如何优化事业单位档案管理制度

郭相栋

摘 要：事业单位的日常行政工作涉及的工作内容较多，因而档案文件类型多样，要保证部门工作的顺利进行，需要设立专门的档案管理机构，针对档案管理工作不断研究新方法和新手段，并在档案管理制度上补充相关内容。对于事业单位档案管理工作中存在的一些制度性问题，需要积极转变传统观念，制定出更加先进、适用的档案管理方案，提高档案管理的水平。本篇文章在此基础上，主要根据事业单位档案管理工作实施的基本要求和目的等，对事业单位档案管理制度优化的必要性以及相关措施等进行研究和分析。

关键词：档案管理 事业单位 信息技术 责任意识

随着社会的不断进步和发展，事业单位在日常事务的处理中，在工作制度和管理制度上不断的完善，对于内部的档案文件管理工作也不断趋于完善[1]。事业单位属于公共服务部门，且机构性质与政府部门相近，事业单位在处理日常事务的过程中，与个人单位和民营企业不同，需要重点强调和突出展现自己的公共性和服务性。但是在档案管理实践中，由于单位内部没有确立完善的管理制度，导致档案管理工作的实施效率并不高，且档案管理机构人员对于自身的工作权限和岗位职责也不明确，导致一些违规操作的产生，造成档案文件资料的损坏或丢失等，给档案管理工作带来严重影响。在这种情况下，就需要对事业单位档案管理工作要求、基本目标等予以客观分析，采取有效方法，进一步补充和完善事业单位档案管理制度，关于优化事业单位档案管理制度的相关措施等需要从工作实际中研究和探讨。

1 优化事业单位档案管理制度的几点要求

1.1 加强宣传与管理

事业单位内部一般会设立专门的机构进行档案管理，但是随着事业单位工作内容的增加，档案类型以及档案管理的要求均有变化，传统的管理模式和管理制度已经难以再适应现代化的档案保管需求。在对事业单位档案管理的制度进行不断的优化和完善的过程中，需要集中做好档案管理的宣传工作，对于新增的档案管理制度条例，可以以宣传教育和推广的形式，让事业单位各部门人员能够意识到档案管理制度的变更，使其能够更加重视档案资料的保管工作，从而进一步的配合档案管理部门的工作。

1.2 档案管理培训

在对档案管理的制度进行不断的优化和补充的过程中，需要对以往的档案管理工作实践中出现的一些问题进行积极的分析，然后制定出有效的解决对策和约束性制度[2]。档案管理制度优化，势必会在原有的管理体系和制度基础上，新增一些新的管理内容，包括档案管理方法、工作流程以及管理人员责任划分等方面，对于这些新的管理制度，需要事业单位的相关部门积极组织对档案管理人员的专业化培训，使其能够充分意识到档案管理工作是一项不断创新发展的工作，只有在不断的专业学习和方法改进中，才能提高档案管理能力。

1.3 综合法律知识

事业单位在工作实践中，需要注意对相关材料的搜集，并对有关档案进行保管，事业单位的档案管理工作就是由专门部门、专业人员完成的[3]。但是在对档案管理工作进行制度化约束的过程中，需要结合一定的法律知识，对档案管理的制度予以不断的优化，相关人员认真学习《档案法》的内容和制度条例，能够为档案管理新制度制定提高更加可靠的意见，并且能够在此基础上，对档案管理人员作出工作和学习上的要求，使其不断提高自己的档案管理法律意识，促使档案管理制度得到优化、升级和有效实施。

