办公室秘书工作探析

周阳

秘书工作 办公室 沟通

办公室担负着公司上情下达、下情上报、对外交往和服务保障等工作，处于协调机关各部门、连接领导和基层的枢纽地位，是企业机关的信息中心、服务中心、参谋中心和运转中心。作为办公室秘书，不仅要明确认识自己所处的位置，找准自己的方位，还要了解公司生产运行和业务情况，对公司的各项情况有一个全面的了解，具有扎实的文字功底，要持续不断的学习，在工作中积累经验，掌握一系列的工作方法和沟通技巧。

下面将结合自己从事秘书工作八年来的亲身经历，从以下几个方面阐述秘书工作的要求和技巧：

找准定位。发挥主观能动性

（1）根据上级要求并结合公司年度重点工作起草工作计划、总结。根据体系要求，负责拟定、完善公司各项管理制度，负责起草发言稿和提纲，制作会议PPT，负责会议纪要及各种公文的拟写工作。

（2）做好公司各项办公会议、综合性会议的准备工作，负责前期会议协调沟通，会议期间服务管理及会后各项工作。

（3）协助领导做好调查研究工作，检查、了解各基层单位贯彻执行领导决议、部署的情况。

（4）协调做好上级部门监督检查、调研等的接待工作，提前安排好调研行程，准备调研资料，确保调研工作顺利完成。

（5）注重对各类信息的收集和整理工作，为领导决策提供参考和依据。

在完成以上工作任务的同时要实现秘书由被动服务到主动服务的转变，要充分发挥主观能动性，事事走在前面，想在前面，办在前面，做秘书该做的事，让助手职能得以充分发挥。

发挥四个作用，提升工作质量

（1）桥梁作用。秘书在领导工作中起着承上启下、联系内外、沟通左右的桥梁作用。一定要在第一时间内将领导的信息传达到每个基层单位和部门，同时对员工的意见进行及时的总结，最后向领导如实进行汇报。决不能让这座沟通的桥梁中断或失联，这样会影响公司决策的传达和落实，严重的会对公司经营造成影响。

（2）助手作用。作为领导的助手，主要指的是为领导办事过程中助手作用的发挥，具体体现在许多方面，如办会、接待等等事务性工作。秘书工作的助手作用能否充分发挥，直接影响到领导工作的正常运转，如拟写文件，从起草到核稿要正确反映领导的意图，文字简明扼要，使领导基本不用修改就能发布使用，这样就起到了帮助领导工作正常运转的作用。

（3）沟通作用。这里所说的沟通主要是指本单位和外单位之间以及单位内部各部门之间日常工作的沟通协调等，也包括上下左右内外的人际关系。在日常工作中要协调处理日常事务工作，如会议组织、车辆安排、机票预订等。有效及时的沟通会少走弯路，避免出现失误，高效的沟通技巧能够使工作在一个积极健康、有条不紊的环境下进行，直至圆满结束。

（4）窗口作用。领导工作上的事情有大小、轻重、缓急之分，所以领导不可能做到事必躬亲，作为领导助手的秘书必须自己有能够承担起部分责任的能力，能够独自去和外部单位和个人进行交流和处理事物。

秘书工作也需要艺术

（1）知道自己是谁的艺术。在秘书工作中如何做到尽职而不越级需要艺术。一是把握好秘书发挥作用的“边界”，明确秘书工作的职责，要知道自己是谁，自己在做什么。但也要有自己的主张，不能随波逐流。二是把握好秘书发挥作用的“适度点”。这集中体现在辅助领导决策，秘书应该不管其决策同自己原先提供的决策草案是否一致，都要无条件贯彻并实现领导意图，否则，就是“越权”。三是把握好秘书的职业身份特征。秘书作为领导的助手、参谋，必须选择好与之相适应的语言表达和行为方式，说话得体，行为得当。

（2）补台不拆台的艺术。公司不只一位领导，所以作为秘书，怎样在多位领导之间做好协调工作需要艺术。首先，心里要有一杆平衡秤，要一视同仁，不论哪位领导安排工作，都要做好，不能有的去做，有的不去做。这与我们日常交朋友多从感情和兴趣出发不一样。在多位领导者面前，不论是在思想感情上，还是在行为活动上都不能产生倾斜度。其次，领导之间产生分歧时，不能依照自己的感情去幫助一边而反对另外一边，更不能搞小团体，领导之间意见不同是正常的现象，要按照正常的途径去帮助协调解决，共同为公司的发展出谋划策。

（3）服从不盲从的艺术。对领导交办的任务不能盲目服从需要艺术。服从并不等于盲从，“分析”有两层意思：一是从分析中加深理解领导意图，增强执行的信心；二是从分析中拾遗补缺，起进一步完善的作用。如果遇到违反规定的命令或任务要保持冷静的头脑，不能靠个人感情去执行命令，这样不是在帮助领导而是在走向错误的方向，所以要寻找恰当的时机和领导表达自己的观点和看法。

（4）让领导认知自己需要艺术

作为领导的秘书，自己所做的工作往往在领导眼里属于正常不过的工作，要让领导知道你做了什么更需要艺术。在工作中要时常提醒领导哪些工作到时间了，哪些工作属于必须要完成的，自己心里一定要有杆秤，有事没事多与领导谈心，将自己最近一段时间里的感受说出来，征求领导的意见。再就是要定时提交周报、月报、年报等，将自己所做的工作进行整理，定期发给领导审核，虚心接受领导的指导与批评。最重要的就是要适时恰当的表现自己，每个人都需要一个平台，秘书也一样，都需要进步和提升，在一些事情上该上的时候一定要上，该表现的时候一定要表现，不能退缩，要让自己的能力在秘书这个平台上得以充分体现。

结束语

综上所述，办公室秘书工作在任何一个环节出了问题，都会产生很大的影响，甚至给整个公司的工作都会带来被动或损失。也就是说，办公室秘书工作开展得如何，将直接制约和影响着公司各项工作的开展和任务的完成。作为秘书，只有增强企业全局观念和综合素质能力，自觉履行岗位职责，积极、主动地做好本职工作，才能不断提高工作效率，按时完成上级交办的各项任务，做一名合格的九段秘书。