现代企业档案管理工作的信息化建设探析

徐彦

摘 要：在当今社会信息化水平飞速提高的发展阶段，大数据时代已成为人们讨论的热点。随着智能化信息终端的普及，企业在生产经营中产生的大数据迫切需要进行合理、有效的收集、整合、分析与处理，这就是企业面临的大数据时代。在这样的时代，企业需要尽快转变传统的档案管理模式，将信息化管理技术应用到档案管理工作中，进而实现信息与数据的统一整合并进行集中分析、处理，最终提高企业的经营效率与经济效益。

关键词：现代企业；档案管理；信息化建设；对策

在信息化时代背景中，信息化档案管理已经成为各行各业发展的必要路径，新时代背景下，档案管理工作应该及时进行自我改革与自我创新，如此才能紧跟时代发展趋势，满足时代的要求。从而提高自身的工作质量与效率，提升档案管理工作的服务水平，最终提高档案信息资源的利用效率，充分体现和发挥档案信息资源的价值。

1档案信息化建设的内容

1.1基础设施建设

基础设施中，最为关键的是软件设施与硬件设施，两者是档案信息化建设前提，为档案信息化检核提供技术支持。其中，档案信息网络，是基础设施建设的关键，发挥着至关重要的作用，包括档案传输、档案交换，还有档案信息资源的共享，都要通过档案信息网络实现。因此，要从两方面入手：一是提高计算机的使用率，二是要加快档案管理网络建设。

1.2档案信息资源建设

此项工作重点在于建立综合的档案目录数据库，数据库中应该包含两部分内容：一是档案馆所有的档案的目录，二是要包括全宗文件级目录。与此同时，数据库的类型也应包括两种，第一种是全文字数据库，第二种是多媒体数据库。此外，要做好电子文件信息的整理归档工作，而对于传统的纸质档案，要对其进行数字化处理，从而丰富档案信息的类型，更好的满足各类工作使用需求，需要注意的是，要做好电力档案的备份工作。

1.3应用系统建设

首要任务是大力检核档案信息管理系统，在档案管理工作实践中，应用通用性能强，且具有兼容性特征的系统，保证该软件系统可以与互联网联通，并且可以与各大门户档案网站联通，满足政府、企业、组织，还有社会个人群体对档案的使用需求。

1.4人才队伍建设

人员是档案管理工作的具体实施者，对档案管理的信息化实施水平有着重要影响，因此，要重视和正视档案管理工作人员的作用，推进人才队伍建设，打造专业的档案信息化人才队伍，这是目前档案信息化建设工作中的重要内容之一。重点是要对相关的档案工作人员进行培训，促使其形成先进的理念，掌握先进的知识与技术，能够熟练操作先进的信息化设备。同时，还要加强对领导人员的培训，从而提高档案管理人员的整体素质，为信息化档案管理工作奠定良好基础。

2企业档案信息化建设的必要性

2.1档案信息规模急剧扩张

企业档案管理工作中，传统的纸质档案管理方法已无法适应企业信息化发展的需要，不能及时、有效地对企业的经营决策提供参考作用。企业信息化管理中大量产生的电子文件已成为企业生产运营数据的体现，此类电子文件的数据量大、格式多样，包含文档文本、图片图像、音频视频等，如何从价值密度低的这些文件中快速检索，提高档案信息的价值，仅仅依靠传统的档案系统是无法满足的，因此，为了实现档案数据信息的参考作用，企业只能运用云计算等新型信息化技术进行档案管理工作。

2.2办公自动化改变了档案管理的工作环境

科技的发展导致办公自动化逐渐取代了传统的企业办公方式，改变了原本的工作环境。现阶段，企业可以运用数字化、信息化技术实现OA系统与档案系统的对接，自动归档电子文件，能够通过互联网技术实时传递和存储数据信息，实现档案数据信息采集、处理、分析及整合的动态工作模式。

2.3档案信息资源的重要性不断提高

传统的档案管理环节，包括取阅、证明、整理、编研等，档案管理与应用费时耗力，已无法满足现代企业不断加快的工作节奏，不能实现档案信息资源利用即时、高效、集成、共享的工作需要。信息化的档案管理模式，能夠实现档案信息的高效整合，能够实现海量数据的分析应用和资源共享。

3档案信息化建设与技术档案管理的措施

3.1完善档案信息化工作体系

首先，明确管理体制，完善运行机制。最为基础的是要遵循相关法律法规，在此基础上，各个部门之间，要建立联动管理机制，以此实现对电力文件的实时监控，以及全程管理。各地的档案局，应该充分发挥自身的作用，发挥协调功能，努力构建一个上下联动，彼此协调的工作体系。除此以外，电子政务工作中，应该注重并提高档案信息化的所占比例；其次，完善法律法规，规范相关工作。具体而言，在建设过程中，要对其进行专项规划，化整为零，将整体庞大的任务分解，安排各各个负责单位和部门，其中，要明确任务量，以及任务完成的时间。除此以外，管理工作中，采用绩效评估的方式，对各单位、各部门的工作量化评估，并将评价结果公布，然后与其进行讨论交流，帮助单位、部门认识到工作中的薄弱环节，以此督促单位、部门能够更加积极认真的进行档案信息化相关工作。

3.2推进档案数字化和资源共享

要充分认识到，资源建设是档案信息化建设的最核心工作，目前的情况下，档案信息化建设的重点应该集中在以下两方面：一是推进档案数字化，首先，要尊重数字化建设的规律，定制合理的建设计划，并切实做好监督工作，促使数字化建设工作可以有序进行，与此同时，要建立完整的数字化目录，并给予数字化建设工作充足的资金、技术、人才支持，促使个部门之间能够团结一致，齐心协力；二是实现资源共享。具体而言，要在国家相关法律法律的指导下，建立综合档案信息系统，并将去与办公系统融合，各单位和部门可以通过网络，将内部形成的文件信息进行处理、归档，以时间为排序标准，建立档案信息目录，以此促进档案信息化建设。

3.3健全技术支撑

档案信息建设技术的研发，首先应鼓励档案部门的相关技术人员进行积极攻关，加大自主技术研发，同时，也可通过合作开发的方式研发新技术。对于档案信息化建设而言，首要任务是要完善基础设施，在前文的论述中，已经明确，要做好软硬件设施的建设工作，除此以外，要注意更新审计现有的工作设备，为档案信息化工作提供设备支持。更为重要的是，要加大关键性软件的研发力度，对软件开发企业进行等级评定，最终实现在全国范围内形成一个一致的技术标准，所开发与应用的软件要具有兼容性。此外，还要做好软件的安全建设，防止不法人员盗取、破坏档案信息，加强访问限制。

4 结语

档案管理信息化建设是促进档案管理发展的主要趋势，是有效促进时代发展的客观要求。加强对档案信息化建设的研究具有非常重要的意义。在进行档案管理的过程当中应该跟随时代发展的步伐，积极探索新型的档案管理方式，并且将其应用到实际管理的过程当中，有效地实现档案管理信息化建设。在具体的实践过程当中，需要加强对工作经验的总结，有效地借鉴外国或者是其他地区的先进做法，使档案管理工作更加信息化，有效的促进我国社会的发展。

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