新时代下大数据与档案管理探析

李洋 陈琼

摘 要：随着时代的发展，云技术和互联网产业有了日新月异的发展，推动社会进入了大数据和信息时代，也因此改变了社会的管理模式和发展方式。档案管理作为对档案信息与实体的管理，合理的管理与运用档案信息是其主要工作。面对大数据对信息行业的冲突，如何把握与应对大数据对档案管理的机遇与挑战是档案管理行业应当思考的。因此，这篇论文主要致力于分析大数据对档案管理带来的积极影响和消极影响以及面对大数据的建议与措施。首先，这篇论文描述大数据的基本概念与特征，并与档案管理相互联系；其次，从档案信息的收集与分类，信息管理与信息运用的角度来分析大数据对档案管理的积极与消极影响；最后，这篇论文对档案管理提出了启示与建议：树立运用大数据理念，构建大数据框架和团队，合理的利用技术和做好数据安全工作。

关键词：大数据，档案管理

1.大数据的基本概念与特征

1.1大数据对基本概念

对于大数据的基本概念，众多学者作出了不同的解释。张秀岩在2017年提出，大数据的发展来源于海量的信息来源，利用高速发展的信息技术获得和分析信息和对数据进行集中管理。另外，作为我国大数据的权威人士，李国杰院士认为：大数据是指在所有可容忍的时间范围内，没有办法用传统的IT技术和软硬件工具对大量数据来源进行感知、获取、管理、处理和服务的数据集合。连依娜认为，大数据是对大量数据来源的收集，分析，计算与處理的集合，其中需要借助数据信息采集工具、有能力进行大量储存的储存平台、有健全计算与分析能力的系统等要素。其中需要分析的数据量巨大，价值密度不高，需要进行高速度的处理并得到高价值的数据结果。

1.2 大数据的特征

首先，数据来源广，数量大是大数据的核心特征，为后续的数据分析提供基础；其次，数据有多种表现形式和种类是大数据的存在特征，除了被储存在传统的表格与文本字段之外，可以被储存在大数据库、云数据库和互联网；最后数据的价值密度低与较高速的处理效率是大数据的重要特性和基本属性，用户可以从大量低价值密度的数据中快速处理得到具有价值的信息。

1.3 大数据影响档案管理的原因

大数据的发展与应用现如今已经成为社会发展趋势，对于档案管理来说即是机遇也是挑战。面对大数据的发展，档案管理可以运用大数据处理方法和技术，对档案进行更加专业和有效的管理与分析；然而运用大数据分析方法同时对档案管理又会带来一定挑战，比如信息安全与泄漏。因此档案管理需要更好的抓住大数据带来的行业发展的机会与合理的规避带来的信息安全隐患。

2.大数据对档案管理产生的积极影响

2.1 收集与分类

首先，大数据的运用可以帮助企业的到关于企业本身的全面详细数据信息。大数据所带来的庞大数据库与数据分析方式为企业内部收集与分类带来了巨大契机。以往没有利用的细节数据信息将会被企业充分收集储存与利用。

其次，大数据的运用将会使产业内部信息相对透明与公开。丰富且庞大的企业档案信息获得方式因为大数据的发展得到了长足发展，企业与企业之间的隔阂与交流障碍被逐渐消除。这对与产业内部来说，为宏观分析行业发展潜力与前景提供了基础。这对产业竞争市场，产业内部企业与新进入者都会产生积极影响。同时，这也有助于减少产业内部的信息不对称的消极影响，提高产业整体发展效率，减少资源浪费，促进整个产业的发展。

另外，大数据的使用可以使企业对档案信息进行更加科学与合理的分类与整理。面对数量巨大且价值密度低的数据时，以往企业采取的方式可能是只分析关键数据。然而由于档案信息可能是相互联系的，合理且全面的档案管理需要考虑档案信息的方方面面，大数据所带来的分类与整理技术使得企业能够更好的利用档案信息。

2.2 管理与运用

传统的纸质档案化管理不但效率低下并且需要花费大量人力物力进行储存，大数据所带来的管理方式是将一切档案信息数字化，不但节约了人力空间成本，还一定程度上保证了档案信息的保管的安全性。数字化的档案信息可以被管理在不同的的云端与终端，不易丢失。同时，大数据技术也有利于企业充分利用大量档案信息进行分析管理，了解员工需求与情况，可以通过进行有针对性的培训发展与制定合理的福利制度更好的进行员工激励与发展，提高效率。

3.大数据对档案管理产生的消极影响

3.1 收集与分类

首先，传统档案信息管理方式多为纸质档案管理，如何将纸质信息转化为数字信息成为运用大数据的阻力。无论是使用人力还是技术，企业所需要付出的成本不容小觑。因此，如何衡量收集数据所带来的额外成本与大数据带来的优点成为企业需要考虑的重要因素之一。

其次，受限与技术与纸质档案特质，以往的传统档案管理方式所采用的数据大部分为关键数据。对于大数据所带来的低质量密度的大量数据信息，数据的使用需要进行大量的分析与计算，那么许多数据的类型与难以界定，可能会对企业的档案管理带来困扰。

3.2分析与运用

首先，运用大数据采集方式后大量低质量的数据的涌现需要企业学习如何更好的运用，发掘与分析大量数据。在这过程中，企业急切需要发掘与培养相关的大数据人才与技术，快速形成以大数据技术为基础与核心的档案管理体系，无形之中为企业的档案管理带来了更多的成本与风险。

其次，随着大数据平台的增多，企业数据变得越来越透明化，在利于企业与产业管理与分析档案信息的同时，信息安全也成为了一个可能会带来的消极影响。特别是在刚接触大数据初期，结合大数据技术重建和调整档案管理体系的过程中，信息安全风险较高，需要企业进行提前防范与管理。

4.启示与建议

4.1树立运用大数据理念

日新月异发展与变革的新技术为时代的发展带来新的契机，抓住且利用契机对于企业来说是一个重要的能力。面对大数据对档案管理带来的机遇与挑战，接受理解并运用大数据技术是跟随时代潮流的关键。

4.2构建大数据框架和团队&合理利用技术

合理运用大数据技术，根据企业自身特点构建独特的档案管理体系可以使企业在减少成本的同时增加档案信息处理效率。

4.3做好数据安全工作

关注数据安全是运用大数据技术的基础，建立健全风险意识，合理规避大数据带来的信息泄漏风险。

5.总结

本论文主要内容为大数据对档案管理带来的影响，首先，本论文描述与讨论了大数据的概念与特征；其次，从收集与分类、分析与运用两个方面分析了大数据带来的积极影响与消极影响；最后，从本论文树立运用大数据理念，构建大数据框架和团队，合理的利用技术和做好数据安全工作方面提出了对企业运用大数据技术在档案管理方面的启示与建议。

参考文献：

[1] 张秀岩. 大数据时代人事档案信息化建设的思考[J]. 兰台世界， 2017（s2）.

[2] 连伊娜. 大数据发展对档案信息化管理的影响及对策[J]. 城建档案， 2017（11）.

作者简介：

李洋（1979-），女，辽宁大连人，中国华录集团有限公司，工程师，硕士研究生，研究方向：蓝光大容量储存、新型激光显示。

陈琼（1981-），男，辽宁盘锦人，中国华录集团有限公司、初级工程师、硕士研究生，研究方向：智能制造、新一代激光显示技术。