信息化在党校档案管理中的现状和对策研究

摘 要：党的十八届五中全会提出的“创新、协调、绿色、开放、共享”五大发展理念，为档案事业的科学发展指引了新的方向，创新成为引领档案事业发展的不竭动力，档案信息化建设，令党校档案管理工作面临新的机遇与挑战，加快党校档案信息化建设，创新档案管理与信息服务，将传统、静态的档案资料，开发为开放、动态的信息资源，对党校的教学科研、科学决策和行政管理，无疑具有重要意义。

关键词：信息化；党校档案管理；创新；现状；对策

创新是当今社会生产力解放和发展的基础与标志，是中华民族几千年来生生不息、发展壮大的重要动力。没有创新，就没有人类的未来。创新也是档案工作保持蓬勃生机的力量源泉，档案工作者只有与时俱进，破除传统观念，大胆探索，勇于和善于在实践中创新，才能不断推动档案工作向更高层次迈进，才能使档案工作充满生机和活力，促进档案事业可持续发展。

党校档案是党校实践活动的产物，它记录着党校不断发展壮大，反映着党校干部事业向前发展。社会的发展、科技的进步，令党校档案管理工作面临新的机遇与挑战，传统的档案管理，存在着管理模式落后、管理科学化水平低、硬件设备和技术落后等问题，随着计算机技术、扫描技术、数据库技术、存储技术的发展，档案实体得到不断丰富，信息化建设已成为党校档案的重点工作。这就要求档案管理人员必须从过去单纯的文件收发整理向档案信息化管理服务转变，进一步使党校档案工作走向规范化、信息化、网络化。

一、信息化档案建设的重要性

1.档案管理空间的转变

现行的党校档案管理，一般都实行有形的库房管理，因此档案的管理空间非常有限。随着计算机技术、扫描技术的发展，将各种档案资源转化为数字化的档案信息进行存储，不仅有效地提高了档案的利用效率，也有效地突破了空间、时间的局限，为实现档案信息资源共享创造了有利的条件。

2.档案管理成本的减少

传统的档案管理对各项指标的要求都很高，许多档案库房都配备了空调、去湿机、灭火器等设备，并要求达到“八防”标准，管理成本较高。而信息化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且方便迅速的查阅速度，使得纸张浪费、材料的损耗等情况得以避免。

3.档案管理的动态化

通常，党校的档案会涉及到干部、教师的人事信息以及教学科研等业务方面的信息，而人事、教学和科研信息又分属组织人事部门、教学管理部门、科研管理部门，各部门之间往往形成“信息孤岛”，造成干部人事档案信息的管理无法进行联动，数据无法进行共享，信息无法进行更新，而且，党校档案管理工作仍普遍基于传统手工或者半手工、半现代化和半信息化的管理模式，档案仍以纸质为主，将档案材料信息化，加强管理系统建设，不仅可以通过计算机管理系统进行查阅，而且可以通过互联网实现远程调用，这就为档案利用从封闭走向开放、档案管理由静态管理转化为动态管理提供了极大的可能性。

4.原始文件的有效保护

档案需要长期保存，如何有效地保护好原始文件尤为重要，但是由于纸质材料所特有的缺点，大大增加了原始文件的保护难度，一场火灾有可能就会使这些档案资料遭到毁灭性的破坏；日积月累的翻阅，也可能使这些原始资料损耗殆尽。特别是涉及到教学科研等业务方面的信息，第一手的教学、科研方面的珍贵资料未能及时交到人事部门归档，往往分散在各个部门或个人手中，甚至由于没有得到较好的存放和管理，长期以往就更无法收集找回这些原始性的档案材料。

通过数字化录入、电子档案的建立以及信息化管理，不仅可以替代原件使用，有效保护原始文件，实现永久保存，也可以实现从手工检索到电脑检索的转变，准确查找所需的档案材料，省去了逐卷逐页查找的时间，提高了工作效率，减少纸质档案的翻阅次数，延长其使用寿命。另外，还可以有效地杜绝在查阅档案过程中可能发生的抽取、撤换、涂改档案材料等现象的发生。

