事业单位档案管理模式的建构和优化研究

朱小玲

摘 要：档案管理工作是事业单位工作的重要核心内容，在其中发展中起着推动性的作用。随着科技进步和社会发展，事业单位档案管理工作面临前所未有的挑战和契机，备受社会各界广泛关注。

关键词：事业单位；档案管理；保管；档案搜集

事业单位档案管理工作主要是指将档案的记载、整顿、保存等服务相加的过程。此工作环节较多且较为繁杂，大量信息的储存能让工作人员通过阅读相关档案便能获取想要得到的信息，大大提高工作效率。然而在其发展中，不可避免会出现一些问题，只有不断将问题优化才能进一步提高工作质量。

一、事业单位档案管理工作中存在的问题

1.管理制度只做表面功夫

事业单位档案管理工作中最严重的问题就是档案管理制度不够健全和完善，现阶段，有些企业单位缺少对档案管理工作必要性的认识，对国家下发的《档案管理办法》、《档案法》等有关法律法规没有足够的研究和认知，没有根据实际情况和自身特点设立专属本企业的管理制度。虽然有些企业及时设立相关制度，但并没有贯彻落实，只做表面功夫。不完整的档案管理制度也存在于事业单位中，管理制度的不健全造成档案管理工作无法正常开展，缺少相关参照依据和落实准则，使其工作较为杂乱无章。

2.信息化程度严重匮乏

在科技如此突飞猛进的今天，计算机逐渐被应用到人们的生活和工作中，其能为人们提供较高效率的服务工作，档案管理也顺应形势引入计算机技术，让工作变得更加游刃有余。但有些事业单位中，并没有将此技术广泛使用，导致工作效率和质量大幅度降低，与此同时，事业单位已存在的单子文件的监管方式也比较匮乏，不能有效引用高科技信息化技术进行档案管理工作。

二、事业单位档案管理模式的构建和优化策略

1.健全和完善事业单位档案管理模式

在事业单位档案管理过程中，缺乏完善的管理模式，档案工作机制不健全，是制约档案管理质量提升的主要问题。因此，应该积极构建和完善档案管理工作机制。对于没有构建档案管理机制的事業单位，应该及时认识到档案管理工作的重要性，并积极建立完善的档案管理工作机制，规范档案管理流程。同时，应该对档案管理模式进行优化，并不断完善档案工作程序，提升管理效率，改掉传统管理模式存在的缺陷和弊端，有效提升档案管理工作的整体质量。

2.提升事业单位档案管理的信息化程度

信息化已经成为档案管理领域的重要发展趋势，因此，事业单位也应该对现有的档案管理体系进行优化升级，提升信息化管理水平。由于一些事业单位对于档案管理工作不够重视，因此相关的工作设备也十分陈旧，根本无法适应新时代档案工作的需要。针对这个问题，事业单位应该专门拨付一部分资金，对档案管理设备进行更新换代，引进先进的档案管理设备和管理技术，将档案管理工作从传统管理模式逐渐过渡升级到信息化水平，从而有效提升事业单位的档案管理质量，在此过程中也能为事业单位节省大量的人力和时间成本，有利于事业单位整体工作效率的提高。

三、事业单位档案规范管理内容

1. 规范档案搜集

档案搜集是规范管理的第一个环节。管理人员要把握好这个环节的工作，需要日常工作中常常与事业单位各部门间的同事保持良好的沟通工作，及时了解各部门的工作动态，这样能及时做到搜集档案。为避免搜集过程中有档案出现遗漏，管理人员要保持细心的状态，大范围地进行搜集工作，对于搜集来的档案还要及时进行梳理，将内容重要的档案留下，不重要的档案排除，然后将筛选后的档案进行集中化管理。

2.规范档案整理

搜集档案是为了方便后期相关部门对档案的调用。因此，整理档案也是必不可少的工作。如果档案整理混乱，那么后期在调用档案过程中必然比较麻烦，工作带来阻碍，也影响大家的工作效率。而档案整理规范的话，后期的档案调用工作肯定畅通无阻。因此，管理人员要保持清醒的头脑，条理化的工作思路，对搜集而来的档案进行整理，整理工作需包含三方面：首先是对档案分类，其次是对档案组合，再次是对档案编目。

3.规范档案鉴定和保管

事业单位在长期的工作中会不断产生文书档案，累积的档案数量会越来越多。如果不进行及时地处理，就会让管理工作越来越繁琐，不但加重了管理人员的工作负担，也使得相关部门在调用档案过程中受到较多的阻碍。为了防止这类事情的发生，提升管理效率，档案鉴定和保管工作就显得尤为重要。管理人员需要每隔一段时间，查验档案的基本情况，关注每份档案的保管期限，对于超过了保管期限的档案，就没有必要继续保管，管理人员要将这类失去实际效用的档案进行及时的销毁工作，减轻档案数量。

4.提高档案管理人员的专业水平

在事业单位档案管理实践中，制约档案管理工作质量提升的另外一个主要原因就是管理人员的专业素质不高，因此，提高档案管理人员的专业素质，也是构建和优化事业单位档案管理模式的重要环节。对于事业单位来说，应该安排一定数量的人员专门从事档案管理工作，并且这些从业人员应该具备一定的档案管理知识，这样才能在管理工作中实现不断优化。有条件的事业单位可以聘请有关领域的专家学者，对档案管理人员开展定期或者不定期的培训，从而提升档案管理人员的专业素质，也可以加大投入力度，从外部引进一些优秀的档案管理人才，优化人才结构，提高档案管理人员的整体水平，为档案管理模式的构建和优化奠定坚实基础。

5.加强档案的信息化管理和服务质量。

首先，事业单位档案管理适应时代发展需求，全面结合互联網和资源特点，推动档案管理的现代化发展。这就需要事业单位领导人员增加档案管理投入力度，及时采购最为先进的现代化设备设施，为档案管理工作从手工转向智能提供有利基础。其次，相关工作人员要改变理念，监管相关部门主动建立互联网数据库、应用科学信息技术，尽可能设立部门内部信息共享体系，提高档案信息创建和服务质量。在这种条件下，事业单位还要加强宣传教育工作，一方面监督有关部门为档案管理工作给予大量紧贴单位现实、具有收集价值的资料，为单位档案创建给予数据信息供应；另一方面强化不具有保密性档案的使用率，让档案文化商品走进家庭、走进社会，让档案变成单位在外宣传的媒介。

总之，档案管理工作是事业单位的重要工作之一，应该给予足够重视。事业单位应该不断创新和优化档案管理模式，提升档案信息化管理水平，构建健全完善的档案管理工作机制，促进事业单位档案管理工作质量进一步提升。

参考文献

[1]程巧玲.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].科技创新导报，2014（20）：198-198.

[2]贺兰瑛.探讨事业单位档案管理中的电子档案管理[J].决策与信息（中旬刊），2016（10）：212.