浅谈文书档案管理的规范化操作

刘宁

文书档案管理规范化操作的现实意义

文书档案管理的规范化操作能够提升文书人员档案管理的重视程度，提高文化档案管理的管理效率，从而促进文书档案的科学分类和合理使用。文书档案材料数量多，涉及到的信息内容广，包含着日常单位的会议文件、记录、工作通知、年度审核、简报、发言稿、考核文件、政策宣贯等一系列内容，材料内容汇总归档需要分门别类，还要能够依据单位的发展情况进行重点归类调整；文书档案的规范化能够让档案管理人员明确工作内容和职责，确保文件管理的有效性；文书档案管理的规范性操作能够为单位发展建设提供材料数据的支持。通过文化档案的规范化管理能够将档案内容进行再次梳理，能够对单位发展的信息内容进行重点提取。文书档案管理的规范性操作能够推动单位制度建设的完善性；构建完善的文书档案管理工作能够提升单位工作的职责分工的科学性，能够限定文书档案的归档期限，提升归档调档的效率，为单位工作开展提供重要的支持，避免出现档案混乱、遗失、调档效率低等情况。

文书档案管理存在的三大误区

（1）文书档案管理就是简单的档案归档调取

文書档案管理内容复杂、材料较多，而很多单位部门对于档案管理的人员安排和分配数量较少，没有足够的重视。在日常的文书档案的管理过程中，缺乏对于档案内容的核对，很多重要的红头文件没有编号，被当成一般性文件处理。再加上工作人员的不认真细致，没有对文件档案的真实性进行鉴别，归档的文件不是原文件，有复印件，还有一些被认为修改过的文件，这就导致档案的真实性无法得到保证。文书档案如果只是简单的归档和调取，档案很可能就会出现丢失、被挪用、修改、或者找不到等情况，这对于整个单位的办公效率和质量有很不利的。

（2）文书档案管理不需要过高的技术操作和管理更新

信息技术的应用极大提升办公效率，文书档案的管理为了提升科学性和信息数据的处理的高效性，也应将现代技术广泛的运用到管理工作中。但是目前文书档案管理的技术操作应用并未充分体现，管理的人员缺乏技术操作和学习的主动性，观念转变不及时，技术应用程度低。不仅如此，文书档案管理系统的设计需要消耗一定的成本，基础设施的投入需要经费支持，但是大部分单位经费有限，不愿意过多的在文书档案管理上投入成本，管理者不重视，设备支持未到位直接导致的结果就是文书档案管理难以发展。

（3）文书档案管理是被动性、配合性质的管理工作

文书档案管理一直以来都处于被动工作的状态，文书档案管理是服务于单位，单位有调档需求时，文书档案管理人员才会提供工作支持。而在日常的工作中，很多临时性文件很难实现档案管理部门和单位其他部门之间的对接，文档内容没有得到重视，重要信息就可能会遗失，存在归档不及时的问题等。文书档案管理需要有统一的管理规范，如信息对称性的要求，信息更新、公开和安全管理等要求。但是目前的文书管理被看做是档案的保存、调取，这样的认识误区会导致文书管理难以得到发展，配合型的工作模式无法保障对单位的工作支持，效率低下。

文书档案管理的规范化操作的对策

（1）加强档案管理人员的文书档案管理培训

文书档案管理效率的提升需要配备具有专业知识能力和管理能力的人员。文书档案管理培训是最有效的方式，培训的开展要配备专业师资力量，注重细化培训内容和培训考核的方式。将具有丰富经验的退休的工作人员返聘回单位或者聘请文书档案管理的专业人员，进行文书档案管理办法的讲解。细化文书档案管理的内容，将收集和归档范围、归档的流程、分类编号、编撰整理、保管调阅等方式进行讲解，对于技术操作、档案主动的收集方式进行培训。并且严格控制考核流程，将考核的结果作为绩效评价标准，保证培训的效果。通过培训提升管理人员的管理积极主动性，鼓励文书档案管理人员主动发现档案管理的问题，掌握文书档案管理的有效方法，从而提升文书档案操作的规范性。

（2）制定文书档案管理的管理标准和制度

文书档案管理的规范性需要标准和制度来保障，在实际的工作中档案管理人员要明确管理的材料范围，工作的方向和评价标准。因此，各个单位要按照实际管理的情况，制定有针对性的档案管理的标准和规定。如档案管理的档案收集和归档时间，保管的期限，保管类型，档案管理的调取规范等，并且明确文书档案管理的内部分工，如档案收集归档的工作安排，重点文件编号分类标准、信息的定期审阅和更新、系统维护等。对于因工作失误出现的档案丢失情况要形成一定的惩罚标准，对于档案收集、审核保存等表现较为优秀的工作人员也要予以奖励，通过奖惩制度提升文书档案管理人员的管理积极性和严谨性，实现有效的激励和约束。

（3）提升文书档案管理的技术操作水平

文书档案实现信息化管理是必然选择，通过文书档案管理的信息化转化能够极大的节省成本消耗，通过技术平台的处理能够提升信息调取的效率，提升档案管理的安全性，降低人员失误操作的档案缺失、损坏和被修改的可能性。为此，各单位应该加大资金和设备的投入，提升档案管理的专业性和完整性，节省管理时间，将繁琐的工作流程逐步简化，逐步实现标准化的管理，节省档案管理的成本和资源，从而发挥档案管理的现实功能。