2 优化事业单位档案管理制度策略

2.1 确立管理责任制度

對于工作执行中产生的各种文件档案，事业单位需要组织和建立专门的机构，采用先进的管理办法，保管好这些档案资料，为后续的服务性工作执行和顺利完成提供重要保障[4]。事业单位的部门人员在工作实践中既要具备较强的专业能力，又要能够不断加强新知识、新方法的学习，档案管理人员在实际工作中， 要增强自己的责任意识。在档案管理制度的优化中，需要对档案室的人员作出严格的要求。档案管理人员要同时学习专业知识和政治理论，并积极参与技能考核，对于单位内部的档案业务，要认真遵循《档案法》要求，不得造成档案资料的泄密、丢失、损毁或者擅自复制，档案管理人员准确掌握档案分类、归档和保管方法。明确档案管理人员的工作权限以及岗位制度，使其能够根据档案管理的基本流程，对上级资料、活动文件等予以妥善保管和存档，保障事业单位档案资料的安全性。

2.2 档案室管理制度

随着我国事业单位工作运行体系的不断完善，档案管理工作已经逐渐成为事业单位内部管理工作中的一项重要组成内容。事业单位内部建立专门的档案室，是为了实现对档案管理工作的专业化进行，在此过程中，要对档案管理制度予以优化，也要对档案室建立管理制度。档案室管理中需要集中做好防火、防盗、防潮、防尘、防鼠、防虫等工作，这是因为档案室内部多为纸质材料，一旦出现安全事故，会带来重大损失。档案室管理制度中要求对管理人员的值日工作进行合理的安排，加强对档案室的清扫以及资料整理，对档案室的钥匙、文件以及办公设备等，均不可随意带走或损毁，否则要进行严重处罚。此外，对于档案室的档案借调等特殊情况，均要向上级部门汇报，做好安全保密工作[5]。

2.3 其他管理制度

事业单位在工作实践中是不以盈利为目的的，其工作实施的主要目的是为人民服务，在推动公共服务和公共设施建设的过程中，会产生大量的档案资料，对于这些档案资料的保管，需要事业单位能够设立专门的管理机构，并确立管理制度，提高档案管理工作的水平和质量。事业单位的档案管理工作是一项系统化的工作，工作流程和工作要求均较多，但是要保证档案管理安全，需要对档案管理制度进行不断的完善。在档案管理制度优化中，需要加强安全管理、文书管理、归档管理、手续管理、移交管理、声像管理、实物管理以及保密管理等，针对不同的管理内容和管理要求，均需要建立对应的管理制度，并对制度内容予以细分。事业单位在工作实践中生成的报告、文书等档案资料，需要相关人员应用科学方法予以保管，并根据实际需求进行电子备案，而在优化档案管理制度的过程中，要对这些管理要求和管理条例等进行详细的说明[6]。

3 结语

事业单位档案管理制度不完善，给单位各项工作的落实和推进带来了较大的阻碍，管理制度不完善，使相关工作人员的责任意识和档案保管意识较为薄弱，档案管理人员的工作行为没有得到制度性的约束，并且没有一定的绩效考核制度，导致档案管理人员的工作积极性不高。针对事业单位档案管理实践中存在的不同问题，需要机构内部确立和完善体系化的管理制度，在管理责任体制、工作规范制度和绩效考核制度的多重约束作用下，端正工作人员的责任态度，提高档案管理的效率，为事业单位各项工作的施行奠定基础。优化档案管理制度，是事业单位档案管理意识提高的表现，也是现代化档案管理工作进步的体现，对于维护和保障事业单位各项管理事务的推进和相关工作的进行具有重要的作用。

参考文献

[1]迟晓霞.关于新时期事业单位档案管理创新思路的思考[J].办公室业务，2017（07）：71+73.

[2]李玉典.事业单位档案管理制度构建与合理优化举措探寻[J].现代国企研究，2016（16）：91.

[3]梁静.事业单位档案管理制度的构建及优化思路初探[J].才智，2016（16）：274.

[4]夏丽颖.事业单位档案规范化管理现状以及优化策略[J].才智，2016（10）：271.

[5]李宝全.事业单位档案管理模式的建构和优化探讨[J].办公室业务，2016（05）：80.

[6]王玲玲.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革研究[J].办公室业务，2015（12）：74-75.