高校一卡通财务内部控制研究

汤晖

摘要：随着信息化技术的普及，一卡通运用于各大高校，一卡通财务管理已经成为高校财务管理的重要内容。本文从高校一卡通财务内部控制现状入手，以一卡通的功能和作用为出发点，分析了一卡通财务管理存在的风险，提出了完善一卡通内部控制的策略，为财务内部控制在高校一卡通财务管理中的运用提供参考。

关键词：内部控制；高校一卡通；财务管理

随着计算机信息化技术的普及，高校一卡通运用于各大高校。高校的信息化管理水平已经成为评价高校管理水平和教学水平的重要指标，也是高校综合实力的重要标志。一卡通的应用提高了高校的管理水平和信息化水平，有效地计划和监控资金的开支，对高校的内部控制具有重要意义，促进了高校各项事业不断发展。同时，校园一卡通作为高校财务管理的重要部分，也需要健全内部控制，进一步提高校管理水平，实现高校可持续健康发展。

一、高校一卡通财务的内部控制现状

会计内部控制是企业、事业单位有效的管理体系中不可缺少的一个组成部分，《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010—2020年）》提出要完善高校内部控制制度。2015年12月21日，财政部以财会[2015]24号印发《关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》提出：“健全内部控制体系，强化内部流程控制；加强内部权力制衡，规范内部权力运行；建立内控报告制度，促进内控信息公开；加强监督检查工作，加大考评问责力度”。目前内控制度已深入高校的会计核算和财务管理的各个环节，而一卡通财务管理是财务管理的重要组成部分，最大限度地避免差错和舞弊现象的发生，是一卡通财务管理的真正目的。但是，从现实情况来看，大多数高校对一卡通财务管理中的风险认识不够，未建立科学有效的内部控制制度和防范机制，无相关的防范制度。因此，如何在一卡通财务管理中尽快建立科学有效的内部控制制度，防患于未然，是一个亟待研究的课题，也是每一个一卡通财务管理者应该认真思考的问题。

二、高校一卡通的功能和作用

目前校园一卡通系统的主要有以下功能：一是金融功能。一卡通作为电子钱包通过终端实现消费，在一定的范围内替代了货币，如餐厅就餐、超市购物、水电费、校车费等；二是身份管理功能。一卡通的卡面印有持卡人的照片、姓名、编号、院系等个人信息，通过视觉和电子视别实现图书借阅、校车管理、人事考勤、门禁管理等；三是自助功能。通过一卡通与银行卡绑定实现圈存机自助转账，通过圈存机、网上支付平台、APP实现上网费代缴、水电费代缴等，通过自动充值机实现自助现金充值，通过自助补卡机实现自助补卡；四是实现学校相关管理系统的融合，无缝接入第三方管理，如电控收费、机房上机收费、自助复印等。

高校一卡通的应用范围广泛，涵盖学校饮食、超市、医院、机房和图书馆等学校生活和学习的各个方面。随着功能的不断拓展及数字化建设的推进，校园卡财务管理已成为高校财务管理的重要组成部分，并起着积极作用。

1.实现高校财务监管

高校经济秩序的规范对高校的发展具有重要作用，校园卡系统能够为高校财务管理提供了一种新的技术手段，通过一卡通的应用，可以有效杜绝校园小金库等行为，所有有偿服务的费用支付和缴纳都接入一卡通平台，所有的收入通过校园一卡通结算账户直接划转到财务账户中，有效规范了校园收费管理，保证各部门的收入及时上缴，实现统一管理，对资金的内部控制具有重要意义。

2.提高资金运作效率

通过校园一卡通的结算功能，对所有有偿服务的资金进行集中管理，学校可以有效地利用这些资金，提高学校资金的运作能力和运作效率。

三、一卡通系统财务管理存在的风险

1.校园一卡通相关管理制度不健全

高校在校园一卡通建设过程中往往更关注一卡通管理技术的实现，而忽视了相关的管理制度的建设，在实际工作中就会无法可依、无章可循，使校园一卡通存在着资金风险，也给校园一卡通和数字化校园的可持续发展埋下安全隐患。同时一卡通作为一个完整的系统，其涉及财务、计算机、网络等专业技术领域，需要财务人员、管理人员、终端操作人员、网络技术人员等各方面专业人员的配合。如果没有专业的技术作为依托，各个部门的职能、规定界限不清，缺乏各种规章和制度，将导致一卡通不能安全并有效地運行。

