基层水利单位电子档案管理

姜立新

摘 要：目前我国处于知识经济时代当中，计算机等数字设备技术发展和应用的速度得到了大幅度提升，水利工程管理单位在实际工作的过程当中也积攒下来很多电子文件资料，电子文件资料逐渐演变为档案领域中的重要构成成分，为了可以让水利工程管理单位的电子文件资料完整性及安全性得到保证，在水利建设领域中将自身的作用充分发挥出来，是水管单位档案工作者面临的一项重要任务。

关键词：基层；水利单位；电子档案管理；途径；特征

1.电子文件的特征

电子文件和传统型纸质文件相比有十分明显的优点，第一是电子文件复制十分简单，传输效率也比较高。纸质文件复制难度比较高，电子文件则不一样，只需要使用鼠标轻轻的点击一下，那么就可以复制出来一份或者很多份文件，也可以凭借互联网将文件传输到不同的地区不同对象的手中，可以节省下来一定的工作量，并让工作效率得到大幅度提升。

电子文件当中错误的数量比较少，修改的难度较为低下。因为电子文件和纸质文件的生成流程不一样，因此电子文件当中的错误要比纸质文件少，因为纸质文件是交由工作人员草拟出来，并经过各级领导审核之后再打印，最终完成校对工作，假如校对人存在工作失误，那么出现错误的几率就比较高。因为电子文件第一开始就录入到计算机当中，而后在经过领导的审核，领导在审核的过程当中可以发挥出来一定校对作用，校对人数量在无形当中增加，从而也就可以让错误几率得到有效地控制，除去上文中所说的这些优点之外，电子文件的增添、删除以及修改都比较容易，并且在执行各项操作的过程中，不会遗留下来任何痕迹，可以对文件的整洁性做出一定保证。

电子文件实际应用的过程当中，可以为资源共享目标的实现奠定坚实的基础，因为纸质文件的数量是有限的，传输模式也比较落后，因此难以让更多人简单的使用纸质文件，电子文件是保存在计算机等现代化办公设施当中，一份文件并不会受到时空和数量的限制，可以同时被多人使用，因此可以让纸质文件使用上的缺陷得到弥补，也可以让档案的使用价值得到大幅度提升。

电子文件实际应用的过程当中可以节省下来一定数量的资源，有利于环保工作的顺利开展，电子文件会被储存在虚拟的空间当中，不会占用任何纸张，从而也可以在我国环境保护工作进行的过程中，起到一定促进性作用。

但是电子文件实际应用的过程当中，也逐渐发现了一些缺点。

首先是对办公设施的依赖性比较强，电子文件生成的过程当中，一般都需要使用计算机，在离开计算机和网络之后，电子文件不单单没有办法生成，其本身的优势也没有办法展现出来。

其次是长期保存的难度比较大，存储电子文件的U盘等设备，会对储存环境的温度、湿度以及防磁等性能提出比较高的要求，因为经常使用，所以储存设备损坏和资料丢失问题发生的几率比较高，在这个方面上是比不上纸质档案的。

电子文件的安全性比较弱，电子文件实际应用的过程当中以来的是计算机和网络，现阶段网络上黑客会造成很多破坏，网络病毒的数量和种类也非常多，因此境外敌对势力和不法分子都会使用网络程序漏洞开展各项侵入活动。上文中所说的这些因素都会对电子文件的安全性及稳定性造成一定影响，与此同时也会对档案管理工作提出更高一些的要求。

2.影响基层水利单位推广电子文件管理模式的因素

2.1水利档案管理由传统向着现代化方向转变的基础条件

首先是法律层面上的保证，我国是一个法制化国家，在水利档案管理模式由创痛向着现代化方向转变的过程中，需要使用一些法律保护措施，针对各种类型现代化管理方法进行立法，因为传统型档案管理模式依据的法律难以满足现代化管理模式提出的崭新要求，因此需要将各项法律法规逐渐完善起来，在水利档案管理领域当中予以一定法律保护措施。

其次，需要有一定技术措施，在转变管理模式的过程当中，不单单需要逐渐扭转外部环境，也需要提升各项技术措施的力度，只有专业技术水平较高的情况下，才可以讓现代化管理模式的应用效果得到保证，促使水利事业单位逐渐走上一条可持续发展道路上。

2.2限制基层水利单位转换档案管理模式的因素

某些水利档案管理人员并没有对档案管理的重要性形成深入的认识，片面的认为档案管理在水利建设领域中发挥出来的作用不是十分重要，也不会造成过于严重的影响，所以水利档案管理模式的转换也不会得到充分地重视。

水利档案的内容十分复杂，并且在施工周期长等因素的影响下，具体信息数据转化为档案的时间也比较长，因此也会对管理模式改革工作提出比较高的要求。

除此之外，某些基层水利档案从业者习惯于应用传统型管理模式，并不会主动使用计算机完成档案管理工作，并且在电子存档技术领域当中有一定缺陷，因此原数数据的真实性及精准性没有办法得到保证，从而也就会在转变管理模式的过程当中，造成一定负面影响。

3.基层水利单位档案管理模式转变方法

3.1构建十分坚实的理论基础

在经济政治体制改革深化水平逐渐提升的背景下，水利档案管理人员的工作也会随之发生一定变化。在我国水利档案管理工作进行的过程中，应当积极的探寻相应理论知识，构建出来一套比较完善的水利档案管理理论体系，以便于可以促使管理工作顺利开展。详细的归纳以往一段时间当中的实际工作经验，并从中吸取教训，以便于可以让电子档案管理工作得以顺利开展。将以往一段时间当中的工作经验提升到理性认知角度上，并开展系统化的处理工作，以便于可以在实践的过程当中起到一定引导性作用。

水利档案管理学是国家档案当中的重要构成成分，隶属于档案学包含的范围内，一次你积极探寻水利档案管理理论知识，是转变管理模式的过程当中，应当使用到的一项重要措施，也可以促使我国档案管理工作水平得到大幅度提升，坚实的理论可以促使水利档案管理模式迅速向着现代化的方向发展，也可以保证管理工作得以顺利开展。

3.2管理模式标准化

应当站在国家的角度上设置标准化管理模式，是对某一项重要工作做出的概念化规定，统一颁布操作标准，有利于各项活动的顺利开展，在水利档案向着标准化的方向转变的过程当中，可以提前将管理过程中需要使用到的技术措施及管理提纲提炼出来，并逐渐将操作规范中的缺陷弥补，构成一套比较标准的工作方法，从而也就可以让档案管理工作局面得到改善，促使档案管理水平及效率得到大幅度提升，编制标准化管理模式，促使水利档案管理工作逐渐从传统向着现代化的方向转变。

4 结语

电子文件的管理及储存，对于基层水利单位来说，是一项全新的工作，所以基层水利单位实际工作的过程当中，应当详细地分析电子文件管理及应用过程当中存在的问题，在对问题形成原因形成深入的认识之后，使用适应性比较强的措施解决电子文件管理领域中存在的问题，从而也就可以让电子文件管理工作的效率及安全性得到大幅度提升。

参考文献

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