医疗卫生档案管理的安全保密规范化实施策略探究

张建民

摘 要：医疗卫生档案中，档案保存是一个长期的过程，需要对档案信息资源进行妥善封存和保管，医学研究等一些信息资源，涉及到尖端科学研究或者国家利益，需要严格保密。本文分析了医疗卫生档案管理安全保密规范化的重要性，并阐述了医疗卫生档案管理的安全规范化措施以及管理的保密规范化策略，以期促进医疗卫生档案管理的科学规范化。

关键词：医疗卫生 档案管理 安全保密 规范化

医疗卫生档案是在防病、治病和医疗卫生监督管理活动中形成并归档的科学技术文件材料，又称医学科技档案，包括疫病防治档案和卫生监督管理档案两部分。其中，有些档案内容，可以对外公布，进行交流，通过公开、交流，可以为经济建设、医学研究、社会研究和科学研究服务；还有一些信息资源，涉及到尖端科学研究或者国家利益，需要严格保密。这些档案是不能轻易泄露、完全公开的。卫生医疗机构档案繁杂、信息众多。医疗卫生档案中，档案保存是一个长期的过程，需要对档案信息资源进行妥善封存和保管。如何保证医疗卫生档案管理既能合理有效利用又能够安全保密？解决这一问题，需要医疗卫生档案部门实施安全规范化管理。

1 医疗卫生档案管理安全保密规范化的重要性分析

档案管理安全保密工作是以档案资源为对象，信息技术、计算机技术以及网络技术等为手段，以档案工作为依托，以档案管理学理论为指导，按照国家档案行政管理部门以及档案信息社会管理的实际需求开展档案采集、保存、管理、开发以及利用的现代化、规范化管理过程。随着信息化时代的到来，加快档案信息化管理已经成为一种必然趋势，这样才能够充分地利用档案资源，为国家和社会的发展提供强劲的动力。但是，档案信息安全保密工作面临众多威胁，给档案管理工作人员的工作增加了很大的难度，为了充分发挥档案管理工作在档案安全保密、信息化管理中的作用，就应该创建档案信息安全管理体系。同时，档案记录国家及其服务机构的重要历史活动，和一般的信息存在一定的差别，其内容可能直接关系到国家安全、国际机密等，尤其是政治方面、科技方面、军事方面以及经济方面的档案资料必须进行重点保护，一旦不法分子盗窃或者篡改上述信息，将会对国家、社会以及民族等造成无法估计的损失和巨大的危害，由此可见加强档案管理安全保密和信息化管理工作的重要性。

2 医疗卫生档案管理的安全规范化措施

2.1建立工作人员进出库制度

档案库房是保存档案的重要场所，必须对进出库房的人员、时间、方式等进行严格规定。一般情况下，档案库房只允许档案工作人员进入，非档案工作人员原则上不得进入库房。档案工作人员进出库房的限制性规定：非工作时间一般不允许进入库房；在库房内不允许从事与库房管理工作无关的活动；不允许携带饮料、食物进入库房；不允许在库房内吸烟、喝水、吃东西；库房内无人时应关灯、关窗、锁门。

2.2设立档案应急管理机制

档案应急管理和抢救是指档案室及档案形成单位建立相关制度和应急方案，保证在发生自然或人为造成的突发事件时，能够及时、安全地抢救档案，尽量避免或减少档案所遭受的损害。所谓突发事件是指由人为或自然因素引起的突发性危机，可能危及档案安全和严重干扰档案工作秩序，需要采取应急处置措施以应对的事件。主要包括：针对潜在的灾害风险，如水灾、火灾、盗窃、地震、爆炸等。编制档案应急抢救预案；在对永久保存的档案实行分级保管的基础上，优先抢救珍贵档案；模拟演习，提高和加强档案人员的应急抢救能力。

2.3严格库房温湿度控制

档案库房内的温湿度直接影响档案的自然寿命，一般档案库房温湿度标准为 14～24 摄氏度，45%～60%相对湿度。因此，档案室要在库房内配置精确、可靠的温湿度测量仪，随时测量并记录库房温湿度具体指标。同时，采取措施对库房温湿度进行调控，如，采用库房密闭方法隔绝库房内外温湿度的流通，并在库房内安装空调或恒温、恒湿设备，可以将库房内的温湿度人为控制在适宜的指标范围内。

3 医疗卫生档案管理的保密规范化策略

3.1一般档案的保密管理

档案库房管理是档案保密的重点，从总体上讲，档案库房应按照国家有关规定单独设立，但是有一些不具备条件单位，往往将库房附设在机关办公楼内。应注意的是，不是任何一间办公室都可以用做库房的。从档案保密的角度来看，应注意库房门窗的加固，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。对到规定保存期限且已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，該清册永久保存；办理销毁手续，经领导批准，方能销毁，销毁时应有两人以上监督，并在清册上签字。

3.2绝密档案的保密管理

除了按照要求建立健全保密制度之外，提高绝密医疗卫生档案管理人员的素质也是急需解决的问题。绝密档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特点。他们对保守党和国家的秘密，负有比一般工作人员更为重大的责任。因此，档案保密工作好与坏，医疗卫生档案管理人员的素质是关键。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止“无形”储存在头脑中秘密的泄密。由于档案管理人员经常接触党和国家的秘密，这些秘密随着人的社会活动被带到各个复杂的场合，往往一句话，说者无意，听者有心，在不知不觉中就泄露了秘密。所以，档案人员无论在什么场合，都应把保守国家秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务。

4 结束语

综上所述，通过对医疗卫生档案管理的安全保密规范化实施策略分析可知，要在医疗卫生档案管理中，建立健全卫生医疗保密制度，规范档案分类、整理、外借等操作。对各类档案资料划设密级，分级管理，对于完善医疗卫生档案安全有着十分重要的意义，在日益信息化的档案管理工作中更加突显其必要性。

参考文献

[1]于红红.医保档案管理的规范化研究[J].办公室业务，2017（04）

[2]苗红梅.档案规范化管理的策略研究[J].档案管理，2016（28）

[3]王莉华.高校档案管理的安全保密规范化实施策略探究[J].管理学家，2015（04）

[4]包明涛.高职教学档案的规范化管理策略探究.人才资源开发，2016（28）