浅析社会保障档案管理问题与应对策略

柏增秋 张永清

【摘要】本文分析了社会保障档案管理特征，同时阐述了社会保障档案管理必要性，随后又围绕当前社会保障档案的管理问题，提出了一些有效的应对策略，旨在全方位了解社会保障档案管理中存在的各种问题，以便采取有效措施应对这些问题，维护社会保障档案管理的良好秩序。

【关键词】社会保障档案管理；特征；必要性；问题与应对策略

【中图分类号】F840 【文献标识码】A

一、社会保障档案管理特征及必要性

（一）特征

首先，档案储存数量庞大（如图1）。查阅一些资料、文献可知，虽然中国现阶段推行的社会保障体系还有很多需要补充、完善的地方，但是就保障业务整体范围看，几乎与国民生活有关的生育、工伤、医疗、意外伤害和养老等保障均囊括其中，且任意一个社保项目都涉及很多业务，比如缴费、保障申请以及保障等级等，而这些业务均在一定程度上增大了社会保障档案管理数量[1]。加之国民参加社会保障后需要向社保局提交大量凭证、身份证明资料等，这些无疑会进一步增大社会保障档案管理数量，以致社会保障档案管理中表现出储存数量庞大的特性。

其次，社会化特征明显。众所周知，社会保障最为核心的内容便是为人民，乃至整个社会提供更科学、更高效的保障与服务，其与社会公民的利益有着非常紧密的联系，因而认为社会保障档案管理具备非常明显的社会化特征。时代持续发展，相关制度不断完善，社保项目逐渐丰富，参保的人数逐步增多，在这一情况下，社会保障档案管理的内容与类型有所增加，相应的，其社会化特征会越来越明显。

（二）必要性

社保档案管理最主要的一个工作内容是做好与社保有关的各类信息收集整理工作，有效提升社保档案的开发利用效率，为社会保障发挥重要作用提供条件。

一方面，社保档案管理有助于整合各种社会资源。社会保障档案管理涉及的资料类型、数量都很多，而有效的社保档案管理能够将各种社会资源进行整合，为政府作出一些重要决策提供准确的数据支撑。

另一方面，社保档案管理有助于維护社会和谐及稳定。社会保障本身是对国民基本生活所出台的一系列保障行为，做好社会保障档案管理工作能够及时了解国民生活水平，制定各类有益于国民的社保策略，维护社会和谐及稳定[2]。

二、社保档案管理中显现的问题

（一）管理方式落后

自进入信息时代后，人们日常的生产、生活已离不开各项信息技术支撑，在这种情形下，我国社保档案管理工作也开始进行转变，即将更多的、更为先进的一些电子化、信息化技术应用其中。然而，从实际了解到的情况看，因社保档案管理者以及整个地区发展水平等因素影响，导致各地区对社保档案管理表现出的重视度有所不同。比如在一些经济相对发达的城市，因有足够的资金支持早已实现了社保档案管理信息化；然而在一些相对落后的地区，缺乏资金支持，因而依然沿用早已过时的“纸质档案”管理，显然，如此落后的人工目录检索、人工手写以及人工管理等方式，除了会影响档案管理整体效率外，还不利于及时更新各类数据，进而便会出现信息真实性偏低等问题。

（二）重视度不足

政府职能部门在开展社保业务时，多是围绕“如何提升参保人数”这方面工作进行，未对社保档案进行科学、全面的认识，忽视了社保档案管理的必要性，甚至某些基层社保机构只会在日常管理中出现问题或者上级部门检查时才会对管辖范围内的社保档案管理引起一定重视，显然这就反映出社保档案管理效果并不好，诸如社保档案管理混乱、易出现社保档案丢失、损坏等问题。

一些档案管理工作者对自身职能所赋予的工作职责并未有一个准确的认识，以致在日常社保档案管理中表现出管理态度缺失、管理效率低下等问题，如此低的业务水平，必然会对整个社保档案管理质量造成影响。

（三）利用率不高

目前，国内社保档案利用主体主要包括了参保公民、社保系统工作者和第三方职能机构等。从这里便可看出较少的档案利用人员、较小的社保档案管理服务对象，却牵涉到大量的社保档案数据存储，这便是矛盾所在。

