办公室档案规范化管理新探

胡建军

为了将管理工作细化，实现精细化的管理，许多企事业单位都设立了办公室档案管理部门。然而，由于对办公室档案管理这一领域管理经验不足，导致出现档案管理效率低下等问题，从而削弱了办公管理水平的提升。本文为了帮助企事业单位真正实现办公室档案规范化管理、提升单位的工作效率和工作水平，首先分析了办公室规范化管理的重要意义，然后介绍了提升办公室档案规范化管理的途径，为企事业单位管理者提供有益参考。

在企事业单位中，对文档资料的规范化管理能直接影响其工作效率。若是无序的管理状态甚至没有组建专门的档案管理部门，有可能影响企事业单位内部的正常运转，特别是对于规模较大、人员较多和业务量繁重的单位，没有专业的工作人员对档案保管部门进行管理，可能造成数据、文档的丢失，内部重要的保密信息外漏，给竞争者或者别有用心之人留下可乘之机。因此，从文档资料的装订、封皮、加盖印章和保管等一系列流程都需要认真研讨和制定，以确保文档保管和借阅工作不出现纰漏。

1 办公室档案规范化管理重要意义

随着企事业单位不断地发展和壮大，大部分已经配有现代化的辦公设备，需要处理的文件和业务随之增加，倘若不进行规范化的管理，会使企业管理存在一定风险，不利于企业的发展。实行数字化、智能化的办公管理越来越成为众多企业的共识，特别是在办公室档案管理方面，实行以计算机为基础的档案管理，将各类文件资料录入计算机系统当中，系统化、规范化分类归档，从而有效保管办公室档案资料，方便日后的查询，最终形成现代化科学办公管理体系。

在当前的激烈的市场竞争环境下，企业任何一个环节的疏忽都有可能会造成意想不到的结果，而办公室档案管理也是企业极为容易忽视的一个环节，若是没有规范化的档案管理，寻找一份资料文件需要很长时间，企业部门内部之间也需要更多的时间来沟通，而无法将更多的精力放到外部的扩展市场当中，这就会影响办公效率，甚至会影响整体的企业运营。因此，将办公档案规范化的管理放到企业的运营战略管理当中是很有必要的举措，这也是一项系统化的工程。需要设有专人和专岗对公司内部文档资料进行搜集、分类和汇总，并将相关信息录入到计算机系统当中，为日后的查询和调取提供便利的条件。计算机档案管理的优势是规范管理和提升办公效率，成为重要的办公手段。

2 办公室档案规范化管理对策

2.1 办公室档案管理实现程序化和规范化

将文档资料依据一定流程立卷、存档和调档是办公室档案管理规范化必须要做的工作之一。这需要管理者制定详细的档案管理制度，在日常的工作中，每一份文档的登记、保管和销毁都需要依据严格的工作流程来执行，同时，调阅者若想查看或者使用文档资料要依据流程来办理。此外，也需要加强对办公室档案管理情况的监管，从而规范档案办公管理，减少和纠查工作上的失误，确保档案管理工作的真实性和准确性，提高办公效率。

2.2 增强对档案保管工作的宣传力度

正如前文所述，档案管理工作是容易忽视的工作内容之一，之所以不被重视，是因为对档案保管的重要性宣传力度不够。所以，在企业中要梳理办公室档案管理现有情况和在工作当中遇到的问题，及时报送领导并且想出方案解决。通过企业的领导者对档案管理工作给予必要的支持和协助，为办公室的档案管理工作顺利展开提供人力和物力上的保障。同时也需要加强对其他部门人员的宣传力度，要求有查询借阅需求的工作人员严格依照办公室档案管理流程来进行操作，而不得违反相关规定。

2.3 提升档案管理工作人员的专业水平

办公室档案工作的规范化管理离不开具有专业水准的档案管理人员进行有效率的管理。首先在选择档案管理员时，要选取思想道德素质非常高的工作人员，员工只有人品好，工作中才能一丝不苟，不会出现严重的原则性错误。其次，要掌握一定的档案管理工作方面的基本知识和基本技能，在工作中懂得如何高效率的使用计算机系统。最后，可以在日常的工作当中加强对档案管理人员的培训，通过定期举办的培训，使相关工作人员掌握计算机技术、数字化管理技术和智能技术等，保证现代办公室档案管理工作的正常运行。同时，立足国内档案管理的现状，参考国外先进的技术和管理理论，组织单位人员一起探讨，举行研讨会，了解和熟悉最新的档案管理知识，提高档案管理的全员意识，从而不断提升档案管理工作专业水平。

3 结束语

综上所述，办公室档案规范化管理对提升企事业单位办公效率和办公质量有着举足轻重的作用。管理者应当充分重视这方面的工作，若想实现对办公室档案资料的有效管理，则需从档案管理工作规范化和程序化、增强对档案保管工作的宣传力度和提升档案管理工作人员的专业水平这三个方面着手，真正实现办公室档案规范化的管理。

（作者单位：中国电子科技集团公司第二十八研究所）