信息时代档案管理工作面临的问题及对策

武亚涛

【摘要】本文首先对信息时代档案管理工作的重要性进行了概述，详细探讨了信息时代档案管理工作面临的问题及对策，旨在提高我国档案管理的发展水平。

【关键词】信息时代；档案管理；问题；对策

一、信息时代档案管理工作的重要性

在传统档案管理工作过程中，档案管理大部分以纸质形式为主，档案管理方式滞后，管理工作量较大。并且在档案日常管理和保存过程中，为了避免纸质档案受到火灾、受潮和虫害的影响，确保档案资料的安全使用，需要投入相应的人力和财力，采取相应应对措施予以处理，以免纸质档案损毁。此外，传统档案资料的查阅难度大，不能进行备份，随着信息时代到来，计算机技术的发展与普及，传统档案管理内容与管理模式逐渐向电子化方向转变。信息化档案管理的出现，不仅能够有效解决档案资料的存放问题，提升档案使用的安全性，还可提高档案资料的检索效率，充分发挥档案资料作用。可见在信息时代下，做好档案管理工作对适应社会发展，满足现代化档案管理具有重要意义。

二、信息时代档案管理中的问题

（一）管理软件缺乏系统性

从某种程度上讲，我国档案管理期间所使用到的相关管理软件实质上是不具有统一性的，而且每个部门的管理软件或者是系统都存在较大差异性，这种情况下将会给档案管理软件研发带来非常严重的影响，增加研发难度。此外，档案管理的相关系统也存在较大的不一致性，难以在电子政务或者是办公自动化等系统中做到统一研发，這种因管理软件不统一带来的问题，将会导致现有档案管理期间部分信息难以得到及时化共享，最终给档案信息化发展带来一定的消极影响。

（二）信息化建设缺乏安全性

在信息化的档案管理工作中，档案的资料保存在信息平台中。但是现阶段的档案管理信息平台建设并不健全，而存在于网络环境中的档案资料极容易受到黑客或者是病毒的入侵，随意更改或者是损坏档案资料。严重的甚至造成整个档案信息库的瘫痪，使得档案资料发生泄露，造成很多无法弥补的后果。在信息时代下的档案管理由于其特殊的存储形式极容易受到网络风险的破坏，对档案资料的安全具有极大的威胁。

（三）信息化水平不高

当前很多档案在管理过程中信息化程度不高，很容易出现各种错误，并且影响档案管理效率，比如纸质档案在自然情况下的破损，历史久远的档案材料内容模糊不清，档案利用不方便等，对于档案事业的发展有很大影响。

（四）档案管理保密性相对较差

现有档案管理大部分都是运用信息化管理手段开展日常管理工作的，这样会大大降低档案管理工作人员的实际工作量，效果显著。然而，在实际工作过程中，网络黑客攻击现象却层出不穷，有的时候甚至会遭受到病毒植入，进而造成档案资料丢失，甚至还会造成档案管理系统瘫痪，所带来的损失是不可估量的。所以说，信息化时代的档案管理是非常容易遭受网络环境影响的，从而使档案管理所具有的保密性减弱。

三、应对档案管理工作主要问题的策略

（一）树立与时俱进的信息化管理理念

随着信息技术的迅速发展和普遍使用，信息化管理在档案管理工作中必不可少。但是，并不是“计算机用得越多，信息化程度越高”。电子档案的归档时间、归档方式、保管方式、查询利用方式及分类、编目等管理方式与传统档案管理不同。信息化档案管理是以虚拟、开放、灵活的手段，采用计算机、网络等信息技术，采取社会化、自动化、标准化、网络化的管理模式，实现高效、快捷、准确、开放的档案信息服务。

（二）加强档案资源的信息化建设

首先，要实现档案资料的自动化录入和档案信息的自动化处理，实现档案管理工作的一体化，保证各部门之间档案资料的高效传播以及共享。此外，还要应用计算机合成技术，对不同形式的档案文件实行分类管理，并将文字叙述的文件尽可能的转化为图文并存的形式，保证档案文件的多样化。

（三）强化信息管理人员的业务培训工作

要对档案工作管理者在思想上、技术操作上进行系统的培训，使得管理者有积极向上的工作态度，在技术上能够及时掌握最先进的信息化技术，并且将其技术应用到档案管理工作中，提高档案工作管理者的工作效率和能力。

（四）建立健全档案信息安全保障体系

通过采取设置安全防火墙、强化计算机网络的保密性、软件应用加密、以电子证书核实外部人员接入网络、完善软件安全性等措施提高防黑客攻击能力。档案管理工作人员要定期对计算机的硬件系统进行检查维护，保证计算机设备可以正常地运行。要做好系统杀毒工作，养成良好杀毒习惯。随手做好备份储存工作，建立纸质、电子双档案，应用云储存技术，以免断电或系统故障导致资料丢失、回档。设置文档找回功能，使误删资料后可以找回、恢复资料。应用UPS电源/APC不间断电源，以便在停电状态下可以及时保存数据资料。档案室闲人免进，离开随手关闭电脑或设电子锁，USB设备拔除，以免外人进入获取资料。

四、结语

综上所述，研究信息时代档案管理工作面临的问题及对策对档案管理工作的发展具有重要的作用。因此，必须进一步提高和完善应对档案管理工作主要问题的策略，这样才能更好地提升档案管理工作的规范化，提高我国档案管理的水平。

参考文献

[1]张在奎，王丰霞.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].中国集体经济，2017（12）：31～32.

[2]刘畅.信息时代档案管理对策浅析[J].城建档案，2017（05）：71～72.