众所周知，信息化时代影响大，绝大多数的社保档案都被存储到计算机系统中，但因为真正利用的人较少，以致存在着利用率不高的问题，而较低利用率又会影响到各类社保信息的交流频率，紧接着便显现出社保档案管理服务功能缺失、针对性不强以及服务能力有限等问题，这些问题均会阻碍我国社保工作的发展步伐。

（四）管理体系有待完善

针对国内当前社会保障档案管理所显现出的管理体系有待完善的问题，大体可分成两部分进行分析。

未建立起一套完善的社保档案借阅和保管体系，使得人们在社保档案借阅时常出现档案信息丢失、借阅期限已过还未归还以及档案损毁严重等问题，且当这些问题出现以后，社保档案管理者并未引起高度重视，未认真负责地处理这些问题，也未采取对应的补救措施，严重损害了整个社保档案的存储价值[3]。

因重视度不足、管理经验有限，以致未将一个统一且完善的社保档案管理标准拟定出来，导致各地所采用的标准有所不同，也正是因为有这样的不同存在，致使我国目前还无法实现社保全国统一管理。

三、探讨有效应对策略

（一）转变社保档案管理理念，大力推行信息化管理模式

社保档案管理本身有着工作量大、管理数量大等特性，加之其会随着参保人数逐步增多而增大，为更有效地确保社保档案管理效率和质量，便需要改变过时的、不适合当下社会发展实际的“重保存、轻精细化管理”的档案管理理念，采用更先进的管理方式。而此时应用信息化技术就显得非常有必要，其不仅在提升管理效率、管理质量方面优势显著，而且从整个社会保障发展看，其所作出的贡献同样很明显。

基于此，社保档案管理应用信息化技术，便需要把统计技术、计算机技术和数据库技术整合到一起，同时应用到现代化社保档案管理系统中，赋予其现代化信息管理特征，即实现信息化档案管理。如此一来，不仅确保了社保档案管理全过程的有效性和科学性，而且从长远的发展看，在提升档案利用率的同时，还减少了很多不必要的成本支出，为社会保障及社会保障档案管理的科学化发展提供了技术支撑。

（二）从思想意识上提高从业人员的业务素质

提升社保档案管理水平，需从管理工作者、档案利用人员的思想意识上着手，只有他们认识到社保档案管理必要性，才能为整个社会保障档案管理的可持续发展提供动力。

从管理层、决策层等方面逐步强化社保档案管理重视度，只有他们从思想意识上认识到了该工作的重要性，才能凭借自身职能将一个相对专业的管理小组逐渐培养出来，并委派专人对具体的社保档案管理工作进行分析、管理和约束；且只有当决策层对这部分内容引起重视，才能把相关内容纳入绩效考核范畴，以此调动下属职员对社保档案管理的重视。

应定期培养管理者的业务素养、专业技能，凭借自身技能更好地管理社保档案，进而维护档案资料准确性，为决策层作出决策提供数据支撑。

（三）完善各项管理体系

相较于发达国家来讲，中国真正开始推行社会保障的时间并不长，最早可追溯到20世纪90年代初期，加之国情不同，无法全部借鉴他国经验，以致到今日国内仍未形成一个可全国通用的社保管理机制。加之地区间的社会文化、经济发展等存在差异，使得各地区推行的社保機制及档案管理机制有所不同，这便阻碍了社保发展秩序[4]。

基于此，需做的便是完善各项社保管理体系，诸如，从国家层面围绕社保档案管理出台一系列相对科学、规范的执行标准，以便为信息时代背景下档案资料的流动交接提供理论支撑。

四、总结

综上所述，想要维护一个国家的和谐稳定，推行社保保障机制非常有必要，而社保档案管理是支撑社保机制顺利推行的关键所在。基于此，本文便从推行社保必要性、社保档案管理中显现的问题进行了分析，进而提出了一些有效推行社保档案管理发展的应对策略。

参考文献：

[1]赵滟，杜毅.重庆市农民工社会保障档案管理对策研究[J].兰台世界，2013（29）：55-56.

[2]阎雅静.论社会保障档案管理的信息化建设策略[J].商品与质量，2017（38）：28.

[3]姚丽，李晰彬.社会保障档案管理的思考[J].办公室业务，2014（1）：239.

[4]刘伟东.论新形势下人力资源和社会保障档案管理[J].中国化工贸易，2015（28）：38.