2.校园一卡通资金清算问题

校园一卡通系统的资金结算分为两部分，一部分是人工操作形成的，一部分是系统自动生成的，而且一卡通系统与财务系统是相互独立的复杂系统，一卡通系统的数据与财务核算的数据不同，没有对应关系，因此，如何将两部分的数据有效结合统一，是财务人员需要面对的问题。很多学校往往只核对人工操作的数据，而对账务调整的数据和系统处理数据不够重视，尤其对于由于网络不通或故障产生的数据传输错误不做处理，造成记账不及时从而产生漏洞，影响了财务数据的准确性、及时性，对管理层决策也有影响。

3.一卡通的数据安全问题

校园一卡通的系统风险：校园一卡通系统的正常运行是依赖于良好的计算机网络软硬件系统的支撑，为确保校园一卡通平台下的财务管理模式不受自然因素或其他因素的影响，造成系统的损失或信息丢失、泄密等，必须重视系统的安全性问题。

四、一卡通应用的对策和建议

面对高校急需加强风险管理的形势，建立健全校园卡内控制度，是高校自身发展的需要，也是面对管理风险与挑战的需要。高校只有根据自身的发展状况，从实际需求出发，制定满足校园卡管理需要的内部控制制度，并加以严格遵循实施，才能达到控制目标。为防范风险，高校一卡通财务管理应当在以下几方面重点加强内控管理。

1.建立合理的管理模式，清晰权责，实行会计委派制

一般高校的一卡通管理有三种管理模式：一是信息部门分管技术，财务部门分管财务结算，实行财务代理核算模式。优点是各自发挥部门的专业优势；缺点是懂技术的不懂财务，懂财务的不了解校园卡系统的特点，无法充分了解系统的财务风险，尤其是对系统自动生成的部分数据不了解，无法真实反映会计信息，甚至引发财务风险。二是财务部门配置专业信息技术人员，实行财务统管模式。优点是可以充分发挥校园一卡通的校内收费管理；缺点是需要配备大量的信息技术人员，和校园信息化建设可能脱节。三是信息技术部门配置专业会计人员，实行独立核算模式。优势在于技术和财务充分融合；不足是脱离学校监管，不符合高校财务的“统一领导、集中管理”的财务管理体制。

本人根据工作实践，提出第四种管理模式——会计委派制最适合一卡通财务管理：由信息部門主管，财务部门委派专门财务人员参与校园一卡通的整体建设，掌握和熟悉校园一卡通系统的业务流程，参与制定相关的规章制度。同时，承担校园一卡通的财务管理工作，并向财务部门及时提供各种财务资料。这样的管理模式既保证了校园一卡通的建设和数字化校园建设的无缝衔接，又可保证学校对校园一卡通财务的实时监控和管理。

2.加强资金清算的管理监督

校园一卡通的清算模式主要有两种，一是通过外部银行的独立账号进行往来清算，二是过高校内部的资金结算中心进行往来清算。高校应该结合具体的实际情况，选择适合高校的资金清算模式，制定严格的资金清算制度，进行管理和监督，避免资金被挪用和侵占，切实维护学校师生的合法权益，保障校园资金的安全。

（1）建立相应的财务规章制度，规范系统各类数据的操作，制定校园卡办理、充值、补助、扣款、消费、退款、销户、清算等一系列流程的相应配套制度和审核流程，确保正确采集数据，保证财务数据来源的准确、完整、无误。如各单位或部门通过校园卡发放补贴需提交申请报告，列明补贴的名称、项目、标准、依据等详细信息，补助资金经学校财务处审核后转至校园卡账户，校园卡工作人员根据财务处审核的名单及金额发放补助，并将系统生成的流水清单交至发放单位或部门核对签字盖章后存档；如持卡人在消费过程中发生被错划或多划款额的，须由持卡人填写“××大学校园一卡通退款单”，经手人签字、商户审核签字后，持卡人凭退款单到卡务部办理商户退款。

