新时期人事档案管理工作探析

袁静

摘 要：传统的人事档案管理方式难以适应不断流动的从业人员，因此在新时期内，事业单位要不断创新人事档案的管理方式，不断调整人事档案的管理方式，并且逐渐应用计算机技术来管理人事档案，不仅提高人事档案的管理水平和管理效率，而且能够满足社会发展的要求，适应时代发展的需求。

关键词：新时期；人事档案；管理工作

1人事档案管理中存在的问题

1.1人事档案管理机制和管理方法落后

虽然我国的人事档案管理工作由来已久，但是由于多年来该项工作的受重视程度不高，导致目前我国的人事档案管理机制和管理方法严重落后于社会经济的发展水平。首先是管理机制问题，我国的档案管理依旧延续建国以来“计划管理”和“行政管理”的各项制度，重视档案的管理工作，忽略了档案的服务工作，导致档案管理死板、僵化，人事档案的使用价值和社会价值难以得到发挥和实现。另外，在人事档案的管理方法上，也存在着严重的操作不规范问题：许多单位的档案管理硬件设施不完善，在档案的保管过程当中，经常出现档案霉变、虫蛀等问题；还有个别单位，不重视人事档案整理和保存的规范性，在档案材料收集时，缺乏控制标准，使得许多不符合入档规定的大小不合格纸张和破损材料混入档案当中，严重影响人事档案的整洁和美观；另外，我国的人事档案管理，还存在着分类模糊的问题，很多档案材料在进行分类时把握不准，随意性强、规范性差，给后续档案查阅带来了极大的不便。

1.2人事档案管理人员素质普遍不高，专业性较差

我国的人事档案管理人员，一般都由一些年龄偏大的工作人员担任，这部分工作人员，很少接触过专业的档案管理知识，都是“半路出家”或者“兼职服务”，在工作中边干边学，这就造成我国档案管理操作不标准，材料的归纳、整理不及时。由于年龄的限制，一些人事档案管理人员抱着“混日子”的心态，拒绝接触最新的档案管理技术，一部分工作人员甚至连基本的电脑操作都不能完成，这就使一些单位的电子化档案管理设备长期处于闲置状态，制约了人事档案管理的信息化发展。另外，由于人事档案管理工作具有相对的封闭性和保密性，因此在一个单位中的存在感较弱，这就导致单位在安排员工培训时，极易忽略了这部分人事档案管理人员，使他们失去了与外界交流和参与培训、学习的机会，工作技能难以得到提升，单位的人事档案管理工作也一直处于落后水平。

1.3人事档案信息化水平不高

在信息存儲技术和网络技术高速发展的今天，任何一个单位内部的任何一项工作几乎都需要计算机的参与完成，但是很多企业、单位和部门在提升整体化信息水平的时候，却忽略了人事档案管理的信息化，使得许多先进的技术手段不能落实到档案管理操作当中，很多人事档案工作仍旧采用纯手工操作，影响了档案的无纸化交流和实用性。

2完善新时期人事档案管理工作的主要措施

2.1加强对人事档案的动态管理

人力资源部门是人事档案的主要管理部门，但由于单位的人力资源部门的从业人员较少，并且要负责人员招聘、培训、绩效考核等方面的内容，工作量较大，所以，注重人事档案的动态管理体系构建及完善，需要从信息变动及信息存储应用等角度进行专项设计，以此实现人事档案管理效果的相对提升。事业单位的从业人员流动性较大，所以对人事档案也要随着人员的流动而进行调整，对其进行动态管理。首先是人事档案是从业人员在各个时期、各个阶段真实状态的反应，所以要体现从业人员的受教育水平、专业技术水平等。其次是单位要随着从业人员个人的发展变化而补充相关资料，例如从业人员的工作水平、同事评价、工作考核、工作态度等方面的资料，让从业人员的资料更加丰富具体。再次是增加从业人员在单位所作出的贡献，例如在人事档案上记录从业人员的个人专业技术水平，以及其发明和应用的新技术，让档案资料来增添从业人员的个人成就感，并且将让该项荣誉伴随从业人员一生。最后是归纳整理从业人员的学历资料、工资奖金的变化等。这些档案信息是基础资料，同时也是随着个人的发展而不断变化的，进而见证从业人员不断成长的过程。通过不断增添和调整人事档案资料中的内容，可以看到一个准确的、立体的从业人员的信息资料，进而为人才的综合评定提供大量的理论资料。同时只有不断增添个人信息资料，才能够做到人事档案的动态管理。

2.2提高人事档案的管理水平

在计算机技术的推动下，人事档案管理要进入信息化管理系统内。首先是企业必须建立起完善的计算机系统，改变传统的纸质档案管理方式，逐渐建立从业人员的个人电子档案，以数字化的方式记录从业人员的档案信息。电子化的档案资料不仅利于查找和调阅，而且提高了档案资料的安全系数。其次是对档案信息进行处理，并且建立内部人事档案网络，在企业的总公司和分公司进行人事档案资料的交换，不仅实现了档案信息资料的资源共享，而且保证个人信息档案的完整性。再次是注重人事档案的安全性。一是制定严格的档案管理制度，规定从业人员人事档案的调取方式，记录方式，以便后期进行追踪；二是加强网络安全建设，设置防火墙，避免被病毒感染或者是黑客侵入而出现从业人员信息档案泄露的现象。最后是企业要加强信息化设备的投入数量，并且监管其使用效率，保证授权部门能够扩充和检索人事信息，保证人事信息的真实性和准确性，进而为企业推选更多优秀的、合理的内部人才。

2.3注重档案数据库的构建与维护

随着事业单位的发展，人员也出现较大幅度的变化，进而提高了人事档案管理的难度，所以为了协调人才与单位发展的关系，推动事业单位的有序运行，人事档案管理的工作越来越重要。部分单位虽然购置了信息化设备，但是利用效率较低，并未发挥信息设备应有的作用。所以，需要以完善信息数据安全管理制度的方式，对档案数据库的信息收录、信息安全、存储及应用等方面进行专项处理与调整，以此实现人事档案信息管理的相对处理与调整，这对优化人事资源档案的完备性、可靠性等方面有积极作用。注重数据档案库的安全系数提升，需要对其网络系统进行加密处理，在调整档案及相关数据保密性的前提下，实现信息档案的处理与调整。

3 结论

人力资源部门在日常工作的过程中，必须更新档案资料的管理理念，提高对人事档案的重视程度，并且为了降低工作量、提高工作效率要建立电子化的人事档案资料，并且根据从业人员信息资料的变化而进行增加或者调整，进而建立一个动态化、实时的全面的个人档案资料库，满足企业对人才资料的多方位、全面的需求。

参考文献

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