对电子文件和电子档案管理问题的思考

王淑芬

当今科学技术的迅猛发展，电子技术和电子产品的广泛应用，产生了大量的电子文件。这些电子文件将转化为电子档案，最终也是档案管理的范畴。随着这些新材料、新技术的应用于档案，如何加强电子文件和电子档案的存储和管理显示出重要性和紧迫性。

一、电子档案的概念

电子档案这一概念出现近10年，国家档案局于1996年成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”，1998年，王刚同志在全国档案局长会议上指出：要在1997年研究制定《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》。关于电子文件，美国联邦管理法規对规定为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息”。它可以记录在计算机能够阅读的任何一个介质上。我国对电子文件的定义是指人们在社会活动中形成的、用数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

二、电子文件的概念

电子文件从组成上说是电子文件内容、电子文件内容所在载体和对电子文件内容继续进行显示、修改、删除的计算机软件、硬件平台技术条件的组合。依据有关标准，结电子文件从组成上说是电子文件内容、电子文件内容所在载体和对电子文件内容继合本单位的实际情况，笔者从档案管理的基本规律和计算机技术的特点出发，摸索制订了一个包括电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档、利用，统计、保护等内容的管理办法，并在实践中逐渐补充完善。以集中统一为原则明确归档电子文件的管理机制。以完整齐全为宗旨全面划定归档电子文件的范围，以电子文件的署录和组盘为主要内容进行归档电子文件的整理，以脱机载体为重点加强归档电子文件的保护以确保真实、有效为目的把好归档电子文件的质量检验关。

三、电子文件、电子档案管理应注意的问题

1、电子文件的存储载体问题。电子文件的存储载体有多种，如磁带、磁盘、光热等。光盘与磁带、磁盘相比，其特点是：记录密度高、存储容量大；非接触式记录和信息读出方式；数据传输率高；存取速度怏；易保存。因有保护层，信息读出为无接触式的，不存在读取磨损，所以盘片不易损坏。如上所述，现在使用光盘作为电子文件归档的载体比较合适。软磁盘不能作为归档电子文件长期保存的载体。

2、纸质档案与电子档案长期并存且保持一致的问题。可概括为两点：纸质档案便于长期永久保存，而利用起来较不方便；电子档案便于利用，但难以永久保存。所以，不如将两种载体档案长期并存。一般做法是”双套制”，即在保存电子文件的同时，把电子文件以硬拷贝输出形成纸质文件保存。两种载体的档案在并存时要特别注意两种档案的一致性，在电子档案著录、编号、签署、更改、更新时要注意保证电子档案与纸质档案对应相符。

3、电子文件的安全问题。一是电子文件归档时，把属于一般牲的电子文件，转换成各种平台都能使用的文本文件的格式。消除由于技术演变所带来的影响。特殊格式电子文件。应在存储载体中同时存有相应的浏览软件。二是使用”只写一次式光盘加背书”方式制作归档原件，确认其内容信息的原始牲，归档人员要负责归档前电子文件内容的原始性，归档后由档案馆负责，为了分清责任，最理想的办法是两方在不可更改的载体上签字，而这种光盘的同一处刻录轨迹只能写人近众；这就是 “只写一次式光盘加背书”，也可用只读光盘、电子签名、数字水印、隐形条码、数字时间印章法等来确认电子文件内容信息的原始性。三是在网络环境中，可采用一种既能确认发件人身份，又能保密保安全的 “公用密钥数字签名技术，”也可采用防火墙技术、网络安全检测、大众身份论证系统、数据加密技术等措施来保证网络安全。四是利用中的安全措施：设置分级查询权限密码并定期或不定期地更改，属于保密范围的信息内容必须继续进行加密处理，对于信息内容的复制拷贝更要严格控制。

4、电子文件的鉴定问题。一是入口关，即在档案部门接受电子文件是要检验每个文件能否被正常读出、打开或运行；有无感染计算机病毒；内容是否完整，是否与归档移交清单或文件机读目录一致等。二是定期检查关，即对归档后的电子文件建立定期检查的制度，数据类电子文件检验能否被正常读出，程序类电子文件检验能否被正常运行。对子磁性载体一般应每两年气光盘每四年要进行一次抽样机读检验，抽样率不能少于10%；对于磁性载体每四年拷贝一次，并建立封电子文件的检查、维护、拷贝等操作过程进行登记制度。避免发生人为的误操作或重复劳动。转储后的载体与原载体同样编号保存。三是利用关，即在平时提供利用时，一旦发现有文件损坏或感染计算机病毒，立即要对该钱体内存储的所有文件进行检验，及时采取措施修复损坏的文件，并对杀毒软件进行更新。