技术设置，如ID身份识别或者数据口诀传输等方式获取访问权限，保证信息的适度公开和保密。

2.对档案管理进行物联网改造，保证档案信息的真实性。物联网的兴起破解了单纯信息技术的虚拟性缺陷，使互联网技术不再仅仅局限于网络空间，而是将网络、使用者以及使用对象客体进行有效连接，并且以直观的方式进行视觉呈现与远程可视化操作。通过网联网技术中的传感器技术、RFID 标签和嵌入式系统技术，将实体档案库与档案信息数据库以及使用者、管理者进行连接，通过RFID 标签中的信息编码对实体档案进行信息扫描和上传，不仅极大地提高了工作效率而且确保了信息内容的准确性。物联网的可视化也保证档案的调入与调出的随时可监控性，便于对档案进行随时跟踪和查阅。同时对各传感接收系统进行设置，随时保存并调节档案库的温度、湿度等便于管理人员实时操作，保证档案质量的长久性。

3.强化档案管理人员的信息化配置，提高管理的安全性与信息化程度。信息化档案人员管理，较之于传统的档案人员，不仅要对档案实体进行维护和管理，更应该注重对信息化设备以及操作流程的监控与管理，尤其是物联网改造后，实体档案只是整个档案信息化的一个组成部分，更多的是对整个信息系统的维护和更新。如对日常操作流程的程序化，对信息设备的软硬件的日常检查与维护维修、网络安全的定期维护等，一旦发现系统异常或设备异常应进行及时的故障排除；要对信息的使用如访问、下载、传播、上传等进行一定的监控和限制，防止恶意或无意入侵的病毒对系统造成不可弥补的损害。

四、小结

干部人事档案的信息化过程是一个系统工程，首先依托的是科学技术的不断发展进步，同时又有赖于各级各部门的高度重视，不仅要从设备上进行改造，更要对相关的软件如系统操作软件、人员素质的提升、档案安全意识的培养等方面进行全方位改造。目前，我国档案的信息化进程已经开始，但是距离档案的智慧化、智能化运作还有很长的道路，也面临一定的技术难题，本论文旨在抛砖引玉，希望能够对政府档案的建设与管理具有一定的帮助。

参考文献

[1]吴志峰.探究“大数据”时代的计算机信息处理技术[J].电子技术与软件工程， 2016（7）

[2]郭鑫杰.基于“互联网+”思维的智慧档案建设策略研究[J].浙江档案，2015（11）.

[3]方德生.破解干部人事档案信息化困境的对策思考[J].经济研究导刊，2015（21）.

作者简介

苏志旬（1973-），大学，职称：主治医师，专业：临床医学，山东省日照市岚山区，工作单位：日照市岚山区人力资源和社会保障局