浅谈事业单位档案管理的现状及对策

孔壮

摘 要 事业单位档案是事业单位工作中十分重要的一部分，是对整个工作进程以及财力物力利用情况的记录，是相关部门按照国家法规，科学有效地对当地事业单位工作的记录和总结，工作完成后给后人留下参考价值的经验。本文就事业单位档案管理现状与优化对策进行简要的分析。

关键词 事业单位 档案管理 优化对策

中图分类号：G270.7 文献标识码：A

1事业单位档案管理特征

事业单位是国家设立的一级组织机构，在我国社会注意经济发展中，事业单位承担着为社会服务的职责和任务，事业单位档案管理大量的信息，有的涉及到国家的机密文件，这些信息需要严格的保密，坚决防止机密的文件泄密，需要档案在管理的过程中必须做到严格保密。在我国事业单位是由国家出资建立的公益性组织，承担大量社会服务任务，社会各个行业的大量信息都汇集到这里，在市场经济的条件下，这些信息虽然不能转换成经济效益，但是事业单位仍要对这些信息进行保存，无条件的给国家和社会提供相关的信息查询，无条件的提供咨询工作，无条件的提供借阅的工作，为国家和社会无偿的服务。

2管理现状

（1）对档案管理工作重视不够。目前事业单位对国家颁布的法律法规解读不透，虽然国家已经颁布了《档案法》为了加强档案管理，但是档案管理工作仍然没有受到重视，管理缺乏有效的措施，传统的纸质档案没有得到有效的改进，管理意识单薄。在现代化市场经济的发展中，各行各业都出现了激烈的竞争，有些事业单位为了追求政绩，面对社会的竞争和大环境的影响，把主要的人力和精力都用在经济建设中去，档案管理等事务性的工作就被忽视了，从根本上忽视了这项工作。受传统观念的影响认为档案管理工作只是简单的抄抄写写，档案管理水平得不到提升，在实际工作中得不到创新，严重的阻碍了事业单位档案管理工作的长期稳定发展。

（2）缺乏專业的档案管理人才。档案管理工作需要专业的、有经验的人才进行管理，因为档案管理并不是一件简单的工作，需要管理人员具备系统的管理知识，但是在实际的工作中，学习档案管理的人员少，从事档案管理的人员不能系统的、科学的、专业的对档案进行管理，再加上相对于其它行业档案管理人员的流动性比较大，专业熟练的老员工少，业务不熟练的新员工比较多，导致档案管理的专业人才严重缺乏。

（3）档案管理设备落后。档案信息管理系统在当前普遍的应用，计算机处理信息的水平也在不断的提高，电子文档的广泛应用取代了传统的文书档案管理模式，办公自动化设备也显示出了强大的优势，但是大部分的事业单位档案管理的设备比较陈旧落后，信息检索、信息加密、归档、调档等需求难以得到满足，增大了工作人员的工作量，降低了档案管理的工作效率，工作人员对工作的积极性受到了影响。更不利于档案的开发、收集、利用。

3优化档案管理的措施

（1）提高对档案管理的重视程度。转变领导对事业单位档案管理的思想认识，重视档案管理制度的建设，从管理、资源、政策上给予指导、支持、倾斜，满足档案管理工作发展的各项需求，是档案管理制度科学、完善、健全，提供良好的外在条件使其健康发展。改变社会对事业单位管理认识上的不足，整个社会观念的转变并不容易，需要国家宏观层次对事业单位档案管理提供支持，使全社会共同关注事业单位档案管理。

（2）加强档案管理人员的培训和管理。提供事业单位管理人员的素质，明确管理人员的工作职责，建立完善的档案管理机制。增加各种类型的培训，科学合理的制定培训内容，使档案管理人员从理论到实践都有一个很大的提升，并且不仅仅是学到理论，还能把学到的理论灵活的应用到实际工作当中去。通过工作中长期的实践，促进工作快速顺利的完成。不同岗位对人员的要求是不同的，做好分工使档案管理人员明确自己的工作任务。对档案管理人员进行职业道德、专业知识、计算机技能三方面管理培训，当前我国事业单位办公的大环境是办公自动化，这就要求档案管理人员必须掌握计算机设备的应用，灵活运用办公自动化系统。多角度、多层次的提高档案管理人员的业务素质和管理能力。

（3）建立高效的管理系统。在目前信息时代的背景下，过去落后的档案管理模式我们必须要转变，必须带来当前档案的管理模式走向现代化。加强对管理人员的培训，把先进的计算机计算应用到档案管理的工作当中，与先进的技术有机的结合起来，将网络化与数字化与档案管理有机的结合起来，满足信息化社会的需求。在档案的分类与归档中，计算机检索功能充分的发挥了它的功能，可以将文书档案按照要求快速的分类过滤，方便管理者检索文档内容，降低了管理者的工作量，大大提高了档案管理的工作效率，带动了管理人员的工作积极性，从而提升了事业单位档案管理的整体效果。

（4）加大资金的投入。目前在我国随着科技的快速发展，在工作和生活的改革方面越来越多的应用计算机技术，信息计算也应该应用在档案管理工作中去，利用现代化先进的设备和计算对档案进行分类和保存。不同地区经济发展水平不同，但是有的地区档案管理中先进的计算机设备得不到满足。要想改变部分事业单位落后的计算机设备，当地政府应该给予经费支持，改善档案管理部门的落后设备和条件。

（5）加强档案保密工作。事业单位档案管理工作涉及国家政治、经济发展的重要信息，在事业单位档案管理工作中，不但要提高管理人员的责任意识，更重要的是提高管理人员的保密意识，坚决杜绝国家机密档案泄露，档案管理必须加强保密工作，档案室建设的过程中要严格按照国家的相关标准要求选址、建设。借阅室、库房、办公室要分开，安排专职人员管理，管理人员必须认真负责、持之以恒的对待档案管理的工作。

4结语

在事业单位的日常工作中档案管理工作是其重点，采用有效的措施改善事业单位档案管理的现状不足，积极探索现代化自动化办公设备与系统的强大功能，通过完善事业单位档案管理可以完善数据信息库，敢于尝试勇于创新，利用先进的信息技术，完善事业单位档案管理的制度，加强管理人员的知识储备，提高档案管理人员的专业素质。档案管理工作只有不断在实际工作中不断的探索和改善，才能顺应时代不断发展的要求，全面提升事业单位管理工作的针对性、有效性，最大程度的服务社会的发展。

参考文献

[1] 于岚，陈晖.电子文件对档案管理的影响及对策[J].硅谷，2013（11）.

[2] 林丽.浅谈事业单位档案管理现状与优化对策[J].行政管理，2013（06）.