供电企业档案管理存在的问题及对策研究

吕昕洪

摘 要：供电企业掌握着用户的用电信息，对供电情况进行记录，为基层提供可靠的数据，供电企业中数据较多，因此需要进行定期有效的跟踪，本文就对基层供电企业的档案管理中存在的问题进行了分析，并且提出了相应的建议进行参考。

关键字：供电企业、档案管理、问题及对策

1 前言

供电企业的档案管理内容主要包括电力建设工程档案、电力企业行政档案、企业会计档案、供电档案，按照档案的形式划分有可以分为文书档案、图片档案、数据档案、电子档案，多媒体档案，用于企业的不同职能部门，并且档案的管理量也比较大，给档案的管理带来了一定的难度，随着科技、文化的进步，档案的管理方式也有了很大的發展，但是要想取得高效益，就要不断地总结和分析，善于发现解决问题，这样才有利于供电企业的长久性发展。

2 供电企业档案管理的重要性

企业档案是企业在设立、生产、经营时直接形成的有参考、保存、利用的各种文字、图标、声像等不同形式、不同款式的历史记录。企业的档案是企业的财富，他不仅仅是企业的历史面貌的原始数据的依据，他对于企业今后的发展也有重要的借鉴依据，也是企业避免法律风险，维护企业权益的证据。

3 供电企业中存在的问题

社会的发展个企业管理带来了新的理念，企业的档案管理也朝着更具体化、复杂化进行发展，给企业的管理带来了一些机遇和挑战。然而，一些企业依旧采用过去的管理方式，导致无法适应时代发展，无法进一步提高企业管理的科学性和有效性，因此本文就对现在出现的问题进行分析：

3.1 前期的管理不当为后期带来困难

一些一次性档案由于数据的复杂给管理人员带来了困难，加上部分企业没有重视起档案的管理。为档案的后续管理带来了困难。

首先，许多供电企业没有制定有关一次性档案的收集、处理以及管理上的制度，导致了企业在进行数据采集时数据及信息无规可循，造成了原始数据的杂乱、分类不明确等信息缺漏的现象，给后续的管理带来了不良影响，其次是部分基层供电企业在对档案进行处理中没有对信息进行加工，导致了无关数据的出现，加大了一次性档案的信息量，降低了档案信息的有效性，最后在对档案进行归类整理是，管理人员没有达成归类工作的一致性，导致了档案的归集分类的混乱，影响了档案的顺利进行。

3.2 管理水平低 缺乏监督

档案对供电企业的正常运行起着重要的作用，但是由于档案的发展产生的效果不能立竿见影，因此，一些供电企业就不够重视档案的管理，一些企业依旧采用传统的管理方法，没有对管理工作进行考察，导致了管理的水平较低，长期阻碍着企业的发展，一些企业只完成了档案的整理和归类，没有对档案的所属部门，内容类型，实践等内容进行归类，导致了档案信息的归类过于简单，无法为企业提供科学的有效的依据，还有，企业档案管理部门没有制定高效的管理制度，给档案的查询带来了难度。降低了档案管理的有效性，不利于企业的管理和发展。

3.3 档案人员不足 人员素质不高

由于档案管理人员没有进行专门的培训，后期也没有进行定期培训，导致了综合素质不高，对企业的发展不利。

部分供电企业的员工只有少数是正式员工，并且人员的聘请也是在年中年末进行招聘兼职人员，兼职人员并不了解企业的运行，组织结构和规章制度，并且缺乏责任和专业的素养，降低了企业档案管理的质量和效率。许多企业不重视人员的培训，造成了档案管理水平的无法提高，并且和时代的脱轨，因此要想提高管理水平就要提高档案管理人员的专业素质。

3.4 档案管理信息化程度不高

由于供电企业的日常业务细致，导致了企业的档案量较大，并且档案的载体为纸质，记录和保存起来有一定的困难和风险，虽然时代的进步为档案的管理提供了搞笑画的管理途径，多媒体时代的到来使得当哪的管理更加的快捷高效，但是企业没有充分的利用档案的信息化进行管理，依旧采用手动保存或者用简单的表格进行保存的方式进行，导致了数据和文本都要进行手工的录入，降低了工作效率。

4 供电企业档案管理的对策

当前的供电企业在档案管理上存在了许多的问题，虽然这些问题不会对企业的经济效益造成影响，时代在不断地发展，企业也需要进步，不能因为管理不善而影响企业的信息混乱，最终影响市场、管理、经营等方面的决策，对企业的可持续发展带来消极地影响，因此，我提出了以下几条建议供参考。

4.1 提高人员素质，进行专业培训

通过每年定期的举办当那管理培训班进行学习和强化档案的管理、收集、分类的知识，掌握好数字档案的操作和应用，专职人员通过理论实际相集合的方式进行现场教学，取长补短，提高人员的业务素质，开展集中地培训，集中地利用人力物力财力的资源，把人员进行集中培训，在学习上进行相互沟通、探讨、增强档案管理人员的学习的系统性和专业性。

进行个别的指导，组织业务能力强的教师进行培训后的单独答疑上级部门进行手把手的传帮带，培训各类载体的收集、整理、分类、组卷和数字档案管理的系统实践操作，引导新入职的人员进行档案的编排工作，根据结果进行点评，汇总存在的问题和进行改进，短而快的提高档案人员的理论和实际操作能力。个别指导比组件业务学习班更要经济和高校，因此个别指导也是档案管理的一个重要手段。

4.2 进行多元化管理

企业要充分的了解现阶段的经营发展情况，通过各个部门的工作绩效的考察，把职能类似的部门进行合并，对结构复杂的工作内容和范围较广的部门进行合并，对结构复杂的进行细化、拆分，促进企业的组织结构的合理化，进行完善、科学的管理结构把企业档案的管理职责进行明确，提高管理的有效性。

电脑和网络技术的发展，对档案管理是一个新的机遇和挑战。合理利用数字化档案管理系统来培训档案管理人员，是当今档案管理培训的必要手段。供电系统可以统一的采用《国家电网档案馆信息系统》的信息平台，并邀请专业人员独一档案管理人员进行计算机方面的培训，进行定期或者不定期的在线数字档案检查和指导，进行督促，及时的解决问题，定期的通报公司档案的完成情况，指导各供电公司人员进行档案的整理和归档，提高供档率和完整率。

4.3 加强合作

定期的开展档案管理人员的互查工作，各类专职档案的管理人员要检查兄弟单位的档案年度归档整理的情况和归档的及时率，进行年度绩效的考核，了解各个公司档案管理现状，协助做好档案的诊断工作，有针对性的进行业务的指导，先进的对落后的进行帮扶，带动管理基础薄弱的供电公司提升档案的管理水平，为档案管理人员提供可以沟通交流的机会，营造一个好的氛围。

组织档案工作人员参加国家档案、省市档案局、省电力公司等上级单位举办的业务培训，通过培训使得档案工作人员可以及时的了解档案的工作新动态、新方向、掌握好档案规章、标准和规范，为档案的工作奠定一个坚实的基础。

5 结论

当前的供电企业不仅具有提高档案管理效率和质量的需求性，在飞速发展的时代背景下，要有档案管理改革的迫切性，要提高员工的素质，进行科学化的管理，提高管理水平。促进档案的管理的有效性，为企业的发展提供保障。

参考文献

[1]基层供电企业档案管理存在的问题分析及改进策略.陈娟

[2]探索新形势下县级供电企业档案管理专业培训的新途径.林敏芳