试新形势下科技档案管理模式创新

杨玲

摘 要：我国社会的经济水平在不断提高，各行各业也发生了很大变化，而全新的社会形势为我国的科技档案管理带来发展机遇和挑战。笔者作为一名深圳市灯光环境管理中心的档案工作人员，充分认识到科技档案管理的意义，因此，从自身业务工作的角度分析当前科技档案管理模式存在的不足，而后针对不足之处提出自己的想法，创新其管理模式，提高科技档案管理水平。

关键词：新形势；科技档案管理；创新

如今的社会是信息化社会，各行各业的工作都需要以信息为支持，科技档案管理工作也应在信息化的新形势下创新管理模式，满足社会发展的基本要求，并使我国经济和科技进入更为快速的发展轨道。目前，需要加强对科技档案管理工作的重视，并以其工作状态为基础，创新管理模式，实现科技档案管理的新发展。

1 新形势下科技档案管理存在的不足

1.1 对科技档案管理认识不足

对工作的认识直接影响工作质量和效率。在科技档案管理工作中，由于部分科研人员对该项工作的认识不足，导致中心科技档案的保存和归档量较少，远远少于文书档案的保存量。同时，中心的科技活动、项目档案等，在有关部室中也只是保存着活动立项以及验收等数据的记录，而与活动过程直接相关的数据信息则没有进行有效的记录，或是完全没有记录，导致科技档案资料缺失或资料不完整，无法发挥出应有的作用[1]。深圳市灯光环境管理中心作为深圳市道路照明、景观照明的主管单位，一直致力于科技照明研究，也取得了显著的成果，如智慧路灯、漏电防控系统、“三遥”技术等科研项目的研究成果的推广与应用，大大改善了深圳灯光照明环境，提升了灯光照明管理水平，而与之相关的科技档案的不完善，一定程度上影响了灯光照明科研成果的经验总结和推广应用。

1.2 档案管理技术手段落后

传统的科技档案管理模式比较落后，无法满足现代化社会对科技档案管理工作的需求，且主要原因在于管理的技术手段比较落后。科技档案管理人员在运用计算机技术和网络技术时，只是简单的录入科技档案信息，对其进行归档、查阅等，而忽视科技档案信息资源的共享，没有结合现有的技术手段和业务工作需要，建立系统化管理平台，相关科研项目成果得不到广泛推广应用。

1.3 缺少规范化、标准化管理制度

规范化、标准化的管理制度是实施科技档案管理的重要措施。实施规范化、标准化的科技档案管理，可以提高科技档案的使用效率，提高科技档案在中心业务工作中的价值。但是，在实际管理工作中，科技档案管理制度还有待健全，缺少以《档案法》等法律法规为依据的专项制度，导致科技档案管理工作缺少规范化和标准化。因此，需要中心结合自身的业务工作需要，建立规范化、标准化的科技档案管理制度。

1.4 檔案管理人员素质有待加强

科技档案管理人员的素质直接影响工作成效。目前，受到科技档案传统管理模式的影响，管理人员的专业技能、对计算机技术和网络技术的掌握和运用等能力需要进一步加强，才能满足科技档案管理的需要。目前，中心由于对科技档案管理工作的重视不足，相关的培训较少，进而出现科技档案管理人员专业知识水平相对较低，专业技能不强，规范化程度低。可见，在科技档案管理工作中，需要不断强化管理人员的素质。

1.5 科技档案的利用效率较低

中心科技档案的利用率相对其他档案较低。科技档案管理工作的主要目的是以完善的管理制度等方式，满足中心内各部室对科技档案的使用功能需求。同时，需要保证科技档案管理工作的高效率等特点[2]。但是，中心在具体实施有效管理的各个环节中表现出不足，具体表现在科技档案管理设备以及人员配置等方面，而多方面不足导致科技档案的利用效率较低，以致中心部室需要科技档案信息时，不能对所需的科技档案进行有效的查找和检索，而管理人员也未能及时向其他部门推荐相适应的科技档案，不能充分发挥科技档案的利用价值。

2 新形势下科技档案管理模式创新

针对科技档案管理模式存在的不足，需要从重视并加强科技档案管理工作、运用新技术实施科技档案管理，建立规范化、标准化管理制度、提高科技档案管理人员的素质、活化科技档案，提高利用效率等方面，创新其管理模式，进而实现对科技档案信息的有效管理。

2.1 重视并加强科技档案管理工作

中心对科技档案管理工作认识不足，需要加强重视，进而加强科技档案的管理。科技档案是中心的重要业务档案资料，不仅是中心业务工作的重要内容，而且能够及时、准确的反应出中心相关业务工作的优缺点，为优化工作提供完整的科技档案信息。因此，中心业务工作应与科技档案管理工作相结合，相互协调，共同发展[3]。首先，管理者要明确，科技档案管理不仅是档案管理部门的工作，而且是与管理者的日常工作息息相关，需要将其作为重要工作落实，且各部室应积极配合科技档案管理工作。科技档案管理工作人员也应将《档案法》等相关内容转述给管理者，增加中心全体人员对科技档案管理的认识和了解；同时，对于科技档案的正确使用对中心生存、发展的影响也应大力宣传，争取赢得全体同仁对科技档案管理工作的重视，为其管理工作创造良好的环境，进而加强科技档案管理。