（2）建立严格的对账管理体系，确保入账数据的准确性和完整性，保证一卡通系统和账务系统的数据的一致性，主要包括校园卡的现金充值收入、银行圈存转账收入、商户清算余额的定期对账等。目前大部分的校园卡系统均采用卡库不平的可脱网机制，即在网络不通或故障情况下可脱网使用，待网络通畅时再上传消费流水，部分传输过程中丢失的数据再由系统根据卡片的余额定期进行“平账”，形成缺失消费来源的“补记流水”，这部分系统自动处理、生成的数据也必须进行账务处理，以免影响了财务数据的准确性、完全性、及时性。

（3）严格控制业务系统的操作权限，在校园卡业务系统根据不同的岗位设置不同的管理权限，在涉及资金变动的重要操作可增设系统操作的复核流程，做到既便于工作，又可相互制约。如“补助”“扣款”“商户退款”等操作增设系统复核流程，以确保数据操作的准确性和规范性。

（4）严格不相容职务分离制度。根据各学校的具体情况，分析校园卡工作不同岗位的职责，严格制定不相容职务分离制度。如校园卡财务出纳与会计的分离、校园卡的中心数据库管理与应用管理人员分离、系统管理员与业务操作员分离，等等。

3.保障信息和网络安全，确保系统稳定运行

信息安全关系到高校师生的合法权益，是一卡通系统运行的基础。对于一卡通系统，如何更有效地保护用户数据，保证系统安全稳定运转主要可以对以下几方面进行加强。

（1）确保系统上线前安全检查、评估。上线前安全评估能保证所有新上线的系统都能符合一定的安全标准和规范，避免服务器上线后因安全问题所带来的隐患及后续整改的麻烦。可由第三方公司进行系统安全灰盒测试，出具测试报告和整改方向，配合一卡通系统供应商，确保系统的安全级别必须符合预订的安全保护等级方可上线。

（2）切实保障网络环境安全可行，软件、网络设计要合理，配备杀毒软件和防火墙技术，避免病毒对电脑的供给，对服务器要进行严格管理，对外来程序不得安装，外来U盘不得使用，根据重要性实现实时、增量、历史备份，实现双机备份、异地容灾。

（3）采用严格的访问控制技术和管理人员的权限分配，建立登陆访问管理，完善日志纪录，定期检查用户操作，杜绝外来人员对系统的访问，杜绝越权操作。

（4）定期对系统进行维护，建立巡检制度，定期安全巡检及安全事件应急支持。安全漏洞总是实时发生，为了能解决因安全设备相关规则升级滞后而带来的安全隐患，应不定期对相关安全设备、网络安全、主机服务器进行巡检，确保相关重要信息系统的安全性。同时选择具有良好信誉和售后服务的软件技术厂家，以确保系统发生故障时能及时得到修复。

（5）建立一卡通系统、设备的实时合局监控系统。我校目前运行的校园卡监控系统主要包括服务器的监控、数据库的监控、子系统的监控、终端设备等运行状态的监控运行情况，并以大屏幕LED、业务终端等形式呈现，出现异常第一时间以短信报警通知维护人员。自运行以来确实提高了工作效率，发现问题能快速处理，将影响范围控制到最小，大大地提高了系统运行的稳定性。

4.重视业务能力培养，提高人员素质，落实定期轮岗制度

业务能力的培养不仅是业务技能的提高，还应提高工作人员风险防范意识，加强内部控制方面的知识培训。系统技术人员应该投入到校园卡系统建设的内部控制构建中，系统操作人员和财务人员应该投入到管理过程的内部控制制度的建设中，形成全局、全面、全员内部控制的意识。

参考文献

1.田宁霞，李小满.会计内部控制在高校一卡通财务管理中的应用探讨.经济师，2013（11）.

2.韩英霞，郭刚奇.高校一卡通在货币资金内部控制中的作用.当代经济，2012（8）.

3.丁新农，王春晖等.浅谈校园一卡通在高校内部控制中的作用.南京医科大学学报（社会科学版），2010年12月第4期.

4.张琼.高校信息系统内部控制研究.财务通迅综合，2014（8）.

（责任编辑：王文龙）