开发利用档案资源，服务和谐校园

曹海蓉

【摘要】本文围绕档案资源开发利用，论述了档案在服务和谐校园中的重要作用，以及如何在和谐校园中更好地开发利用档案资源。

【关键词】档案资源 和谐校园 开发利用

学校档案资源的开发利用，是学校档案管理工作中最重要的一项业务工作。它包括编制学校档案检索目录、开发学校档案编研工作、开展学校档案多种服务等等。

学校档案工作是维护学校历史面貌的一项重要事业。只有管好学校档案，才能为学校留下一份良好的记录，学校自身形象和价值观建设的工作才能渊源流长。然而学校档案工作不是一成不变的，作为学校自身形象和价值观建设的一个重要组成部分，必须进一步开发和利用，以适应学校自身形象和价值观建设不断提出的新要求。学校档案工作的开发利用应重点做好以下几个方面的工作：

一、强化学校自身形象和价值观建设的意识，把学校档案工作纳入学校自身形象和价值观建设的轨道中

学校自身形象和价值观建设实质上属于意识的范畴，学校自身形象和价值观渗透在学校教育教学、日常管理等各项工作中，具有概括性、抽象性的特征。目前许多学校的档案工作者习惯于为学校教育教学、日常管理等各项活动提供档案工作，却没有对融合在各种活动中的学校自身形象和价值观建设的档案工作投入较大的关注，这势必会影响学校自身形象和价值观建设的进一步发展。强化学校自身形象和价值观建设意识，要求学校档案工作者必须对学校自身形象和价值观进行认真的思考和研究，并作出积极的反映。作为合格的当代学校档案工作者，不能局限于就档案工作而做档案工作，应当关注学校的发展。学校档案工作者应当研究学校自身形象和价值观建设对学校档案工作的影响、学校档案与学校自身形象和价值观建设之间的关系、以及如何积极参与学校自身形象和价值观建设等问题。这样才能不落后于学校自身形象和价值观建设的步伐，使学校档案工作适应学校自身形象和价值观建设的需要，充分发挥其作用。

二、加强学校档案的基础工作，拓展学校档案工作的内容

为适应学校自身形象和价值观建设的需要，学校档案工作必须不断更新和发展，其中较为关键的一个问题，就是进一步加强学校档案基础工作建设。例如学校档案收集时，应有对学校自身形象和价值观建设的系统性总结，反映某一班级教育教学水平大辐度提高的经验材料，这些或许能成为改进教育教学水平的典型材料，并有可能升华为学校自身形象和价值观建设中的有力材料。学校档案工作中还应注意收集实物材料，例如奖杯、奖旗、奖品等等，这对于学校自身形象和价值观建设有特殊的意义。

三、深层次开发学校档案的信息资源，为学校自身形象和价值观建设服务

通过编写各种检索工具，介绍指南、利用学校档案进行二次、三次加工而成专题材料，如学校教师论文汇集、学校人事制度改革、学校规章制度汇编等等，促使一些分散保存的档案材料集中起来，也有助于把湮没在一般档案中的有用信息发掘出来；又如把学校的档案录入计算机进行管理，再如利用档案进行学校教育教学经验展示、历年来学校优秀教职员工汇集，甚至可以收集学校历年来优秀毕业生的资料，把这些优秀毕业生的成就展示出来，即是对在校学生的一种教育，也是展示学校形象、宣传职业教育成果的生动教材。

四、更新观念，强化主动服务意识

在新形势下作为学校档案工作人员首先必须进一步解放思想，更新观念，爱岗敬业，勤勤恳恳，树立主动服务、主动参与意识，以高度的责任感和主人翁姿态，积极投身到学校档案信息资源开发利用工作中来。町根据实际需要，采用“上门服务”，“网络服务”等新的方式，制定相应的档案利用制度，以满足实际利用需要。

五、加强宣传，提高档案利用水平

档案是宝贵的文化财富，它的依据、凭证、查考价值对学校各项管理工作、领导决策、教学、教研都起着重要的作用，档案工作从而成为学校教育教学和管理中不可缺少的工作。档案室要开展提供档案利用服务工作，必须要有门类齐全、内容丰富的档案资料作后盾。因此，要多层次、多渠道地征集和收集档案资料，丰富室藏。档案人员要把精力集中使用到档案整理的关键上，使档案整理工作速度快、质量高，为档案的提供利用创造有利的条件。

同时必须建立科学的、合理的室藏结构，以便完成档案室所承担的任务。注意收集不同载体的档案。不仅要收集文字图表形式的传统纸质档案，还要收集照片、录像、VCD、磁带等音像档案和牌匾、锦旗、奖杯、奖状等实物档案。档案室不但要有文书档案，还要有学生档案、会计档案、声像档案、印模档案、荣誉档案及其它门类档案。这些不同载体、不同门类、不同内容的档案作为学校发展的历史见证，它们之间可以互相补充、互相印证，可以更加完满地反映学校各个发展时期的历史面貌。把档案室建设成为综合的信息库，是学校档案发展的客观要求。

三是应用现代化手段管理档案是学校档案事业发展的必然趋势。目前许多学校的档案管理方法还只局限在应用计算机打印档案目录，而大部分的档案还是采用传统的手工管理。檔案的提供利用不能只满足于一般的查阅档案，而是要求进一步广泛地开发和传递信息资源。而手工管理档案则跟不上形势发展的需要，它不仅查阅速度慢且利用不方便，大大影响了工作效率。采用新技术来储存其它有用档案和信息，既可以减少箱柜，又可以确保档案的安全，方便保管、保密。

六、深挖资源，加快开发利用步伐

广角度，深层次开发档案信息资源，就是要开拓收集范围，积极挖掘现有的档案信息，搞好超前服务。档案室室藏档案的文书档案中不乏有教育教学、科研、实验、调查报告、管理模式、经验教训、规章制度等方面有用的信息材料，对提升学校管理品位，提高教学质量都将发挥重要的参考作用。在摸清室藏的基础上，搞好超前服务，把这些价值较高的档案按内容分门别类地编制成专题目录或专题资料，提供更高效率的服务。

加强编研工作，提高编研材料档次。编研是一项具有较高层次的信息开发工作，挖掘得深，是能够为教职提供更好的服务的，是能够为领导决策提高准确信息的。这就要求档案人员要改变传统编研思路，多编研一些与教育教学有关的价值较高的材料；其次，要针对某个时期党和政府的中心工作，重要工作、教职工群众关心的热点问题开发档案信息资源加以整理汇编。

总之，要加快档案信息资源的开发利用，既要热情主动地提供优质服务，又要注重档案的收集质量，丰富室藏，提高档案的利用率，还应对利用效果的反馈信息进行综合性的分析、研究，找出工作中的不足，以利学的态度，把学校档案信息资源的开发利用工作做得更好，使之在教育教学和各项工作中发挥出更大作用。