5.有价值信息的提取和应用

党校档案是党校整个人事、教学和科研工作的真实记载，是党校成立、发展、变迁全部历史过程的真实、准确地反映，对党校学科建设和人才资源开发起着重要作用。当前，党校档案的信息化应用程度较低，档案的完整性、真实性、准确性、有效性和可回溯性都大打折扣。随着信息技术的迅猛发展，从海量数据中进行数据挖掘分析，获取并生成有价值的信息，将为党校的干部工作提供全面、准确的信息服务，对党校学科建设和人才资源开发提供决策支持。

二、党校档案管理信息化工作现状

1.基础设施问题

随着计算机技术的发展，党校的档案管理已经实现了计算机化，档案管理人员配有独立电脑，具备基本电脑操作技术，电脑的配套设施，如打印机、扫描仪配备齐全，而且搭建了办公网络，基本实现了网络化，档案管理的计算机普及程度比较高。然而就目前档案管理的整体水平来讲，仍然需要继续加大基础设施的建设力度，因为目前档案中的网络设施稳定性与安全性还不够，而党校档案管理在信息资源的开放方面恰恰需要稳定性与安全性都较高的大容量网络设施，因此这就要求党校加大基础设施方面的投资力度。

2.档案管理运用建设的问题

目前党校档案管理的信息化运用主要集中在文档一体化管理，然而它仍然采用了传统的单机版电子文档管理模式，仅止步于文档录入、目录存储工作，多媒体数据库、电子归档、档案网站建设建设尚未涉及，仍未达到数据共享、互通网络的目的，这种模式显然难以满足未来档案管理信息化建设目标，因此档案管理運用建设需要技术人员继续攻关、勇于创新，探索出适合党校档案管理信息化发展的新模式。

三、党校档案管理信息化工作的对策思考

1.观念创新，使档案在服务中发挥最大效益

要管好档案、用好档案，确立档案是资产的观念。党校档案是党校实践活动的产物，它记录着党校不断发展壮大，反映着党校干部事业向前发展。每一份档案，无不包含着一代甚至几代领导者和教职员工的聪明才智和辛劳汗水，无不凝聚在以文字、数据、图纸、音像等各种形式的档案载体上。因此，档案是一种非常重要的资产，档案管理人员要对档案资料做到“胸中有数”，管理好、利用好档案资料，在关键时刻使档案在服务中发挥最大效益。

2.体制创新，使档案工作适应信息化的高速发展

回顾多年来党校档案工作实践，领导支持固然重要，但具体活动的开展却要靠各项制度的规范和档案人员的不懈努力。目前看来，档案管理制度还不够健全，不够规范，降低了利用率，制度创新已迫在眉睫，我们必须不断创新党校档案管理制度，用制度来规范档案管理工作。

（1）建立健全党校原始档案材料的收集机制。加强和各部门、科室的协调、联动，多角度拓宽原始性档案材料的收集渠道，加大信息覆盖面，拓宽收集的种类和内容，将传统的以纸质文书为主的资源结构，转变为以文书、教学、科研档案为主体，兼顾基建、财务、图片、声像、实物等其他类别档案的全面立体的资源体系。尤其是教学会议、教材建设、科研成果、教学大纲以及教学名师和学员的研究报告、课题调研等资料的收集，构建起一个原始性档案材料收集的网络体系。注意跟踪调研各部门、科室有价值的信息资源，做到特殊情况及时收，重要资料随时交。当教学过程中有重要培训、重大活动时，档案部门应提前介入，全程跟踪，专项收集新材料，加强归档收集的准确性，保证数字化档案资料内容的完整性，提高信息化档案管理的水平。

