大数据时代档案工作面临的挑战与机遇

孟召艳

摘 要：我国当前已经进入大数据时代，大数据不但为各个行业提供了极大的发展机会，而且也为各个行业的发展带来了诸多问题，在档案管理工作中引入大数据技术可以有效提高管理效率，创新档案管理模式。虽然利用大数据技术可以推动档案管理工作的健康发展，但档案管理中存在的困难却日益增多，本文主要论述了大数据时代档案管理工作面临的挑战与机遇。

关键词：大数据时代；档案管理工作；挑战；机遇；策略

档案管理工作存在于行政单位与企业单位当中，保存着单位的历史发展沿革材料，而进入大数据时代以来，对档案管理工作提出了更高的要求，与传统档案管理模式相比呈现出大量优点。利用大数据技术可以深入发掘档案材料中的价值与信息，可以使档案资源发挥更为重要的作用。只有加快大数据技术与档案管理工作的融合，才能有效提高档案管理工作质量。

1大数据的表现

大数据具有较高的存取速度、包括多种类型、可以容纳大量信息、较高价值等诸多优点，与传统数据库软件相比，其处理信息能力、数据发掘能力、研究能力都有着明显提高。大数据时代涌现出数不胜数的信息，其主要原因是互联网的出现与发展，人们在使用互联网过程中必然会出现大量信息，但传统数据类型过于单一，人们应用较多的数据处理方式是表格，进入大数据时代以来，人们处理数据的速度有效加快。大数据的主要优势不是掌握着大量数据信息，而是深入发掘数据信息的能力，利用专业处理手段使其呈现高价值信息，因此为档案管理工作提供了极大便利。

2大数据时代档案管理工作中存在的问题

2.1数据安全和网络安全不能保障

网络中存在着大量有效信息，同时也存在着大量不良内容，一旦使用出现漏洞极易使数据安全与网络出现问题，从而阻碍档案管理工作的顺利开展。档案管理工作中需要使用大量数据，因此做好网络安全工作具有举足轻重的作用。笔者在实际调查中发现，在档案管理过程中经常会产生网络瘫痪、系统漏洞、黑客攻击等行为，档案信息安全受到极大威胁，甚至出现了不合理传输现象，信息数据安全得不到保证，为了有效保证网络安全，必须要高度重视信息的复制、存储、录入等方法的选择。

2.2档案处理技术落后

大数据时代的档案管理工作不同于传统档案管理，虽然工作效率与管理质量得到了明显提升，但对档案处理技术提出了更高的要求，会常常用到分类存储与归档技术，当前，信息技术发展一日千里，大量档案管理标准存在问题，电子档案信息是各种档案信息的集合，不易于对其分类。电子档案包括图片、声音、视频等多种形式，其变化性异常明显，在出现信息复制与变化情况时不易于察觉，这种状况也不利于档案管理工作的顺利开展。

2.3人才短缺

进入大数据时代以来，云计算技术普遍应用于档案管理当中，因此要求具备高素质管理人员，但当前档案管理人员不具备较高的专业技能与专业知识，同时档案管理工作人员待遇过低、对个人发展不利、岗位设置不合理等问题的存在，不能有效吸引高质量人才加入。进入大数据时代以来，大多档案管理人员没有发生明显变化，本身不掌握信息技术操作技能，因此针对现有工作人员加强培训，招聘高素质人才才能保证档案管理工作的顺利开展。

3大数据时代档案管理工作迎来了机遇

3.1创新了档案管理的储存保管措施

进入大数据时代以来，档案管理工作保管模式与存储模式都发生了一定变化，在过去较长时期内，外界环境严重影响着档案管理水平，大数据时代的档案管理工作不会由于资料的借阅、查询而出现损坏现象，档案资料的完整性、安全性有效提高，同时也可以减少成本投入。

3.2提高信息资源功能

档案管理工作中的信息资源功能是其核心功能，进入大数据时代以来，档案管理工作对单位决策与规范管理提供了极大帮助，而且易于实现信息共享，将传统档案信息转变为大量数据，有效提高了档案信息的利用率，成为单位不可多得的资源，在社会发展中发挥着不可替代的作用。引入大数据技术可以实现档案管理工作的跨越性发展，传统档案信息只能呈现自身价值，而利用大数据技术可以有效串连各个价值点，从而使其成为一个价值网，结合云计算技术的应用，可以在海量数据中选择价值最高的信息进行深入研究，从而有效提高了档案管理作用。

4大数据时代提高档案管理工作水平的措施

4.1高度重视档案信息化建设

要求领导部门大力支持档案管理工作的信息化建设，第一，要高度重视档案管理工作的信息化发展，将档案信息化建设作为当前工作的重中之重，有利于加快档案管理系统的完善，充分发挥档案管理系统的作用。第二，建立完善的数据库，大数据时代要保证数据的安全性与完整性，要求录入的信息必须完整及时，而且在建立档案数据库过程中一定要落实国家标准，要结合自身物力、人力、财力的实际情况进行，保证数据库的标准化与科学化。第三，档案资料要丰富多样，进入大数据时代以来，档案管理工作要主动出击，主动收集各种资料，如当前城乡档案管理工作中存在的大量原始数据。

4.2提高档案管理技术

进入大数据时代以来，档案管理工作要不断提高技术水平，因为档案管理中会涌现数不胜数的信息，其类型复杂多样，因此要对其及时分类并整理加工，一旦自身技术落后，则会导致档案管理工作效率低下，质量不高。在档案存储功能中可以引入云存储技术，云储存技术有着极大的功能，在不同设备中均可以应用，在业务访问与数据储存当中可以发挥意想不到的作用，空间不足问题可以迎刃而解。档案管理系统平台还需具有较高的实用性，可以有效统一档案信息资源形式，提高档案管理系统运行效率，使其更好地为用户提供信息检索服务，还需不断开发档案信息利用价值，要善于站在用户的视角看问题，要满足用户不断发展的各种需求，将价值最高的信息提供给用户，从而提高服务水平。

4.3提高档案管理人员的专业技能

进入大数据时代以来，档案管理工作要求拥有高素质管理人才，因此提高档案管理人员专业技能成为摆在人们面前的主要任务。要针对现有档案管理人员加强培训，为其创造大量学习与进修的机会，切实提高工作人员的专业技能与专业知识，使其能够轻松处理海量数据，掌握高水平的数据分析技术。同时要求工作人员对本职工作高度负责，具有较高的职业道德，要认识到档案管理工作的意义，要在档案管理工作中做出应有的贡献，从而积极发掘档案数据资源的价值。工作人员还需具有较高的安全意识，主动维护档案资料的完整性，保证档案数据具有较高的实用价值。

5总结

总之，进入大数据时代以来，为档案管理工作提供了极大便利，而且也带来了诸多问题，档案管理部门要抢抓机遇、正确对待存在的问题，为人们生产生活提供满足的服务，将价值最高、最完整的信息呈现给用户。档案管理工作在大数据时代要创新工作模式与服务手段，积极引入新技术，同时要求档案管理人员加强学习，努力提高自身专业技能，才能在档案管理工作中发挥最大的作用，促进档案管理工作的健康发展。

参考文献

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[2]王晴.大数据时代给高校档案管理工作的带来的挑战及对策[J]. 佳木斯职业学院学报， 2016（1）：78.

[3]徐琨.大数据时代高校学生档案管理：机遇、挑战与应对[J]. 兰台世界， 2017（15）：51-53.

作者简介

孟召艷（19850），女，汉，江苏徐州市，当前职务：文档管理助理，本科。