浅析企业档案的分级管理

摘 要：文章对企业档案的分级管理进行简要的介绍，并且结合现阶段国内企业档案分级管理的具体状况，找出了其中的不完善之处，剖析了各个要素是如何相互作用，最后从各个角度，包括知识服务、制度创建以及人员素质等，提出了针对性的完善策略，目的是更好的完成企业档案分级管理工作，从而促进实际的生产经营。

关键词：企业档案；档案管理；分级管理

1 阐述基础理论

通常来讲，企业档案管理主要表现为两种形式，其一是分级管理，其二是集中统一管理。从字面意义来说，集中统一管理的含义是企业所有档案都由档案部门来进行统一的管理，这样可以保证档案的安全性以及完整性，发挥档案的最大效用。不过从操作的层面来讲，并不是所有的企业都可以适用集中统一的管理模式，其对于企业的大小、管理水平以及技术条件都有相应的要求，特别是跨区域的集团公司，如果采取这种管理模式，会显得很僵化，因此更适于选择分级管理的模式。档案分级管理的含义是为了使分公司、子公司以及相关部门更方便的利用档案，在企业内部以法人为单位分级别的管理档案。

2 不完善之处

企业在档案管理方面，如果选择分级管理模式，更有利于实现全面的统筹，以及有效的监督指导，从而使跨区域行业保持整体的统一，并且更好的利用档案。不过现阶段国内大型企业在适用档案分级管理方面，还有很多不完善之处。

2.1 从档案的角度分析

对于企业来说，上层档案机构通常属于综合管理部门，集中保管各个门类的档案，所配备的工作人员数量不多，在这种情况下，档案人员往往无暇顾及有关企业生产经营等方面的档案，管理存在问题，最终造成上层管理管理缺乏明确的主体。从档案形成部门的角度来讲，某些档案具有价值，利用率就会很高，对于这种档案，他们会选择自己来保管，而把那些很少被利用的档案交给档案室，这实际上不利于档案收集工作的开展，也会破坏到档案的实际价值。所以，上层档案机构保存的大部分是普通文件资料，而具有专业性的资料通常被基层档案机构所保存。不过基层档案机构在保管方面存在漏洞，没有统一保管关键性档案，也很难全面的认识到档案价值，档案人员经常更换，如果在交接时出现问题，就可能导致档案的丢失。

2.2 从管理的角度分析

企业如果在档案管理方面，采取分级管理的模式，通常是由总部档案机构负责全面的领导，下属其他单位自主的管理各自单位的档案。总部档案机构承担两项职能，分别是管理自身的档案，以及监督指导下属单位的该项工作。在这种模式之下，如果下属单位的管理水平不统一，重视程度不同，管理指标也不一样，甚至是上层档案机构和下属单位比较起来，档案管理水平更低，就会影响到企业内部整体的档案管理质量，很难实现管理的规范化。

而且，跨区域的大型企業想要统一的管理档案信息，并且进行准确的统计，就需要达到相应的档案信息化程度，为了实现这个目的，企业要在信息化方面加大投入，并且提高档案人员的综合素质。大型企业往往存续时间很长，每个年度都会增加档案数量，而且又有很多的存量，想要将所有的档案都信息化，必须要投入更多的资金，购买先进的设备，但实际上，企业领导并没有认识到这项工作的重要性，档案人员也不能熟练操作信息化工具，这会严重影响到档案信息化的进程。

3 针对性的建议

3.1 加强学习与交流，将档案人员的素质提高上来

（1）企业需要根据自身的规模，设立档案工作部门，并且配备相关的工作人员，从而保证这项工作的顺利展开。档案部门的职能是整理、保存档案，并且提供相关的服务，而档案形成单位还需要设置相应的档案人员，主要是收集以及整理档案。不管是专职还是兼职，企业都需要保证档案人员的稳定性，只有这样才能传承档案工作办法，同时，还可以防止档案人员的变换，而导致档案的丢失。

（2）重视培训工作，提高档案人员的专业水平以及技术能力，档案行政管理部门要定期展开档案干部培训活动、学术研讨活动、经验交流活动，同时，档案人员也要积极学习档案工作的各种新要求、新办法以及新规范等，通过这种方式，提高档案人员的整体素质，从而更好适应新形势下的档案管理工作，实现管理的规范化。

3.2 建立健全相关制度，使企业档案管理工作更加规范

任何事情都要遵循规律，企业想要更好的展开档案管理工作，必须要创建完善的管理制度以及人员聘任机制，充分发挥制度的作用。在企业内部，总部档案机构要全面领导下属子公司的该项工作，制定统一的企业档案管理要求以及标准，并且结合《企业档案工作规范》，创建一系列的工作规章，比如档案机构应急方案、档案工作准则以及档案岗位职责等。子公司的档案室需要遵循总公司的整体工作要求，结合自身的工作实践，进一步的细化并且完善各自单位的档案分类策略，以及相关工作制度，包括档案的收集、整理、形成、保存、统计以及利用等。同时，企业还应当创建档案工作责任机制，明确分管领导、相关部门以及从业人员的档案工作职责，并且对该项工作实行长期的考核，这样有利于保证企业档案工作不断的发展，适应企业的各项要求，最终使企业档案管理走向规范化。

3.3 提高服务理念，使企业档案发挥应有的价值

实际上，企业档案服务于企业本身的生产经营，档案工作完成的好，档案就可以发挥出更大的效用。档案管理达到相应的水平，就可以推动企业生产经营的进一步完善。对于企业档案人员来说，必须要有一种服务理念，立足于档案所具有的知识价值以及信息价值，最大程度发挥出档案的效用。

（1）严格控制好档案质量。档案管理理念必须符合企业的需要，档案管理工作要推动企业的生产经营，重视档案的资源建设，这样才能为企业提供更多真实有效的信息，促进企业的完善。因此，必须要严格控制档案质量，充分发挥出档案工作的作用，让企业领导从思想上意识到档案工作的重要性，这样才能投入更多的资金，推动档案工作的向前发展。

（2）强化服务理念，实现档案的知识价值。对于档案人员来说，必须要有一种创新的理念，改变以往的落后思想，强化服务意识，更好的汇总已有的资料，充分发挥档案所具有的知识价值，根据技术动态信息、产品信息以及市场信息等，积极的和其他部门合作，更好的进行档案编纂，通过先进的服务手段，提高档案服务水平，实现服务的多样化，要全力以赴的做好档案管理工作，推动企业的进步。

综上所述，笔者基于企业档案分级管理的理论基础上进行分析，阐述当前企业档案分级管理存在的问题，结合自己的工作经验，提出相关的对策，优化企业档案的分级管理是一项势在必行的工作。

参考文献

[1]高琛琛.对企业档案管理工作规范化的思考[J].办公室业务，2018（4）：136-136.

[2]骆诗怡.浅谈企业档案分级管理应对突发事件[J].办公室业务，2017（23）：79-80.

作者简介

雷莉（1982-），女，汉，四川，本科，研究方向：档案管理，神华新疆能源有限责任公司