浅谈高中档案管理工作的数字化创新发展

刘丽萍

随着计算机技术、扫描技术、等诸多信息技术的不断发展，高中档案管理工作也在不断的应用新技术，向数字化转型。高中各种载体的档案资源，在信息技术的帮助下，将被转化成数字化的信息，然后再通过计算机系统进行管理，最终形成档案信息库。目前，国家信息化发展战略正在不断实施、电子政务也在不断推进，为了响应国家号召，高中的档案管理工作也要不断地进行数字化创新，更好的为学校和学生服务。

1.实施的意义

1.1节约

相比于以往的的实体形式档案管理，数字化的档案管理方式，不仅极大地节省了成本，减少了资源的消耗，而且还节约了人力物力资源，节省了空间。此外，数字化的档案管理方式还能十分方便的快速多次查阅，节省了查阅时间，极大的降低了时间成本。

1.2提高办公效率。

将档案管理工作从实体转为数字化，还有一个很显著的好处，那就是数字化的档案管理模式，能够及时的提供详细的数据信息，为决策提供参考。而且，数字化的档案管理模式，还可以使资料查询工作变得十分简单高效，能够有效的提升办公效率。

1.3增强档案原件保护。

实物档案，由于气候条件和储藏条件的影响，很容易让档案文件发生损坏和遗失。而数字化则是对档案原件的最好保护方式。

2.操作流程

2.1档案数字化采集。

从档案实体库提卷后，首先拆卷、校对档案页数、区分高扫、平扫材料，然后进行数据采集，校对档案目录、核对电子材料，完成初步审核。最后由专人再次对档案原件及数据进行审核，确认无误后，完成档案装订还原，对电子数据进行归档。

2.2档案数字化管理

数字化档案管理系统是对传统档案管理工作的一次创新，能够实现对档案材料收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理。档案数字化查阅，以馆藏的数字化信息系统专用资源网为网络基础，采用B/S（浏览器/服务器）模式架构，在系统内部实现了本地及远程查档、阅档功能。

3.推进的措施

建立有效的专人负责制度。通过培养掌握数字业务知识的人才，来专门负责档案管理工作。并且建立详细的管理机制，对档案的贮存、查阅、流通等流程进行控制，并将责任细化到具体的每个人，将各项措施切实执行。

3.1优化配置各种资源

数字化的档案管理工作，也需要一定的资金支持，特别是在工作初期，需要购买大量的软硬件，这个成本还是比较高昂的，而且在购买这些之后，还需要日常運行费用。所以在进行数字化档案管理工作的时候，必须要根据成本效益最大化的原则，根据现实情况合理分配。此外，还要合理的分配档案工作人员与专业技术人员、系统与扫描设备的科学搭配，完善档案数字化人力、物力资源，促进档案数字化工作效率最大化。最后，还必须建立严格的数字化档案管理工作计划，提前做好一切费用的预算管理。在这个基础上，对支出预算要坚持按统筹兼顾的原则，按照计划好的年度预算来安排支出，严格控制预算支出。

3.2构建完善的内部管理模式

做好数字化扫描参数的优化设置。扫描参数的选择和确定对扫描数字影像质量有着较大影响，其中扫描分辨率直接关系到扫描文件的清晰度和还原效果。在选择分辨率时，应根据实际需要综合考虑，包括扫描文件的可阅读性、存储空间、输出打印质量等。做好档案数字化的全程控制。①数字化前的档案整理检查。要进行数字化的档案原件必须完整、排序正确，对折损严重、影响扫描质量的原件应预先修整。②数字化后的数据质量、图像质量检查。录入后的档案信息要做到非常高的正确率，扫描后的文件图像应保持档案的原貌，字迹清楚不失真，无错扫、漏扫，对文件图像质量有问题的应重新扫描

3.3实施内部考评机制

为了更好的进行数字化的档案管理工作，必须制定规范、协调、公正的监督体系和完善的档案人员奖励考评制，通过完善的考评制度来考核档案工作人员。在制定考评制度的时候，一方面要考虑到员工的要最低保障，保证学校的公益性，另一个方面要考虑经济效益，对工作表现优秀的档案人员应该给予一定奖励，对工作表现较差的人员，应该加强指导与监督。对造成档案损失、泄漏甚至出卖档案信息的人员，应该严肃处理，甚至是追究法律责任。

3.4适时建立档案专题数据库

随着档案的不断变化，很容易会出现特殊专题档案的集中利用需求。在面对这些情况，要及时的建立专题数据库以满足需求，但是从另一个角度而言，这些突发情况既是档案管理工作面临的挑战，也是充分提升档案管理工作的机遇。在建设专题数据库的时候，应该注意掌握3个方面的要求，第一是要：根据高中学校档案的内容来确定专题数据库的总体布局；第二是要根据实际需求建立专题数据库，第三是要根据文件内容和检索的急需要来设立不同的专题数据库结构。根据高中档案的特殊情况，可以建立教职工职称、工资审批、学期考核、学生高考录取、校友联谊等多个有特色的专题数据库。

3.5提高相关系统、软件的安全保障性能。

随着大量的数字化技术的应用，在档案管理系统中，很可能会遇到各种问题，例如局域网不稳定，软件漏洞等，这些问题如果不及时处理，都很可能会对档案管理系统造成巨大的损失。所以在新的系统软件中，必须保障局域网的稳定，此外，还要提高对网络病毒的安全防范意识。在购买相关软件的时候，一定要先要检验软件开发厂商有没有完全依照法律法规来设计制作。在运行档案数字化系统软件的时候，要详细排查系统软件是否存在漏洞，如果检查结果不符合安全需要，就要提出新的研发计划，提高软件制作水平，保障档案信息系统的正常使用。

4.结语

在新的时代背景下，高中档案管理也要不断的进行数字化创新，不断的提升管理水平，才能更好的响应国家信息化战略的象征，更好的为学校、学生服务。

（作者单位：江苏省靖江高级中学）