浅谈现代档案管理中档案管理基础工作的作用

张永清 柏增秋

【摘要】本文分析了现代档案管理中基础工作的工作性质，同时阐述了现代档案管理工作发展现状，最后结合工作经验，围绕档案管理基础工作在现代档案管理中所起到的作用进行了分析探究，旨在更好、更有效地发挥出档案管理基础工作效力。

【关键词】现代档案管理；基础工作；性质；发展现状；作用

【中图分类号】R197 【文献标识码】A

一、解读现代档案管理中的基础工作性质

通过查阅相关文献资料可知，现代档案管理是一项同时具备了管理性、服务性和政治性的工作内容。其中最为主要的性质“服务”，显然这是人类思想与文明发展到一定程度后必然形成的一种趋势。“服务”实则为档案管理的最终目的，虽然在提供服务的过程中并不会收到任何实质性的东西，然而围绕全局进行考虑，无论是社会发展还是人文进步，在很大程度上都依赖着良好的档案管理。

众所周知，档案管理中包含着的基础工作本身具备非常强烈的系统性特征，意味着其同其他管理工作之间有着十分紧密的联系，档案信息能够向社会提供各种信息服务，需要从其他管理工作中收集材料，而這便需要基础工作发挥作用[1]。但需注意的是，即便档案管理同时负责档案编著与研究等工作，但不可否认的是，其每一项工作都是为了满足社会需求进行的，因而可将其看成是一种社会性服务活动。

二、剖析现代档案管理工作发展现状

（一）管理流程有待规范和明确

当前在现代档案管理工作中所遵循的管理流程有待规范和明确，因未出台一个相对完善的管理流程，使得档案管理基础工作在具体实施环节遇到诸多阻碍，无法顺利展开。如某些机关单位在开展现代档案管理活动时，多是采取档案收集—整理—区分档案全宗—编制档号—选择分类法—鉴定档案价值—存储档案—档案编研—档案著录和档案标引这一档案管理流程。而该流程在执行过程中未有一套清晰明确的业务规定，如此一来，人们对档案管理难以系统性地评定，在一定程度上会对管理者的工作态度、工作责任心产生不利影响，容易出现档案不完整、档案丢失等问题。上述问题的出现，不仅会损害档案应有的价值，而且还会降低档案系统应有的检索功能。

（二）管理工作内容有待规范

单就国内现阶段档案管理所表现出的情况看，还存在着十分严峻的基础工作重视度不足、管理工作者专业基础技能不扎实等问题，这些问题在很大程度上是由管理工作内容不规范造成的。俗话说：“没有规矩不成方圆”。同理，没有规范的管理体系，管理工作者不熟悉自己的业务范围，自然会影响到整个档案管理质量。比如，通过了解某机关单位档案管理状况可知，该机关单位内部档案管理工作者因自身专业水平不高，以致在日常管理工作中存在档号命名不规范、目录号缺失以及一卷多册等问题，甚至某些档案还存在重名问题。以上问题看似不大，但会给档案唯一性带来不利影响，且在一定程度上会增大档案管理难度，浪费更多的时间在档案搜索上，严重影响到档案管理有效性。

此外，还有一些档案缺少索引、卷内目录，这意味着人们只能通过标题才能查找到对应档案，如此不但增大了档案管理与档案检索的操作繁琐性，而且因档案管理工作的严谨性缺失，也难以确保档案管理的完整性。

（三）管理者综合素养不高

通过查阅相关资料与文献发现，在国内各单位从事档案管理一职的工作者大部分年纪较大，且接受过档案管理专业高等教育的人不多，因此，他们缺乏主动学习与掌握新档案管理理念、技能的意识，加之年龄大，即便是领导安排其接受业务培训，也因在知识点理解上存在困难，而无法有效地将这些新的管理技能、管理手段应用到具体工作中。显然，没有专业理念、先进理念支撑的档案管理工作就无法称之为现代档案管理，也正因为这样，国内整个的档案管理水平一直停留在较低水平态[2]。

三、探讨档案管理基础工作在现代档案管理中所起到的作用

（一）有助于明确档案管理流程，提升查准率

于现代档案管理而言，为有力确保档案检索查准率、查全率，最需要的便是做好基础管理工作，而做好基础工作的前提又在于明确现代档案管理流程。据了解，计算机检索系统最主要的优势在于按照使用者提供的信息快速检索与信息相对应的档案资料，但这一工作需要完整且精准的档案分类作支撑。简而言之，便是从档案分类开始，逐步强化档案校审力度，防止档案分类环节出现问题而影响到检索完整性。