（2）构建党校干部人事档案信息动态化管理体系。整合資源，打破党校人事、教学、科研等各部门档案管理各自为政形成的信息孤岛，共建干部人事档案信息综合管理平台，共享干部人事档案信息资源，建设好党校干部教师人事、教学和科研档案信息资源库，特别是建设好包含音、视频影像信息的档案资源库，做到实时更新，动态化管理。创建党校干部教职员工人事、教学和科研档案信息资源库，通过数据挖掘和分析技术，为党校干部队伍和教师队伍建设提供决策服务。

3.管理创新，全面提升档案工作

档案工作既是党校重要的基础工作之一，也是国家档案的重要组成部分。为了规范档案工作，必须加强自身基础建设，提高整体管理水平，办公自动化后，通过新的管理制度和管理方法来解决信息的安全性问题，就显得尤为突出和必要。

档案管理信息化建设中，由于需要借助数字存储器、光盘、磁盘等多种工具，在极小的空间内存储较大的信息量，因此要特别注重档案设备的安全性：首先，必须对网络的进出口进行安全控制，加强内网与公网访问权限的监管，防止非法用户进入人事档案内网。其次，对相关链接及数据进行加密，重要数据信息，提高加密强度。还要加装网络防火墙及杀毒软件，实时更新，抵御来自网络的攻击及病毒对数据信息的破坏。再次，要进行身份确认，身份认证既可以防止非法用户访问系统操作，又可以防止合法用户访问他们无权查看的信息内容。最后，还要建立访问权限加密，访问权限加密主要是确认操作人员的权限等级。现在通用的加密方式有数字密码认证、指纹认证、密匙认证等，通过访问权限加密可以加强对人事档案数据信息的保密强度。

为了避免档案信息出现流失或者更改等安全情况，对于一些机密文件，一定要加强存储管理，为避免对数字设备过分依赖，要做好备份以及预处理工作。电子档案对设备依赖性过强，如果频繁更换机器设备，也会增加数字档案流失或者损坏的概率。只有做好各个环节的安全保障工作，才能促进信息化人事档案建设更好的展开与落实。

4.人才资源创新，提高档案人员的综合素质

档案管理人员是档案信息化管理的具体操作者，必须掌握档案管理现代化技术，具备多元知识结构，熟练掌握档案信息的电脑录入、查阅、传递以及管理系统等专业管理软件的维护、使用。因此要在加大档案管理人员专业档案知识培训的基础上，切实加强办公自动化、计算机网络技术运用技能的培训，积极组织档案管理人员参加档案信息数字化建设方面的技术交流，不断提高其业务素质和工作能力。

档案管理工作的创新，归根到底要依靠“人”来推动，同时也是为了促进“人”的更好发展。要牢固树立“以人为本”的思想，克服“重使用轻培养”的倾向，充分调动、发挥人的积极性和创造性，努力培养档案人员的敬业精神、求实精神和独立思考的习惯，准确把握所面临的新形势和自身发展的新情况，用求实创新的精神把握档案事业发展规律，勇于探索和实践，有效地开创性地开展工作。

四、结语

党校档案信息化建设是一项长期的系统化工程，需要在工作实践中大胆探索、不断总结、逐步完善。党校的人事档案工作只有不断的创新，才能适应新时代发展的要求；只有不断的创新，才能不断的向前发展。只有这样，才能推动党校档案工作向更高层次迈进，提升党校档案管理现代化水平，开创党校档案管理新局面。

参考文献：

[1]钟启超.浅析党校干部人事档案管理中存在的问题及对策[J].云南档案，2015（05）

[2]杨琼.基层党校档案信息化建设的现状及发展对策[J].中小企业管理与科技，2015（30）

[3]苗蕾.加强信息化建设对党校工作具有重要意义[J].科技传播，2011（05）

作者简介：

杨园（1976--）女，毕业于云南大学、云南省委党校公共事业管理专业，就职于中共个旧市委党校；研究方向：档案管理。