关于加强医院人事档案管理工作的思考

黄东英

摘 要：人事档案的管理也是医院管理中十分重要的一个部分，是职工个人经历、政治思想、业务能力、工作实际等内容的真实记载和反映。管理好人事档案，对人才资源开发起着重要作用。本文分析了医院人事档案管理目前存在的问题，并提出加强医院人事档案管理的相关建议，以期提高医院人事档案管理水平。

关键词：医院；人事档案；创新；管理策略

新时代，医院的发展是以人作为核心，注重医院人事档案管理工作，是完善和医疗卫生体制改革的重要环节。人事档案是医院宝贵的财富，重视和加强医院人事档案管理工作，充分利用人事档案的资源优势，合理分配医院人力资源，能有效促进医院可持续发展。因此如何加强和完善医院人事档案管理工作是各医院管理者所需要深刻探讨的一个重要课题。

1 医院人事档案管理目前存在的问题

医院人事档案存放没有统一要求医院人事档案能为医院的日常人事管理提供重要依据，对整个医疗事业来说至关重要。因此医院人事档案必须真实、客观、安全。所以，对于医院的人事档案应当建立严格统一的存放制度由专人管理，来确保医院人事档案的安全性和真实性。但就目前的现状来说，医院的人事档案管理人员工作负担较重，而相关人才也是供不应求，导致相关的工作人员不能及时的添补、分类、汇总、存放。而且，医院人事档案随着时间流逝和人才队伍的不断增加，会造成医院人事档案的管理人员工作负担越来越大。对未来档案的储存空间来说也是一大挑战。

医院的人事档案管理模式过于落后社会不断发展的过程中，人事管理制度也在不断的完善改进，随着医院人才流动性逐渐增大，相关的文件手续也随之不断的简化[1]。例如：在招聘新员工时无需签订聘用合同入档即可入职，对人事档案的管理方面略有松懈，要求在不断降低。随着医院人才的流动性逐渐增加，人事档案需要随之转移，很多人因为转档手续的复杂放弃了转移档案，导致了人档分离现象十分严重，从而进一步导致了人事信息、资料不能时时更新补充，降低了档案的使用效率，缺乏了参考价值。目前，档案管理信息化水平不高，缺乏统一的专门的管理系统。

管理人员缺乏档案管理理念目前，医院档案管理人才供不应求，导致档案管理人才极其缺乏。而且缺乏专业的有丰富经验的管理人才，导致很多人事档案管理人员面对数量巨大的档案无从下手。导致人事档案管理人才工作负担较大，不能及时收集档案材料及时归档。部分人事档案管理人员的职业素养和责任感不强，不能完全按照统一规范来归档，缺乏人事档案的管理理念。因医院人事档案目前来说信息化程度不高，只能进行传统的手工方法编辑、检索，工作量大，操作难度也大。

2 加强医院人事档案管理的相关建议

2.1 进一步完善人事档案管理工作基础设施建设

医院有关领导应该进一步加强人事档案管理理念和意识，增加人事档案管理人员编制，为人事档案管理工作输送人才，增设符合档案保存环境的库房，为人事档案管理工作提供足够空间，从而提高档案的利用率和利用价值。合理建设医院人事档案管理人才的队伍建设，完善相关考核制度与激励制度，保障人事档案管理人才的稳定性。人事档案管理的工作人员应定时补充、更新档案内容，保证人事档案的完整性。

2.2 促进人事档案管理工作信息化，提高人事档案的可利用性

就目前来说，人事档案管理工作的全面信息化是当前的一项重大目标，随着信息化水平的不断提升，人事档案信息管理系统能更加有效率的反映出人员资料、个人特色以及过往的履历，所以，构建计算机网络信息系统实现信息化管理人事档案是势在必行。建立人事档案信息管理系统可以建立全体员工的档案目录以及快速检索功能，能够及时更新、补充、整理档案内容[2]，如：近期的获奖证书、专业技术职称、绩效明细的人事资料，可以实现人力资源的动态管理，能够通过检索以及目录快速的查询员工的所有信息，对员工的履历全面掌控。这既能减轻传统的医院人事管理档案工作人员的工作负担提高工作效率，而且可以提升档案的利用率、有效性、及时性。我们可以通过人事档案管理系统实现远程的查阅功能，实现储存巨大的人事信息，并且能通过系统自动分析、汇总、归纳，为院方领导及时提供相关的资料信息，为医院的人才培养、考评职称、评优晋升提供可靠的依据，实现高度利用人事档案，从而进一步带动人才的培养，保障人才的稳定性，为医疗事业今后的發展打下坚实基础。

2.3 收集、更新有价值的人事档案资料

医院人事档案是员工评优晋升、职称考评、加薪提干的重要依据，因此，保障人事档案有参考价值是十分必要的。对此，档案管理人员应尽量收集重要的、有价值的资料，并做到及时更新，为人事考核提供可靠依据[2]。就目前来说，档案的内容大多是片面性的内容，无法体现个人的综合素质以及综合能力，因此，可以将一些能全面反映个人综合能力和综合素质的资料加入到人事档案中来，例如：患者评价、平均工作量、科研成果等。这样可以综合的体现个人的情况，可以更加全面、公正的为医院的人力资源管理工作提供可靠的参考内容。

2.4 加强档案管理人员的专业能力和综合素质

档案管理人员的专业能力和综合素质的高低，是做好档案管理工作和保证档案质量的决定性因素。要完善对人事档案管理人才的培养计划，系统的进行专业的培训，构建人才梯队，保障核心人才的稳定性，同时加强人事档案管理人员的责任感和使命感，弘扬奉献精神。工作过程中，首先，要有足够的经验和专业能力去甄别材料的真伪，通过汇总、分析、归纳提炼出有利用价值的信息，严格避免档案内容的伪造、作假行为，为人事档案的真实性进行严格把关。其次，要加强档案管理人员的综合素质，它将直接影响着人事档案管理工作的效率。这就要求了人事档案管理人员要具有深厚的理论基础以及相关的专业医学知识，同时，还应该具备公文写作、办公软件的使用的相关综合素质。应当具备深厚的专业基础知识，严格按照归档范围、档案的真实情况、内容完整度、精确度、编排、整理等六项指标对人事档案进行把控，可以为档案利用者提供更加优质的服务品质，为人力资源管理工作提供可靠的参考内容。

3 结语

人事档案为人力资源的管理工作提供服务，使医院的人事档案管理工作得以高效、安全的进行。因此，医院人事档案管理工作应进一步完善基础设施建设，促进人事档案管理工作信息化，收集、更新有价值的人事档案资料，提高档案管理人员的专业能力和综合素质，促进医院可持续发展。

参考文献

[1]张惠琴，陈春红.新时期下如何做好医院人事档案管理工作[J].当代医学，2012，18（16）：28-29.

[2]童旭霞.关于加强民营医院人事档案管理工作的思考——以温岭市民营医院为例[J].黑龙江档案， 2014（6）.

[3]王玮.浅谈如何加强医院人事档案管理工作[J].才智，2014（25）.