高校学籍档案管理工作中的几点思考

摘 要：高校学籍档案管理是高校管理工作中的重要组成部分。只有不断创新、规范、服务，才能使高校档案走上规范化、制度化、科学化的轨道，从而更好地为高等教育服务。

关键词：学籍档案；管理工作；高等院校

高校学籍档案是学生自踏入大学校门至完成学业，走向社会这一历史阶段所有表现的一种详实记录。这一阶段对高校学生管理、教学管理、档案管理都提出了更高的要求，应该加强学籍档案管理工作的管理水平，使其管理工作趋向于制度化、科学化的方向发展。高校学籍档案管理者要认清当前教育体制改革的趋势，不断改进学籍管理工作，从而提高管理水平。

一、 高校学籍档案管理工作的现状及问题

（一） 学生自身忽视学籍档案的重要性。当前，很多高校的大学生对自己的学籍档案完全不重视，甚至毕业时对学籍档案不管不顾，学生虽然离开了学校，但是档案却滞留在学校，有些档案在存放多年后仍然无人领取。学籍档案记录了学生在校阶段的很多重要信息，对学生具有重要意义，这种遗弃档案的行为需要及时制止。

（二） 管理模式相对落后。大部分高校的新建档案管理仍然延续老的方法，普遍使用各部门自治的管理模式，导致学籍档案信息缺乏系统化的信息共享平台。很多部门有一套自己的学籍管理模式，部门无法共享信息，很多工作重复的进行，这样不但降低了工作效率，而且增加了工作量。同时管理工作的准确性低、时效性差、反馈滞后也降低了管理工作的效果。总体来看，现有的学籍管理工作已经不能满足信息化时代发展的要求。

（三） 缺少专业性的档案管理人员。长期以来，学籍档案管理的处境一直比较尴尬，很多单位的领导并不重视这项工作，因此直接导致专职档案人员的缺失。大部分院校只配备兼职的老师做些学籍档案管理的文件收集、整理工作，所以造成学籍档案管理的混乱现象，同时也限制了档案管理水平的提高。

（四） 档案信息不规范。由于学生的档案信息来源于很多部门，档案信息要经历统计、收集、分类、归档等环节，但是各部门对信息的规范操作不能统一，导致学生学籍档案记录的信息不够规范，并且档案内容单一，档案资料的真实性也无法保证。

二、 加强高校学籍档案管理工作的有关思考

因为大学生的学籍档案在就业中的重要的作用，所以高校的相关领导要引起重视，提高学籍档案管理水平，创新工作方法以适应社会发展的需要。

（一） 转变传统的档案管理工作理念。思想是一切行动的指导，高校应该将转变思想观念作为学籍档案管理改革的先导工作。高校学籍档案的思想应该经历一次革新，使广大工作人员实现工作理念的进步。只有树立起创新的思想，才能突破传统工作模式的束缚，开创新的工作局面。高校的管理者要重视档案管理工作的重要地位，积极探索学籍档案管理工作的创新模式，并在观念上率先实现创新。同时，高校要保证学籍档案管理的工作的独立性，使其发挥自己的职能做好学籍管理工作。建立完整的现代化档案体系，不是学籍档案管理一个部门的工作，因此校领导使各部门的工作人员从思想上重视档案管理工作，加强部门间的合作交流。

（二） 建设规范的学籍档案信息管理体系。高校要不断完善学籍档案管理的收集、核查、整理、补充等制度，还要明确各岗位的人员安排和岗位职责，实行岗位责任制，对学籍档案管理人员实施制度化、规范化管理模式，进而保证学生档案信息的完整性和规范性。建设一套完善的档案信息管理体系是现代社会发展的需要，这也要求学校要充分考虑各方面的因素制定标准的工作程序流程，并将工作流程制成工作流程图，指导每一步工作有条不紊的规范进行。高校管理者应该不断完善学籍档案信息管理体系，并实现管理体系指导高校的学籍档案管理工作走向规范化的作用。

（三） 促进高校电子档案管理系统不断完善。高校学籍档案管理工作极其繁重，加之传统的工作模式效率不高，导致学籍档案管理工作的效率不高，而信息化时代的到来给学籍档案管理工作带来了新的机遇，如电子档案管理系统逐渐进入高校学籍档案管理工作中。学籍档案管理工作只有与时俱进，才能更好地为学籍档案管理建设服务，而电子档案管理系统的利用正是顺应了社会的发展趋势。电子档案管理系统借助计算机网络对电子档案进行管理工作，高校要根据本校档案管理工作的实际情况对电子档案管理系统进行调节，使其充分发挥出应有的功能。

（四） 加强管理人员队伍的建设。学籍和档案管理工作是一项严谨的工作，因此要求专业人员必须要有良好的职业素养，这样才能保证工作质量和档案信息的真实性。高校要培养一支优秀的学籍档案管理人员队伍，必须了解国家有关教育法律法规、教育政策、高校学籍管理的具体规定和学校的规章制度，熟悉学籍档案管理工作流程，按照有关规定及时、完整地收集学生成长的所有信息，及时归档，从而建立健全能反映学生成长历程的完整、真实的档案资料。要提高学籍档案管理人员的业务素质与综合素质，强化其学籍档案管理意识。要选择专业理论扎实和经验丰富的档案管理人员。对于在崗人员要定期举行专业知识培训，从而提高管理人员的管理水平和业务水平。同时高校还要培训管理人员学习档案法规标准，提高档案管理工作的规范性。

三、 结束语

随着时代的发展和科技的进步，高校学籍档案管理工作也逐渐趋向信息化、规范化、科学化的方向发展。如今高校学籍档案管理工作的发展面临着巨大机遇和挑战，需要管理工作者转变传统工作观念，坚持科学发展的原则，以实现高校学籍档案管理的创新为目的，在工作实践中积极探索新的方法，使高校学籍档案管理工作的发展实现跨越式的进步。

参考文献：

[1]解颖娴.高校学籍档案管理存在问题与解决对策[J].宿州教育学院学报，2012（08）：117-120.

[2]陈凯侠.新形势下高职院校学籍橤管理研究[J].云南档案.

[3]李玲.浅谈学籍管理信息化的现状[D].南昌教育学院.

作者简介：

张艳丽，青海省西宁市，青海大学。