浅析如何加强社会养老保险档案管理的措施分析

蒋静

【摘要】社会养老保险与人民群众的切身利益有着密切的联系，因此，受到人民群众和社会的广泛重视。在实际的业务开展的过程当中，档案管理工作人员不仅要按照要求做好每一个环节的管理工作，同时也要采取有效的措施和方法有效地开展业务档案管理工作。档案管理工作人员不仅要全面的收集参保人员和参保单位的重要信息，同時也要将这些信息进行有效的整理归类，从而为后期的履行缴费义务提供正确、有效的原始凭证。除此之外，档案管理工作的科学性和规范性的不断提高，还能为社会养老保险业务的全面开展提供良好的保障。

【关键词】社会养老保险 档案管理 措施

1 新时期社会养老保险业务档案管理的现状

在新时期要规范社会养老保险业务的档案管理工作，要保证养老保险业务档案的真实、完整和安全，为参保个人及社会有关方面提供优质高效服务，对开展社会保险、完善社会保障体系，提高养老保险保障性的功能，这对于社会养老保险业务的发展，具有重要意义。在新形势下，社会养老保险对档案管理工作有着更高标准，推动社会养老保险业务档案管理工作适应社会保险事业发展，已势在必行。

2 新时期社会养老保险业务档案管理过程中存在的问题

2.1 档案管理制度不完善

现阶段，我国政府部门虽然根据颜色或养老保险的各方面情况，出台了一系列的法律法规和相关政策。但由于我国社会养老保险业务的发展时间相对较短，正处于初级发展阶段的社会养老保险业务，在档案管理的各方面还存在着较多问题。在实际的档案管理过程当中，存在着较为普遍的档案分类不清、格式不规范、装订不标准等的一系列问题。这使得档案管理工作呈现较为混乱的现象，同时也大大的提高了档案管理工作人员的工作难度。另外，在对档案的调阅和保存方面并没有硬性的规定，从而使得档案管理的风险不断的提高。

2.2 硬件和软件设施问题

部分的部门和单位在开展社会养老保险工作的过程当中，并没有按照相关要求和标准配备养老保险档案室，也没有及时的对管理设备进行更新。缺乏有效的检索、存储、保密、防蛀、防盗、防潮等的设备。不仅大大的增加了档案管理工作的隐患，同时也使得档案管理工作难以取得较好的成效；有部分单位没有引进先进的电子信息化技术来进行档案管理，这不仅大大的降低了档案管理工作的效率，同时也增加了档案管理和档案查阅的难度。在参保人数和参保单位不断增加的情况之下，档案的整理归类和对查阅的需求不断提高。如果社会养老保险机构不能采取有效的方法和手段提高档案管理的效率和质量，还有可能对部门和机构的形象造成较为严重的影响。

3 新时期提高社会养老保险档案管理的对策

3.1 社会养老保险档案的规范化管理

为了更好的保证社会养老保险档案管理的规范化，应该加强对相关制度和标准的建立健全，进行档案管理制度的建设，保证档案管理制度能够对每个工作环节进行约束。档案管理的管理方式、管理流程和档案的分类等方面需要根据文件的实际来源和H身价值进行判断确定。要确保制定的方案能够符合国家制定的相关法律法规，按照社会养老保险在城乡居民中的实际情况来对档案管理的分类、保密和存档等方面的制度进行健全，从而对档案管理的规范化和标准化进行保证，使得社会养老保险档案的分类能够更加的科学，管理更加规范、集中、有序，使得我国的社会养老保险制度能够更加的完善。

3.2 社会养老保险档案的信息化管理

加强对社会养老保险档案管理工作方式的转变，实现从传统的人工档案管理转化为科学高效的信息化数字化档案管理。通过社会养老保险档案管理的信息化管理能够在档案的存放、查询和检索等方面提供便利，能够保证检索的效率和准确度。通过档案管理的信息化能够将书面资料进行快速高效的记录，能够对档案的存放空间进行节省。使得资料在存放上的时效和难度有所改善。在对档案管理进行彻底的改革和创新的过程中，能够将社会养老保险档案管理进行存档和编码，加上计算机检索信息西永的建立，能够利用计算机的检索和扫描等功能来快速的对资料的原件进行查找，不但能够保证工作的效率，而且在准确度上有所保证。

在进行社会养老保险档案管理时应该保证归档的科学性，切实保证工作质量，对存档的时间和类型进行详细的记录。确定各项文件资料的存档时间，确定社会养老保险的解析时间，确定会计管理存档的时间，确保对影音和照片的资料能够完备的记录归档。对参保人和各方面的信息进行档案的建立、记录和存放，从而对查找的准确度进行保证，提高档案管理工作的效率，切实保证档案管理工作的有效性。

3.3 夯实基础建设与推进档案集中管理

加大资金及人力投入，切实解决养老保险档案管理工作中存在的人员匮乏、资金短缺、设备不足等实际问题；实行档案室、阅档室、办公室三分开，购置金属密集架、防磁柜、计算机、扫描仪等应有设备，确保达到“八防”标准。

3.4 加强队伍建设与提升档案管理人员素质

加强对养老保险档案管理人员的岗位培训和继续教育，拓展档案人员的思维、知识面，不断提高养老保险档案业务水平。此外，还要认真做好养老保险档案工作人员计算机应用的理论和技能培训，提高社保处养老保险档案管理现代化水平，加快推进档案信息化建设，充分利用档案资源信息为领导决策提供依据，为参保单位和参保个人提供优质便捷的服务。

结论：综上所述，时代在发展，人们对各方面的需求正在随着人们思想的进步而不断的提高，在社会养老保险方面，为了更好的保障社会养老保险的服务水平，应该加强对社会养老保险档案的管理，通过对社会养老保险档案的规范化、信息化和实用化管理来提高档案管理的质量，使得社会养老保险业务能够更好的开展。

参考文献：

【1】吕蕴红.加强农村养老保险档案管理的意义及对策【J】.科技情报开发与经济，2012，03：106 -107.

【2】黄清颜.加强社会养老保险档案管理的举措分析【J】.科技与创新，2015，03：55+59.

【3】刘中勇.加强城乡居民养老保险档案管理，推动社会和谐健康发展【J】.经营管理者，2015，30：299.