不动产档案数字化技术及建设问题

张名华

不动产档案资料管理对于城市建设具有重要意义。随着社会的发展，传统的档案管理方法逐渐不能满足我们的需求，因此在不动产档案管理工作中需要采用现代化的管理方法，利用数字化技术进行不动产档案管理体系的建设，把纸质档案变更为电子档案或数字档案，及时完善档案信息，加强档案资料的安全性，同时提高档案管理的效率并降低管理的成本，共同促进不动产档案信息的管理和利用，使不动产档案管理更便利、更高效。

一、不动产档案数字化技术简介

（一） 不动产档案数字化技术的定义

根据《不动产登记暂行条例》，不动产指土地、海域、房屋及林地等定着物。不动产档案数字化技术，即在不动产的档案管理中，采用计算机网络系统对其档案信息收集、整理及存档，这是不动产档案数字化技术与传统档案管理的主要区别。不动产档案在储存和使用中基本处于电子档案或数字档案状态，在查询与检索中需借助计算机网络系统和数字化系统。在不动产档案数字化技术中运用数字化储存技术把档案信息存储到信息库中，使不动产档案信息更加多样化，不仅可以存储文字档案，还能进行图像、声音和其他动态档案信息。此外，数字化儲存技术还能有效地加强不动产档案信息的安全性。因此，利用数字化技术可以更全面、科学地管理不动产档案[1]。

（二）不动产档案数字化技术的优势

1.优化不动产档案管理程序，降低管理成本

随着信息化的不断发展，不动产的档案信息不断增加，档案管理工作任务繁重，因此利用数字化技术构建不动产档案管理体系，不仅能快捷地收集和传递信息，还能对相关文件及时储存，实现对档案信息的远程监管。而且在传统档案管理过程中，需要耗费大量的人力来进行资料的整理和存档，利用不动产档案管理体系可以有效地将纸质档案转化成电子档案或数字档案，极大地减轻了人力资源的消耗，降低了档案管理的成本，提高了经济效益。

2、给档案检索查阅提供了便利

利用不动产档案数字化技术给档案信息的查询和检阅提供了极大的便利。传统档案管理中，若要对档案信息进行查阅和检索，往往需要耗费很长时间，而通过不动产档案管理体系，可以利用计算机网络系统快速地找到需要的档案资料，而且拓宽了计算机的检索范围，提高了检索效率，对不动产档案信息的利用具有极大的意义。

3、有利于不动产档案资料的更新

不动产档案数字化技术不仅有利于档案资料的收集、整理及查阅检索，同时还有利于资料的进一步更新。这也是不动产行业发展提出的新要求，可以快速地对信息数据资料进行处理和优化，完成大量资料的上传、存档等，错误信息及时更改，保证不动产档案信息的时效性和准确性。

二、不动产档案管理的建设探讨

（一） 加强档案管理部门的基础建设

要想做好不动产档案管理，首先要从基础设施入手，完善档案管理部门的基础建设，给不动产档案管理工作做好基础保障。一方面要从硬件设施入手，准备好相应的机房、办公设备等，并对周边环境进行优化；另一方面，要按照管理工作的实际需求，选择合适的专业软件，充分涵盖档案管理所需的各项功能；同时还要网络工程技术的支持，搭建网络共享平台，共同做好档案管理的基础工作。

（二）加强档案管理人员队伍的建设

对不动产档案进行数字化管理，还需要加强管理人员队伍的建设。首先，管理人员必须掌握一定的信息技术知识，因此要对其进行相关业务的培训，保证在工作中可以准确、快速地完成相关操作；其次，档案信息具有非常重要的使用价值，一旦出现错误，可能会造成非常严重的后果，所以在档案资料的管理过程中，工作人员需要具备高度的责任心，防止出现信息缺失、错误或者外泄等现象，所以需要从综合素质的培养方面入手，加强管理人员队伍的建设，培养出一支高素质的专业不动产档案管理队伍[2]。

（三）加强不动产档案信息化建设

加强不动产档案信息化建设是核心内容。首先，以人工录入及扫描方式把纸质档案转化成电子档案和数字档案，并对其进行分类和整合，将相关联的资料建立子目录，完成初步的信息整理及存档；其次，要将上述的档案信息建立索引，通过计算机网络系统进行数据的自动化处理，从而实现档案信息的快速检阅查询功能；最后，还要以完善的网络设施为依托，将各个单位和部门间的信息联系起来，方便各个单位和部门查询和调用档案信息。此外还要注重加强档案的安全保管，防止信息盗窃等现象的发生[3]。

三、结语

本文主要介绍了不动产档案数字化技术的含义及在不动产档案管理中数字化技术的优势，同时需要在不动产档案管理建设中要注意加大基础设施的投入、加强人员队伍的建设及信息化建设，共同促进不动产档案管理工作的顺利进行。

参考文献

[1]杨建平.不动产登记业务档案数字化面临的问题及对策[J].科技资讯.2017，15，22：122-124.

[2]张仙木.搭建数字化不动产档案管理利用发展平台的有效策略研究——以泉州市为例[J].江西建材.2017，10：282-286.

[3]伍建芬.不动产档案查询利用的问题和方法探讨[J].管理观察.2017，19：60-61.