档案管理的创新与服务模式探究

杨芳

摘 要：档案管理工作是事业单位进行管理工作的基础组成部分，随着我国社会的高速发展，传统的管理体系和管理模式已经不能满足现有的要求，新形势下的事业单位管理应当顺应当前的形势进行整改，使用创新的方式方法来不断完善事业单位档案管理的服务模式。鉴于此本文就信息时代中档案的管理创新与服务模式研究展开详细的探讨，并提出相应策略，以供参考。

关键词：档案管理创新；服务模式；问题研究；应对策略

一、当前档案管理与服务中存在的主要问题

随着信息技术的快速发展，传统的档案管理模式已经难以满足信息化、一体化的档案管理需求，为了提升档案管理效率，建立高效、便捷的档案管理服务体系就要着重分析目前档案管理中存在的主要问题，只有找到限制档案管理效率提升的主要原因，才能进一步制定出优化方略来建立信息化档案服务管理体系。

（一）信息化管理体系建设的不完善

目前我国档案信息化的建立趋势发展来看，当前影响档案馆效率提升的主要原因是档案管理服务机构没有建立完善的信息化管理体系，没有结合互联网的信息交互优势及信息数据传递优势建立全方位的数据化档案信息服务机制，来提升档案管理效率。一方面是个档案管理及服务机构的工作人员思想意识严重固化，没有形成完善的创新意识，将创新性思想运用到档案管理服务当中，适时的引入信息技术，来创新档案管理及服务体系，提升信息交互效率。另外一方面档案管理及服务机构，缺乏严重的硬件基础设施，其智能化终端、信息终端、数据服务高端的数量严重不足，不能形成集中性的档案信息交互处理、存储、保存机制来满足用户的信息查询需要。同时受到传统档案管理意识限制，以管理人员的但管理思想状态还居于传统管理思路之内，不能根据信息化时代的信息服务理念，整合数据资源，建立特色化数据库来进行档案信息储存，形成特色化信息服务机制来满足用户的个性化需求。

（二）档案部门的内部组织体系不够健全

档案管理及服务机构内部组织体系不够健全，也是限制其管理效率提升的主要原因。目前很多档案管理及服务机构具体的管理措施及管理规章制度难以有效落实，其人员缺乏制度意识，不能按照相应的档案管理流程标准进行相应的数据处理和档案保存，导致档案信息的利用率较为低下，无法形成集中化的数据资源优势，来满足各领域用户的查询需要。同时，部分档案管理工作较为混乱，很多档案管理人员认为档案管理不需要具体的规章制度对管理流程详加规定，也不需要具体的管理标准，只需要按照传统模式进行管理即可。這种缺乏制度意识的表现不仅让档案管理工作陷入了混乱状态，而且由于其管理不严，档案信息数据难以有效的进行收集，其具体管理办法形如虚设，无法形成统一的档案管理体系来满足用户的信息查询及档案借阅需要。最后档案管理人员的责任心不够，在档案借出和归还时没有执行相应的标准，导致很多档案资料丢失或不知去向，甚至还有些档案人员借此在档案资料上做手脚，私自涂改文字或数据资料，严重损害了档案的真实性和利用价值。这些原因都导致档案服务机制及管理体系难以有效健全，无法保障档案管理工作的常态化开展。

（三）档案管理基础设施较差

档案管理基础设施较差是限制档案管理效率提升的另一主要因素。其基础设施较差主要表现在，档案工作标准不高。由于经济条件限制，大部分档案管理机构档案室建设不够标准，未按照科学的建设流程进行基础建设。同时很多档案管理及服务机构的档案室保管条件简陋，防虫防霉设备不配套。有些单位因受到办公条件限制，很少有专用的档案库房，而是与办公室合为一体，既影响了办公效率的提升而且也限制了档案管理效率，很多档案由于在潮湿阴暗的环境下长时间存放导致发霉或变质，纸质文献资料价值严重降低，损害了档案的价值性和可利用性。

二、针对当前档案管理与服务方面存在问题的应对措施

（一）树立创新意识 建立信息化档案管理体系

要想针对当前档案管理及服务中存在的问题进行有效控制，就要转变思路，树立创新性思想意识和息化工作意识，打造信息化档案管理体系，全面引入信息技术来提升档案管理效率。这就要求专业的档案管理部门要设置相应的预算资金，通过建立专业的档案信息化管理体系及服务机制来扩大档案信息的使用范围，这就要求但管理机构一方面要结合信息技术建立线上信息服务平台来满足社会用户多方面当然信息获取的需求，另一方面档案管理及服务机构要在引入计算机技术的前提下，结合自身的管理模式，优化自身的内部组织架构，根据自身的档案管理特点建立完善的信息化操作模式，要着重于档案管理人员信息素养的提升，加强其专业化培训，通过招聘引进专业的信息技术人才来提升整体的工作效率，促进信息化档案管理机制的完善。

（二）提升档案管理人员工作的积极性

档案服务模式要想全面创新就要提高管理工作人员的积极性，通过建立优化的管理制度来激发档案管理人员潜在的工作欲望，让其能保持较高的热情和较大的兴趣从事档案管理工作。档案管理工作是枯燥乏味的，其工作流程往往是单一循环的，由于运用传统落后的工作方式使一些工作人员长期存在工作懈怠的情绪这就造成了档案服务效率的降低。也正是由于服务的落后和落伍让整个档案管理工作失去了前进的动力。因此必须要树立创新性发展模式，打造统一的规范和标准，在档案管理工作中要引进激励机制，放弃铁饭碗的传统，积极的运用聘用制度，对单位现有工作人员实施公平竞争，竞聘上岗的管理原则。要从根本上激发档案管理人员的活力和工作欲望，全面促进档案管理人员转变思路，以此来提升档案管理效率。

（三）从根本上建立健全档案管理制度

档案服务模式的创新还要从根本上建立健全档案管理制度。俗话说：“没有规矩不成方圆”。档案管理制度就是规矩，没有规矩对档案管理工作流程、工作程序及处理方法予以具体规定，就不能突出档案管理的特点及优势。这就要求，档案管理及服务机构要根据自身的管理实际及发展模式，在适应单位需求的前提下，建立统一的档案管理服务制度。制度要简洁易行，简明实用，可操作性强，要树立具体的制度目标，通过结合人员的工作情况对员工的工作予以具体规定，要着力突出员工的工作表现适当引进绩效管理制度激发员工的工作欲望。同時档案管理制度的建立要坚持制度约束的双向性，既能够约束领导，要能够有效约束员工，领导的行为和形象，直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主体，是制度主要约束对象和执行者。这就要求领导要在制度的约束下努力履行自身的岗位职责，而档案管理人员要在制度的约束下树立创新性思想，能够将创造性的工作方法应用到具体的工作过程中，提升档案服务效率。

三、结语

在信息技术的影响下要想创新档案管理及服务机制就要树立创新性发展意识，要结合档案管理工作的具体流程及方法健全管理体系和制度，以制度为档案管理的根本出发点和立足点，促进档案管理效率的提升。

参考文献：

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