如何健全档案管理的基础工作

丁思?徐瑾

本文对如何健全档案管理的基础工作进行了全方位的分析，首先简要概述了健全档案管理基础工作的必要性，其次详细深入剖析了当前我国在健全档案管理基础工作中存在的问题，接着笔者针对档案管理中潜在的隐患进行了客观全面的反思总结并提出了几点行之有效的解决对策，旨在从根本上促进我国社会经济的又好又快发展进步。

一、健全档案管理基础工作的必要性

总的来说，档案管理的基础工作是一项繁琐复杂的工程，它倡导以“管理科学、务实高效、执行有力”的管理理念来积极做好科技档案、文书档案、科技资料、图书等各类档案的收集、整编、验收、入库等各项基础工作，该项工作不仅是科学研究、基础设施设备建设的可靠资料，还是领导决策的依据，因此档案管理基础工作质量的好坏与否直接关乎着某个企业单位的兴存危亡，同时健全档案管理的基础工作使得档案的自组卷与自动归盒更为灵活，还能实现预归档案的批量归档确认功能且简化用户的操作步骤，同时更加有利于免除用户逐级展开导航、逐项寻找关键词条节点的烦恼。

二、当前我国在健全档案管理基础工作中存在的问题

（一）档案管理的硬件投入不足

1.经过科学的调查研究资料显示，当前许多企业单位由于缺乏足够的资金政策支持而导致没有普及利用计算机网络技术来实现对档案的管理，不仅不利于档案的收集与开发，还存在检索麻烦且信息量小的缺陷，而且某些单位内的档案用房太过狭小且不符合档案安全保管的要求；

2.许多档案管理系统的改动随意性比较大，难以充分保证好自动归档电子文件与实物档案内容的全面一致，更甚至许多内在的档案管理者缺乏高度的责任感，自身并不具备丰厚的专业理論知识与实践操作经验，难以调动起内在的主观能动性与积极创造性。

（二）档案管理意识不强

1.许多机关内的档案管理工作人员没有编制，内部的奖惩机制形同虚设，各种依靠裙带关系获得晋升岗位的不公平现象屡见不鲜，极大的削弱了档案管理人员对待基础工作的热情；

2.对档案利用产生的社会经济效益缺乏广泛的宣传，这非常容易造成社会公众对档案利用效益知之甚少，档案管理机构的不健全也是一大根源；

3.严重忽视了档案信息化的总体规划建设，大多数的档案只是被动的按照上级主管部门的要求提出财政预算或是专项经费申请，没有对档案进行整体的把握，而且没有充分利用高精尖的先进科学技术来提高档案管理的工作效率。

总之，希望相关的专业负责人对上述问题引起广泛的关注与重视，并且采取及时有效的措施予以改善解决。

三、健全档案管理基础工作的有效策略

笔者在结合自身多年专业理论知识与实践操作经验的基础上提出了以下几点建设性的有效对策，旨在全面提升档案管理的工作质量水平。

（一）不断加强对档案管理行政部门的指导

领导重视是做好档案管理基础工作的重要前提，应该将档案管理纳入到重要的议事日程，逐步实现与本单位各项工作的同步规划与同步发展，以便更好的支持档案管理工作，增强档案管理人员的档案意识，还应该大力宣传《档案法》，多积极组织开展一些关于如何健全档案管理基础工作方面的知识竞赛。另外，还应该实现对档案信息化资源的有效利用，积极建设“以保管为导向”的数字档案馆和以“利用为导向的”的数字档案馆，最大化的满足广大工作者的工作需求，进而确保工作的顺利开展进行。

（二）全面提升档案管理者的综合素质

1.实施档案管理的专门人才培育工程，积极引进高端档案管理研究人才、技术性人才、宏观层次人才与管理综合性人才，带动并培育档案管理的全能型人才；

2.还应该健全机构并完善制度，推动档案管理与机关业务工作的同步考核与同步发展，牢固树立“实事求是、与时俱进、开拓创新”的原则理念来从事基础工作，不断总结探索档案管理工作及业务发展规律；

3.还应该加大对档案管理工作的资金扶持，例如多采购一些光盘扫描仪、计算机、缩微等先进设备，充分利用计算机等现代化手段来实现储存检索各种门类和载体的档案。

四、结语

综上所述，信息技术及信息产业的飞速发展为档案管理带来了巨大的机遇与挑战，因此本文对如何健全档案管理的基础工作进行探究分析具有重要的现实性意义，档案是在各项工作中形成的、具有保存价值的、各种形式和载体的历史记录，更是对工作查考的凭证，往往科学合理的档案管理基础工作有利于为建设数字档案馆提供客观精准、丰富的资源保障，健全档案管理是伴随全球信息化浪潮与知识经济时代的到来而发展的，必须要紧跟时代发展的步伐，不断的改革创新与优化升级基础工作模式，进而促进我国社会经济的协调稳定可持续快速发展进步。（作者单位为河南省工人文化宫）