浅谈事业单位档案管理的现代化及电子化发展

李丹

摘 要：在事业单位档案管理工作中，现代化及电子化档案管理，占有着十分重要的地位，如果事业单位档案管理还按照传统的管理模式，势必会造成事业单位的办事效率的拖延和滞后，进行现代化及电子化改革，推进档案管理的现代化进程，其管理是否具备现代化及电子化标准，其设备是否完备，这是真实客观地反映事业单位政治面貌和整体形象的重要標志。

关键词：事业单位；档案管理；现代化及电子化

随着经济飞速发展和现代化的推进， 全国范围内都在人事管理、机构精简、行政体制等方面逐步进行完善着， 与此同时， 这个背景也推动事业单位在档案管理旧模式的改革方面，提出了全新的挑战和新课题。特别是近年来， 随着计算机和网络普及于各行各业， 各种格式的文件都是直接由电脑或者移动终端来输入和传输的， 无纸化办公正在成为一种现实景象，新手段和新途径所产生的图形文件、图像文件以及电子文件等， 都客观上要求和促使传统的档案管理人员必须要进一步了解和掌握现代化及电子化手段， 理清思路，顺应形势， 实现档案管理现代化及电子化方式， 这是每个档案管理相关人员都要面对的十分重要的问题。

1 基层事业单位档案管理现代化和电子化的内涵和要求

1.1 实现档案的无纸化保存

档案管理方面的存储是关键，相对来看，现代化档案管理实现了以电子存储为主的发展模式，在互联网发展阶段，无纸化办公已经开始实施，它有利于存储与查找，工作效率得到了很大提高。

1.2 强化档案管理的电子化

与科技发展同步，档案在压缩管理技术上得到了很大提高，实现了低成本管理，保存过程更是便利，且能实现长期保存，利于日后各个相关部门以及人员的使用。

1.3 最大限度的利用档案

从基层事业单位看，档案的使用频率十分大，社会发展阶段各个方面都会利用到档案，所以，档案记录过程中跟要以社会的发展为基础，通过创新，不断发掘档案利用与存储的价值。

2 档案管理进行现代化及电子化发展的重要性

2.1 契合时代发展趋势，保证档案管理工作效率

档案管理中应用现代化及电子化的方式，可以极大地缩短检索时间，大幅度提高准确率，还可以保证信息更方便的储存和传递，与此同时，提升了计算机对档案进行更科学和严密地管理，使档案管理随着现代化及电子化的参与，而变得更具深度和广度，让事业单位的档案管理更能够符合科技和信息日新月异的发展要求。

2.2 规避传统档案管理方式的弊病

伴随着现代化进程越来越快，越来越多的新生事物使档案管理的内容和形式也更具备着复杂化和多样化的特征， 档案内容相应地扩大更广阔的范畴。但是， 还有为数众多的单位所对应的档案管理方面，却滞后不前，没有与时俱进， 跟随现代化的步伐，相反的，仍然缺少十分重要的硬件设施， 软件配备更是严重不足， 即使有了部分设备，但缺乏精通此领域的专业人才， 没有办法用计算机和网络技术，及时有效地对档案进行相应的现代化及电子化管理， 一味沿袭传统管理方式的问题仍然特别严重。

2.3 积极推动档案业务工作

传统的档案管理方式都特别费时费力，各项流程都比较麻烦，档案管理的现代化和电子化极大的降低了工作强度和投入的时间和精力，从根本上提高了工作效率，对档案所进行收集、汇总、分类等工作都是更精准和便捷，尽最大可能避免了人为的低级错误。同时也极大提高了服务用户的质量。之前的档案都是纸质文件，占用巨大的空间，现代化及电子化的电子文档完全避免了这样的问题，从技术上规避了类似的一系列问题。

2.4 促使档案更形象直观，使相关信息更易于查询和使用

现代化及电子化档案管理，可以充分利用多媒体技术，将众多的静态文字资料转化成更方便人记忆和感知的图片图形、声频声音，鲜活的影像和活动的图片等，将之前的传统的文字资料进行集成化的统一管理，进行更科学合理的安排，然后可以对原文件直接进行检索，以及与计算机联网，这样一来，应用上就十分方便，有价值的纸质档案变为相应的电子文档，在光盘上保存即可，极大的方便计算机对其进行分类查询。

3 现代化及电子化发展应用于事业单位档案管理的方式

3.1 对档案检索及目录的管理

档案的目录是档案管理中特别关键的部分， 随着计算机的推广和普及， 档案的目录也随之开始从手写转为微机打印。通过档案管理的特定软件， 就可以把所有档案目录和有关资料根据具体的分类标准， 把它录入计算机里面， 程序就会自动把它进行汇总与归纳。如果在调用某些档案的时候， 只要输入相关的信息， 所匹配的管理软件就能够呈现出那些档案的精准存放位置，也包括文件摘要方面的具体内容。如果要尽最大可能缩减检索时间， 就会极大提升它的准确率，也能确保信息的全面。

3.2 进行库房管理的现代化及电子化

伴随计算机信息技术的持续更新进化， 事业单位相关的工作人员就能够建立健全相对应的一套管理系统，该系统也相应地符合现代化标准的档案库房。

3.3 积极配合和辅助档案业务工作。

档案业务工作种类繁多，包括很多细节的内容，例如对档案的收集、保管、整理、鉴定、利用、销毁等相关程序和行为。在档案业务的一系列流程里， 其工作事务十分繁重， 也会产生众多档案信息， 这个时候就可以用计算机来操作。

3.4 要通过多媒体技术， 把纸质文件转化成电子文档

3.4.1 要积极建立与之相适应的强大数据库， 把数据库本身的系统和结构都趋向于更规范，更符合标准化； 将多媒体作为工具，把静态图片、图形、声音、活动影像等等都整合起来，进行统一化的集成管理， 再根据光盘的诸多特点，比如读写速度快、容量大还有能够对原文件进行直接检索等等，还可以与计算机直接联网来应用，并且十分方便， 将纸质档案变为电子文档， 将其在光盘上保存即可。

3.4.2 经过授权之后， 就能够让编研者能直截了当地从自己所对应的客户终端， 把数据进行检索，然后直接查询，并且下载， 这一系列步骤可以给事业单位的相关档案管理者带来很大方便。

3.4.3 要建立档案管理相对应的网络系统

当前，计算机和网络应用十分普及，档案管理也必须要突破传统， 与时俱进进行现代化管理， 这样才能够满足现代化的应用需求。事业单位也必须要根据自身的需要和实际要求， 要建立相应区域的局域网， 还有与之相关的档案管理相关的网络， 这样不仅仅利于对相关资源的充分有效的共享， 还能够让档案室和相关科室沟通更顺畅，为双方搭建信息交流的桥梁， 要积极让档案管理实现现代化及电子化。

4 结语

要深刻明白一点，档案是事业单位特有的独一无二的信息，其重要地位一定要特别重视。其行为和管理也要与之其地位相匹配。许多事业部门的档案是独有的原始记录， 有些甚至包含着独有的专利知识和技术，这些档案有些能够为社会创造更大的财富，从某种程度上来讲，还能促进社会主义社会的和谐发展，所以运用现代化及电子化管理档案工作，意义十分重大。

参考文献

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