浅析人事档案管理现状及信息化建设的发展趋势

邢立丽

摘 要：在传统人事档案管理制度中总是存在着主观随意性强、容易弄虚作假、以权谋私以及多头管理混乱等弊端，使得档案制度改革难以实施。为适应时代和社会的发展需求，我们要加强档案信息化建设，实现档案管理的现代化，提高档案信息服务，对进一步推动档案信息化建设和管理，具有重要的意义。

关键词：人事档案；管理现状；信息化建设

一、传统的人事档案管理存在的弊端

1.人事制度对人事档案管理制约。

人事档案制度作为一项常规性的公共管理工具对中国的信用建设、干部管理、国家安全、福利分配的方面做出了不可磨灭的制度贡献。但随着改革开放的进程加快和社会主义市场经济的纵深推进，传统人事档案制度的身份和体制性弊端也显露无遗。

“任何个人不得查阅或借阅本人及其直系亲属的档案”这一人事档案制度的规定便于组织管理，体现了高度保密性却垄断档案信息，使“组织意见”主观随意性增强。“以档谋私”“虚假档案”现象日益增多。其“二元化人事体制结构”所形成的“单位封闭”“制度交易”等负功能愈加显现，使档案制度的严肃性、准确性、唯一性屡受挑战。因人事档案未社会化使得一些人意识不到档案的重要性对从而成了“弃档族”，对于记载个人信息的档案内容和管理不闻不问的忽略状态。因此传统人事档案管理制度需探索，创新，建立社会化的人事档案公共管理服务系统。人事档案及其制度的公共政策创新必须沿着契约化、社会化、电子化和法制化的方向发展。

2.传统的人事档案管理体制不适应新的形势。

管理体制上实行多头管理、管理体系上仍按传统的三大管理、管理方法上实行“档随人走”、管理模式上实行封闭式管理，人力、物力、资金不到位、重复浪费极为严重。例如：一个事业单位有一千名职工，县级以上管理人员档案由组织部管理，2000年前人员由市主管部门管理，2000年后人员由人事部门所属人才交流中心结构管理。传统人事档案管理工作技术手段滞后，运行效率低，主要依靠档案管理人员手工操作来进行的，不仅分类复杂案卷数据庞大，程序繁琐及消耗时间过长。为了准确性和提高工作效率采用科学的信息化管理势在必行。

二、信息化建设是新型人事档案管理发展趋势

1.档案信息化管理的重要意义。

在当今信息时代，传统的档案管理工作已不能满足社会的需要，现代的档案管理工作需要现代的管理及创新服务模式。档案信息化建设是实现档案管理现代化的需要，是档案事业适应时代和社会发展的必然选择，是提高档案信息服务水平的必由之路。

2.档案管理信息化的主要内容。

（1）档案资源信息化。档案资源信息化是将档案资源和档案各项管理过程，通过信息系统加工和计算机网络的传输保存.将原有纸质载体的档案资源转化成数字化信息，实现档案资源的合理配置，进行信息化有效开发和利用，实现档案资源的社会共享。（2）档案管理方法科学化。档案管理工作方法科学化，就是根据信息社会的特点和档案工作的客观规律，进行合理的组织计划和控制。科技的飞速发展，不断给档案管理工作提供新理论、新方法和新要求。管理方法的科学化是新形势下档案管理信息化现代化的核心。（3）管理人员素质现代化。管理人员素质现代化的主要标志是档案管理人员要有较高的文化水平和业务素质。档案管理人员除了应具备广博的知识外，还要有一个结构合理的人才群体，促进全面管理。档案管理人员要有一个合理的比例，有较好的知识结构、年龄结构、素质结构等。优化人才结构，才能使档案管理水平达到更高的水平。

3.档案信息化建设的趋势与途径。

档案信息化管理的发展将以办公自动化、馆藏档案数字化、多媒体全档信息一体化。加快档案信息化建设的措施和途径可从以下几方面着手：（1）加强标准规范建设。档案信息化标准规范主要包括电子文件归档和电子档案管理。档案信息化标准是进行档案信息化建设的重要基础和必要条件，它贯穿于档案信息化管理建设过程的始终。没有标准化，档案信息化建设难以实现。应制定统一的档案信息化发展规划，并根据国际、国内标准及行业发展趋势，制定出网络化过程中要求共同遵守的各项标准。（2）档案资源信息化。档案信息化管理的目标之一就是实现档案资源共享，最大限度地发挥档案所蕴藏的价值。一是运用信息技术，可以实现档案信息处理的自动化，达到档案、文件的一体化管理，实现档案信息的高速检索，对文字、图像等不同载体的档案进行数字化存储，并通过计算机和多媒体技术对多元的信息资源进行图、文并茂的合成加工，丰富档案信息资源的表现形式。二是推动档案管理自动化的发展过程，降低劳动强度，提高工作效率，以满足社会各界对档案资料利用尽全、尽快、尽集中的检索要求。（3）加强高质量的档案数据库建设。数据库是档案信息化管理和建设的重要组成部分，档案数据库主要包括目录数据库、重点珍贵档案数据库、全文数据库、多媒体数据库等。档案信息以数字形式存在时，数字网络系统成为其主要的传输平台，为档案信息的快速流通提供可能。所形成的數字化档案需要以数据库的形式存放，以便于对其进行有效的管理和利用。因此，要建设既符合网络传输标准，满足人们的阅读习惯，又符合计算机机读标准的数字化信息库，以适应未来的需求。同时，要加强对数据库的维护工作，保证数据质量和数据的完整性。

三、采用高科技档案管理手段，提高档案信息的服务效率

实现档案信息化管理是人事档案管理的发展方向。确定发展目标，制定业务标准和规范是目前档案现代化管理工作的首要任务。档案工作应该融入国家电子政务的系统工程之中，真正实现文档一体化管理，这样就能从根本上节省人力，提高档案信息的利用率和服务质量，增强服务效益。目前人事档案管理的业务标准及规范都已滞后于实际工作需要，只有高科技管理技术的介入，才是人事档案管理工作一个由手工管理向计算机信息化管理转变的重要措施。

档案的信息化管理是当前人事档案工作的需要，也是适应现代社会发展的必然要求。信息化是新世纪档案事业发展的重要方向，档案信息是经济发展的重要保证，在以知识和信息为主要特征的知识经济时代，档案中蕴藏的丰富信息将在新世纪发展中发挥不可替代的作用，因此我们加快实现档案的信息化管理进程，逐步实现档案信息化。为社会创造更大的经济效益和社会效益。