卫生和计划生育局档案管理的优化措施探讨

黄海蓉

摘 要：为促进卫计局的工作开展，必须做好档案管理。做好卫生与计划生育档案管理工作，确保档案资料信息收集的准确性、真实性和完整性，能够为后续工作的开展及研究提供权威的原始资料信息。通过档案管理工作可以促进卫计工作的规范化、科学化水平的提升。卫计部门的档案管理在我国卫计事业发展历程中做出了突出贡献，同时，随着社会发展，一些陈旧的思想观念、工作方式方法都有待转变和改进。根据现状，对卫计部门档案管理工作如何进行优化的问题予以简要分析。

关键词：卫生和计划生育局；档案管理；优化措施

1引言

随着我国开放二胎政策以来，卫生和计划生育部门受到了越来越多的群众关注，对于卫生和计划生育部门来说，做好档案管理工作是所有工作的前提和基础，為将来所有的工作开展和研究带来检索、查询、决策提供权威准确的档案信息。因此针对卫生和计划生育局档案管理的问题进行研究，有着十分重要的现实意义。

2计划生育档案管理概述

就卫计局的档案管理工作来说，这是关系群众切身利益的民生工作。卫计档案管理所记载的信息资料，关系着每个家庭的卫生健康与生活幸福。如果檔案管理不到位，档案信息记录不够准确及时，就可能会给群众带来诸多麻烦。如通过对卫计档案信息资料的分析比较，能够发现卫计发展历程中的特点，找到相关规律，发现不足，从而为后来卫计事业的发展决策提供权威的参考。通过加强档案管理，不仅可以促进卫计工作的改进，还能够给卫计部门树立良好的社会形象，促进卫计事业更加健康科学地发展。

3卫生和计划生育局档案管理存在的问题

3.1档案管理意识薄弱

档案管理首当其冲的问题就是重视意识薄弱，是当前卫生和计划生育管局普遍存在的问题，不仅包括领导而且从事档案管理的工作人员，思想意识也不够强烈，有的认为档案管理就是简单的对数据进行记录和资料的整理，没有从思想认识深处认识到的档案管理对于推动工作的重要性。有的领导甚至认为，做好档案管理工作，对于单位的职能发展并没有太大作用，因此疏于日常管理，或者流于形式，未能实现档案管理的真正效能。

3.2档案管理制度不完善信息化手段未得到充分利用

其次，由于重视程度不够，使得一些部门在对档案管理人员选拔时，没有落实好档案管理制度，有的档案管理制度不完善、不健全，甚至出现档案制度挂在墙上却形同虚设，没有真正发挥其作用，有的出现档案管理分口管理现象，各自管着各自的答案，并没有将档案集中管理。目前，世界科技飞速发展，我们生活的时代已经进入了信息化时代，但是目前卫生和计划监督局档案管理权还没有完全实现信息化管理，信息化程度低，不有的还停留在用手抄的阶段，这不可避免的增加了档案出现错情的几率，在调阅档案时，大多是通过管理人员的人工记忆去寻找，降低了档案的使用效率。

3.3档案管理人员素质欠缺

按目前大部分卫计局现状来看，卫生和计划生育局档案管理人员不少，但是大部分员工专业素养欠缺。绝大多数的档案管理人员并不是档案管理专业出身，很多都是从别的岗位调过来，其不具备专业的档案管理人员综合素质，还有一部分档案管理人员，甚至有别的岗位人员进行兼职，很难对档案管理工作上心，使得单位档案管理水平整体较为落后。

4加强优化措施的对策与建议

4.1提高思想意识，高度重视档案管理

首先，如若身为领导，应起带头作用，作为卫计局的领导者，应该高度重视档案管理工作，充分认识到档案管理工作的重要意义。在人事安排上，应安排工作责任心强，专业技术过硬、工作经验丰富的人员从事档案管理工作。同时，加大资金投入，及时做好档案管设施设备的更新换代，确保档案管理工作的后勤保障到位。因此在机构设置、队伍建设、后勤保障等方面，卫计部门都应该加大投入力度。另一方面，强化主动作为意识。作为卫计档案管理部门人员，要充分认识到自己岗位的重要性，摆正思想心态，认真努力工作，转变思想观念，改进工作方式。

4.2完善管理体系，提高管理水平

建立健全激励约束机制。在卫计工作档案管理中，应该明确激励机制，将档案管理与工作人员的职务晋升、经济待遇等相挂钩，采取奖励与处罚机制，以此调动档案管理人员的工作积极性和主动性，强化其工作责任心和自觉性。要改进工作考核评价机制，通过奖优罚劣来推动卫计部门档案管理工作。二是加强部门联动协作。要明确一套档案信息资料的收集整理流程，制定一套完整的管理体系，形成档案信息收集的联动机制，从而促使档案工作的规范化、科学化水平得到逐渐提升。

4.3强化学习意识，提高工作水平

作为档案管理人员，应不断学习，要随时了解国家计划生育政策的新动向，提高政策理论水平，认真学习档案业务知识。特别是要加强对档案信息化技术的学习培训，通过集体组织学习和个人自学，不断提高计算机应用化水平，从而适应档案信息化建设的需要。在进行档案信息资料收集整理过程中，要仔细认真，确保档案信息的准确性、真实性和权威性，提高档案管理质量。要提高档案信息化建设程度，坚持以纸质档案和信息化档案同时备份，确保所有的档案都能够以电子化信息资料储存起来。

4.4加强现代信息技术的应用

在信息化时代下，为了更好地促进卫计档案管理成效的提升和优化，我们应在档案管理工作中注重信息化技术的应用，着力构建与本地区实践相符的档案管理信息系统，从而更好地利用其为卫计档案管理工作的开展提供技术的支持。因此，作为卫计档案管理人员，必须切实加强现代信息技术的学习，并将其应用到卫计档案管理工作的开展，才能更好地实现卫计档案关系了信息化水平的提升和优化，并在未来的工作中不断的改进和努力

5结语

综上所述，档案管理在卫计局的工作中是至关重要的。我们要认识到档案管理工作在信息化时代的新模式，提高档案管理信息化程度。面对信息化知识经济时代，卫生和计划生育局应该牢固树立档案管理意识，健全档案管理制度体系，不断提升档案管理人员综合素质，以期提升单位的档案管理水平。档案管理工作关系到广大群众切身利益，因此，我们更要认真工作，为祖国与人民贡献自己的力量。

参考文献

[1]李淑春.刍议计划生育档案管理的现状及对策[J].兰台世界，2016（S1）：13

[2]周熠晓.浅谈卫生和计划生育局档案管理现代化[J].中外企业家，2016（28）：263

[3]钟冰.卫生和计划生育局档案管理的优化措施[J].现代商贸工业，2017（18）：111-112