结合已有经验，档案分类时应当根据《中国档案分类法》中的要求进行，针对分类现场不同的档案情况应当选择不同分类标准，且有必要根据档案所显现出的文件特征，赋予档案资料不同的关键词，如此人们只需要通过关键词搜索便能查找到需求的档案。

此外，为进一步确保档案查找准确率，档案管理工作者还需在自身专业技能、知识的结合应用下对档案的标题名称进行规范，如此便能帮助人们更准确、更快捷地查找到对应档案。需注意的是，借鉴国内外现代档案管理经验，规范档案标题名称属于基础工作范畴，标题名称规范需要使用更加简洁的关键字或关键词，目的在于提升查准率。

（二）有助于规范管理内容

做好档案管理基础工作对于提升档案管理质量、效率是非常重要的。在具体实施档案管理基础工作之时，首先要做的便是根据国家有关部门出台的《档案管理细则》，结合本单位档案管理实况，编制一套相对完善、严谨的档案管理方案，在这一方案中应对档案管理内容进行规范。

一般来讲档案管理方案可分成两类，一类为档案收集，一类为档案分类。为保障档案管理秩序，能够快速查找到对应档案，要求在归档前做好整体规划与管理工作。

其次，根据档案管理工作中实际碰到的问题，档案管理者有必要将档案归档关联着的较为详细的一个档案管理步骤确立出来，目的在于为整个的档案管理工作提供理论支撑，帮助管理者在开展工作时有章可循。

最后，还应当制定一些科学且合理的档案管理考核体系，将每一个岗位所对应的工作职责落实到人，即要求在职档案管理者明确自身工作职责，熟悉具体的工作内容与流程，并做到相互监督和制约，为高水平档案管理提供可能[3]。

（三）有助于提升现代化档案管理水平

现代档案管理基础工作囊括了档案立卷、档案归档等工作内容，它们作为基础工作组成的关键，直接影响着现代化档案管理效率及质量。为保证人们在日常档案管理工作中能够更科学、有效地开展档案立卷与档案归档工作，务必做好日常档案管理工作。

首先，应当严格按照《现代档案管理》条例实施档案审核立卷工作，确保归档文件的完整性和真实性，因为只有满足这些条件的档案才具备保存价值，同时还应当考虑收集到的文件资料质量是否达标，是否与档案管理新要求相符。作为档案管理者，务必熟悉每一种文件资料的保管期限及特性，以便采用正确、有效的保管方式，显现档案管理价值[4]。

其次，档案归档时，还应当严格参照单位内针对现代档案管理制定的一系列管理制度进行，做好常见问题的应对工作，以免影响到档案查找、节约效率。基于对现代档案管理基础工作的了解，相对科学的一个档案归档方式是“大流水号”分类法，这一方法能夠将档号整合到一起进行分析；涉及其中的卷宗目录、标题则要求简洁，但简洁之时务必涵盖所有重要信息，如此才能为查找提供便捷。

最后，受信息化影响，人类日常生产、生活的大部分工作都已应用到信息化技术，诸如档案管理。为将基础管理工作做好，为提升档案管理精准性，为更好地实现现代化档案管理，那么从基础出发，需要引进更多的计算机技术[5]。

例如，针对原本一些纸质类不易保存的档案资料，档案工作者在进行文件管理时，可在计算机系统的帮助下将这些资料扫描到对应软件中，即形成电子化储备，如此便能延长资料的保存时间，还能有效防止资料丢失。

四、总结

综上所述，档案管理基础工作包含于现代档案管理中，而本文主要通过剖析档案管理基础工作性质以及档案管理发展现状，针对档案管理基础工作在现代档案管理中所起到的作用进行了分析、探讨。

参考文献：

[1]于彬彬，王樱蓓.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].人力资源管理，2015（3）：189.

[2]姚玉娟.浅谈档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].办公室业务，2015（22）：69，37.

[3]张艳霞.试论现代档案管理中档案管理基础工作的作用[J].科技经济市场，2014（9）：101-102.

[4]谢玺.现代档案管理中档案管理基础工作的作用探讨[J].办公室业务，2016（7）：106.

[5]张蕊.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].现代经济信息，2015（21）：67.