2.2 运用新技术实施科技档案管理

新形势下，中心科技档案管理工作应以现代化的科学技术为依托，运用新技术对科技档案实施有效管理。科技档案的使用方式、档案信息的传递手段等，都在随着信息技术的发展不断进步。计算机技术与网络技术的进步在人类社会发展中发挥着重要作用，具体表现在生活、学习和工作等领域中，因此，如何运用新技术实施科技档案的管理，实现信息资源共享，已经成为科技档案管理工作中重点思考的问题。首先，需要增加科技档案管理部门的资金[4]。加大资金，使科技档案管理部门可以根据自身的工作需要购买计算机、照相机、复印机、扫描仪等设备，且需要购买用于防止火灾、盗窃、除尘等设备。其次，利用计算机技术和网络技术，实现科技档案自动化管理、电子化，从而实现科技档案信息的共享。同时，建设科技档案管理系统平台，管理人员可以通过系统平台交流、共享资源，利用网络完成科技档案信息的咨询、录入、查阅、打印等。再次，中心在科技档案的管理工作中，可以利用建设信息化科技档案数据库的时机，推动科技档案管理工作进入现代化的管理模式。运用新技术实施科技档案管理时，应完善相应的规范，统一工作标准。

2.3 建立规范化、标准化管理制度

《档案法》是开展科技档案管理工作的主要依据，更是从法律的角度对科技档案管理工作进行监督。科技档案的日常管理工作中，应以《档案法》等相关的法律法规作为依据，结合中心实际情况，制定详细的、规范化、标准化管理制度，并确保管理制度的可行性和执行力度。具体需要从科技档案信息的形成、收集、整理、归档等环节制定详细的管理制度[5]。科技档案日常管理工作中，对于严格遵守管理制度、在科技档案管理工作上有突出成绩的人员，应对其加以表彰和奖励，提高管理人员的工作热情；对于违反科技档案管理制度、档案收集不全面、档案归档不及时、可利用科技档案却没有积极利用等人员，应及时给予批评、责令其整改。同时，从加强科技档案管理的基础工作着手，建立信息的检索制度，信息检索需要具有多功能、系统化、实用性等特点，为日后科技档案更加全面的开发和利用创造条件。中心的管理者要将分散式管理变为集中式管理，将传统的管理模式变为现代化的管理模式，提高科技档案管理人员的责任感，从而实现科技档案规范化、标准化的管理。

2.4 提高科技档案管理人员的素质

科技档案管理人员的素质，直接决定管理质量和效率。因此，基于科技档案管理的需要，需继续加强对管理人员的培养，提高其素质，进而提升科技档案管理工作成效。科技档案与其他档案有着较大的区别，其科技信息涉及的内容较为广泛、领域多，这使得科技档案管理对管理人员的要求更高，不仅需要有专业的工作能力，更需要有过硬的素质。定期对科技档案管理人员进行专业技能培训，重点针对信息技術的发展，加强现代化技术的培训，指导管理人员正确使用计算机和网络，以便更好地胜任科技档案管理工作。

2.5 活化科技档案，提高利用效率

科技档案的利用效率低是目前中心科技档案管理工作中存在的问题。科技档案管理的目的不仅是保存，更主要的是对科技档案的合理使用，为中心业务工作服务，提高工作效率和质量。对于中心而言，科技档案是创新灯光环境管理模式的重要依据，是对城市灯光照明建设进行科学合理布局的参考资料，为此，应加强对科技档案的利用。要提高对科技档案的利用效率，需要对科技档案进行分析、归类，掌握科技档案的内容[6]。在科技档案管理中，工作人员还需要根据科技发展以及社会发展等因素，判断科技档案的作用，明确其价值；对于应用价值较高的科技档案，则应将其存放在合理的位置，并通过设置关键词、主要内容等方式，提高其检索率，从而实现快速查阅、合理使用。

3 总结

整体来看，科技档案管理工作直接影响我国企事业单位、经济、文化等多方面的发展，为保证我国发展效率，使科技档案管理工作不仅是简单的信息记录，而是需要在社会发展需要时，可以对科技档案进行合理的使用，提高其价值和作用。

参考文献

[1]何绍棣.新形势下科技档案管理模式创新的研究[J].中国管理信息化，2013，16（14）：92-93.

[2]毛业博.我国科技档案管理工作探微：不足与建议[J].机电兵船档案，2016（05）：19-21.

[3]于洋，綦良群.科技档案分析及其管理体系构建[J].科技与管理，2016，18（05）：33-39.

[4]张斌，徐拥军.我国科技档案管理体制机制建设的政策建议[J].档案学研究，2016（03）：25-34.

[5]谢庭梅.信息化时代科技档案管理的创新研究[J].企业科技与发展，2016（05）：222-224.

[6]徐拥军，张斌.我国科技档案管理体制机制的现存问题[J].档案学研究，2016（02）：14-21.