浅析施工企业合同管理信息化建设

曹宇

摘 要：随着建筑行业竞争日趋激烈、政府監管更加严格，建筑行业已进入微利时代，施工企业原有的粗放型管理模式，已不能满足企业现阶段发展的需要。信息化建设为实现施工企业的集约化和精细化管理提供了平台。同时国家全面推进依法治国，全民法律思维和法治意识得到了快速提升，合法经营、合规管理成为施工企业发展的内生需要，进一步规范和提升施工企业的合同管控水平成为企业持续健康发展的必然选择。

关键词：施工企业 合同管理 信息化建设

中图分类号：TU72 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2018）01（c）-0119-02

1 建筑行业企业合同管理信息化工作的现状

目前建筑行业信息化建设总体上尚处于起步阶段，信息化建设程度在行业内部各公司之间进展不尽相同，尚未形成行业内统一的标准。施工企业信息化建设的地区差异较大，经济发展较快的东部地区和沿海地区，施工企业对信息化建设的重要性认识较早、信息化建设启动较早、信息化建设水平较之中西部地区也相对较高。施工企业内部各业务模块的信息化建设进度也不尽相同。财务板块的信息化建设一般起步较早，相对来说比较成熟。主要原因有两点：一是财务管理工作有统一的会计准则作为标准，财务工作的标准化为财务管理系统建设提供了基础保证。二是金融机构特别是银行系统的信息化建设已相对成熟完备，为施工企业财务系统的信息化建设提供了外部动力。合同管理信息化作为施工企业信息化建设的重要组成部分，其建设状况与企业本身信息化建设的进展情况大致相同。

2 施工企业开展合同管理信息化工作的意义

2.1 规范企业管理的需要

信息化建设是施工企业转型升级的必经之路，也是推进企业技术创新、管理创新和制度创新的有效手段，是企业获得竞争优势的最佳选择和必由之路。通过信息化建设能够提升企业的核心竞争力、保持企业竞争优势，提升企业综合管理能力和水平，提高公司经济效益。合同管理信息化作为施工企业信息化建设的重要组成部分，通过规范管理、再造流程、优化组织结构实现企业合同管理工作的系统化、规范化、标准化，有利于推动合同管控管理能力提升，有效防范各类合同风险。

2.2 提升企业管理效率的需要

合同是企业经济行为的基础，企业对外发生的经济关系均以合同为支撑。合同管理的规范化是防范企业风险的基础环节。施工企业分散的工作特质，对规范企业合同管理带来了先天性的不足。通过信息化手段能有效解决合同管理空间上的难题。工程项目部作为施工企业最基础的经济单位，其需要签订大量的经济合同。根据企业合同管理权限的划分，项目部签订的大部分合同需向公司机关申报和审批。通过信息化系统实现了远程办公，避免了业务人员频繁异地往来和对合同文本进行邮寄，节约了时间、提高了效率。合同管理信息化能够将企业合同管理人员从简单的台账登记、合同收集和整理等基础的合同管理工作中解放出来，合同管理人员能将有限的精力投入到合同管理工作中。

2.3 防范合同履约风险的需要

合同管理是一个动态监控的过程。合同风险防控应贯穿于合同管理的全过程。从施工企业管理的现状来看，合同管理仅仅只能抓住合同文本的审核关。由于施工企业分散性、项目部具备丰富合同管理知识和经验的管理人员缺乏，合同履行过程监控依赖于合同具体执行人个人的经验，缺乏一套行之有效的管控体系，难以有效管控。通过信息化手段能够通过规范管理、流程管控、远程监管等措施，使企业合同管理人员及时发现合同履约风险，有效弥补合同过程监控的短板。

3 如何推进合同管理信息化

合同管理信息化建设是系统性工程，涉及企业管理理念的变革、工作流程的再造、企业资源的整合和员工思想的转变。由于上述原因，信息化建设难以一步到位，必须分步实施。

3.1 转变企业全体员工的意识

合同管理信息化建设是一个系统性工程、一把手工程。推进信息化最大的难点在于员工思想的转变，特别是企业经理层思想的转变。

信息化建设对于施工企业而言，是痛苦的进程。信息化建设对建筑施工这样的传统行业造成的思想观念革新和传统工作方式的转变是巨大的，需要改变固有的工作习惯，面对来自企业内部的阻力。企业管理层要树立高管的信息化管理意识，信息化建设需要企业高层的认同与推动。公司管理层应具有开拓创新、破釜沉舟的勇气，以及统帅全局的执行力。对于普通员工来说，信息化改变了原有的工作方式和习惯，需要员工的理解与认同。特别是信息化管理系统建设初期，经常会出现系统设计不完善、不稳定和数据录入量大等问题，企业员工容易出现消极、懈怠，甚至抵触的情绪。信息化建设的难点不在于技术，而在于管理。这就需要加大对信息化重要性和必要性的宣传力度，使得企业高管层领导带头营造信息化建设与应用的良好氛围，鼓励信息化的建设者、使用者，全面推进信息化建设进程，帮助企业度过了企业信息化建设的阵痛期。通过信息化来提高企业法律风险防范能力和核心竞争力，创新升级，保持企业的竞争优势。

3.2 构建统一的合同信息化建设标准

一是要制定企业信息化建设总目标，设定企业信息化建设的总体方案。企业信息化建设要坚持总体规划、系统设计、分步实施的原则。分阶段逐步实现管理信息的高度共享，提高企业管理的现代化和信息化水平，明确每个业务子系统的建设目标。通过明确的责任目标，为合同管理系统的搭建制定标准。合同信息管理子系统的建设必须要实现合同管理的全过程管理。合同管理系统的建设不能仅仅满足于合同签订审批流程的设定，其应该是涵盖合同签订主体识别审查、合同订立审批、合同履行过程监控、合同结算、合同履行评价和合同统计分析的全过程合同管理的综合性系统。这也是破解建筑业企业地域分散、管理人员合同管理意识不足等的重要措施。

二是要制定统一的企业基础信息平台。信息化建设缺乏顶层设计、统一的系统接口和涵盖企业项目、人员、设备和物资等基础数据编码标准，由各业务部门自行实施，最易造成技术壁垒和信息孤岛。合同管理系统是一个综合性管理系统，其有别于向物资管理、设备管理、成本管理和人力资源等业务管理系统。由于企业对外开展各类经济合同均是通过合同为载体。合同管理系统的建设目标是要满足所有专业对外合同签订的需要，合同管理系统要做到与其他业务管理系统实现有效融合。构建统一的基础数据平台实现合同管理系统管控目的。

3.3 实现对企业现有工作制度和流程再造

合同管理信息化建设通过推动企业流程重组，促进组织结构优化。可使企业信息即时化、管控高效化、管理最优化、决策科学化，降低管理成本，从而提高企业快速反应能力。信息化建设要求通过对现有工作的流程化和表单化，以实现合同管理的规范化，最终实现合同管理工作的可量化。这就要求我们必须对现有的规章制度和管理流程进行有效的梳理，完善合同管理工作的各个环节的流程、明确指标和管控措施，为合同管理信息化工作明确目标。

参考文献

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[2] 李科.浅谈合同管理存在的问题及对策[J].北方经贸2015（11）：90，94.