公立医院办公室档案管理特征与策略探究

陈月琴

摘 要：新医改对公立医院提出更高的管理要求，办公室作为公立医院管理层级中的重要一环，急需提高管理水平，其档案管理工作科学有否、有效与否直接影响着公立医院的现代化管理进程。接下来就从公立医院办公室档案管理特征着手，探究几点策略，促进档案作用的充分发挥，助力公立医院提高管理水平。

关键词：公立医院；办公室工作；档案管理；特征与策略

公立医院是中国医疗服务体系的主体，新医改则进一步强调公立医院的公益性，这就需要办公室充分发挥出自己作为轴心部门的内外统筹、承上启下、上传下达、左右协调等重要职能，对内为公立医院的领导与其他科室提供服务，对外联系上级主管部门与相关职能管理部门。所以办公室文档具备覆盖面广、内容繁多、形式多样等特征，如何利用现代信息技术手段加强办公室档案管理是重要课题。

一、公立医院办公室档案管理特征

公立医院办公室档案主要由文件资料组成，有上级主管部门下发到医院的文件材料，涵盖国家、省市卫计委下发的、要求公立医院贯彻执行的一系列法律法规与条例制度等，以及其他相关管理职能部门下发到医院的制度性文件；有以公立医院的名义颁发的文件，涵盖签发稿与印制稿、重要文件修改稿等，以及公立医院提交给上级主管部门的请示、收到的批复等；有公立医院自行组织召开或领导参加的重要会议的照片、录像、文件、纪要、讲话等材料；也有公立医院的工作条例、制度、章程、规划、计划与总结、报告等；还有重要的信件、传真等，以及公立医院的大事记、所获荣誉与奖励、年鉴等材料。公立医院的办公室负责处理这些文件材料，包括收发、流转与催办等，其中形成的具备利用价值的文件材料必须及时归档，其档案管理具有几点明显的特征：

一是综合性特征，因为办公室本身就是有较强综合性的部门，档案来源广泛涉及公立医院的管理与科研等方面，工作内容丰富，文件形式较多。二是科学性特征，因为档案管理是基于管理学与统计学等形成的一项业务，不仅要应用现代管理内容，还要为其他部门提供科学管理依据。三是系统性特征，要求公立医院办公室档案人员严格遵循收集管理程序，并按照文件的内在联系科学分类、有效整理，利用制度与程序规范档案管理工作[1]。四是创新性特征，即公立医院办公室档案管理正在向缩微化与数字化发展，需要档案人员与时俱进，不断推陈出新。

二、公立医院办公室档案管理策略

（一）完善管理机制，奠定办公室档案管理基础

任何单位、任何管理组织要想正常有序地开展工作，就必须依赖完善的管理机制，公立医院的办公室也不例外，完善建立规范科学的管理机制是加强办公室档案管理的重要基础[2]。软和硬这两大因素则共同构成组织制度机制的两个主要方面，软因素强调人的作用，要求办公室在档案管理中要从人的实际需求出发；硬因素强调制度与规章的严明性，即办公室在开展档案管理工作时必须严格执行规章制度，任何人不得违反制度要求，把档案管理纳入日常管理范畴，预防档案工作流于形式。所以在量大因素的影响下，公立医院办公室才能真正落实档案管理工作，奠定办公室档案管理优化建设基础。

（二）改进管理方式，突破办公室档案管理重点

在当今的网络信息时代，传统的手工档案管理方式已经无法继续适应公立医院的现代化发展需要，所以办公室需改進传统管理方式，重视调查、整理档案利用者的实际情况，找到重点信息，把它作为档案管理突破口。在公立医院办公室档案管理中，为加快其信息化建设进程，就需公立医院加强信息化建设，把立卷改革、流程简化、网络建设与专题分类等作为办公室档案管理突破点，同时实现经济效益与社会效益。当在系统录入办公室档案时，则要细化到每一个工作环节，把这些档案归入同一个系统，有条不紊地开展档案管理工作。为促使办公室档案在保存环节不被损坏，可以延续其价值，就需规范管理和归档电子文件的流程，促进公立医院办公室档案的系统化、数字化与信息化管理。办公室还可尝试将业务考绩档案纳入其档案体系，把它变成档案管理工作的一部分，弥补过去的档案收集缺陷。在公立医院办公室的档案管理中使用大量网络、计算机与输入输出设备，促使档案资料从实态转变成虚态，实现逻辑收集，也就是信息收集。办公室在查阅档案、利用档案时也可利用网络进行查看、链接、下载等操作，为公立医院开展其他工作提供便捷档案服务。

（三）强化人员意识，提高办公室档案管理水平

目前，公立医院办公室档案人员的档案管理意识不够强，这是影响档案管理效率的一个重要因素，所以不管是公立医院办公室的管理者还是办公室档案人员都必须提高强化管理意识，管理者要积极和档案人员建立紧密联系，在共同努力中逐步强化档案人员的档案管理意识与理念，提高人员档案服务能力，为进一步加强办公室档案管理提供条件。对于档案人员的选拔必须严格把关，从政治素养、业务能力等方面严格考评，使其持证上岗，明确岗位职责，加强日常管理[3]。与此同时，办公室档案人员要注意提高专业能力与水平，清楚认识办公室档案管理的意义，明确档案的价值，由公立医院的领导者选择定期聘用专业管理人员培训办公室档案人员，确保档案人员在经过培训之后能深刻认识档案的作用，熟练掌握档案管理技巧。总体而言，培训办公室档案人员的专业能力不但有助于提高档案人员的素质与专业水平，还有助于提升公立医院整体形象。办公室档案人员也应主动接受专业档案管理知识培训，坚持丰富自身档案管理技能，更好地落实档案管理工作，提高公立医院办公室档案管理效率与水平。

三、结语

办公室档案管理是公立医院稳定持续发展的重要保障，办公室则是公立医院的重要部门，不仅要完成自身工作，还要协调管理、传达信息，所以业务繁杂，涉及的档案资料很复杂，需要完善档案管理机制，且档案人员在档案管理工作中要积极利用先进信息技术与手段改进档案管理方式，强化档案意识与专业能力的提高，从而促进公立医院办公室档案管理效率与水平的提升，为推动公立医院的现代化管理与发展进程贡献力量。

参考文献

[1]秦传库.浅议办公室档案管理工作的改进策略[J].经贸实践，2016（07）：154.

[2]白小薇.探讨如何提高办公室档案管理工作的效率[J].科技展望，2016（32）：218.

[3]孙福国.医院办公室档案管理工作的实践与思考[J].办公室业务，2017（23）：126.