浅谈事业单位档案管理信息化建设

王泳秋

【摘要】随着我国社会的不断发展和经济的不断进步，使得我国事业单位档案管理方面数量和任务越来越巨大，工作人员面临十分巨大的工作压力。而将管理信息化应用到事业单位档案管理当中是十分必要的，目前在我国，对事业单位的档案管理当中仍然存在着一些问题，相关工作人员一定要将这些问题高度重视，从而提升解决问题的效率，帮助我国事业单位档案管理的效率更高，质量更强，同时也对我国事业单位发展带来更好的保证。

【关键词】事业单位；档案管理；信息化建设

一、事业单位档案管理信息化建设的重要性

首先，促进档案查询借阅效率的提升。对于传统的档案管理方式而言，档案查询问题是纸质档案管理的最大困扰，这是因为纸质档案多存储于特质档案盒中，根据顺序保存在档案架或档案柜中，借助档案目录查阅或确定档案存放位置，继而找到档案。同时在借阅档案环节，由于纸质档案具有易损性的特征，必须要做到随借随还，借阅的时间不能过长，防止档案损坏现象的出现。而随着档案管理的信息化建设，档案都属于电子文档，利用计算机进行快速准确地查阅，通过拷贝复制等方式提高档案管理效率，避免损坏原始档案。其次，实现档案管理期限的有效延长。以往事业单位在档案管理工作中，基本选用纸质存储的方式，即利用纸质来存储档案资料信息，增加了档案资料管理、储存、采集等环节的难度。档案管理的信息化则是利用网络平台和电子平台进行管理，用磁盘存储档案，对档案管理模式进行创新和优化，从而节省保存成本，提高档案资料的完整性和安全性，确保档案管理的信息化建设。

二、事业单位档案管理信息化建设存在的问题

（一）档案信息开发不合理

由于管理人员的管理观念还没有实现完全的转变，一些单位虽然实现了技术层面的信息化建设，但是在信息技术的应用和开发档案信息资源方面，还比较薄弱。一方面。档案管理工作中相关信息重复加工的问题表现严重，数据质量有待提高。另一方面，现代信息技术在档案管理工作中的应用，更大的意义是信息技术对数据信息的强大处理能力，使信息能够发挥其最大价值。

（二）信息安全管理不到位

与传统的档案管理模式相比，信息技术多元化的收集能力扩展了档案管理的信息收集渠道；强大的信息处理能力实现了信息资源的充分利用；数据库以及云技术实现了海量的数据存储需求；网络技术实现了信息的快速共享以反馈。但是，其在极大程度上便捷了管理工作的同时，也带来了更加隐蔽的网络风险。例如：黑客攻击、病毒入侵、数据丢失等等，都会导致非常严重的经济与社会损失。

（三）管理人员素质不足

由于受传统观念的影响，一些管理人员的观念转变困难，难以跟上信息技术的应用水平。同时，信息技术的应用，对管理人员的信息技术素质具有更高的要求。现阶段，在信息管理技术方面，事业单位档案管理人员普遍欠缺的现代化素质。

三、事业单位档案管理信息化建设的策略

（一）完善档案管理制度

事业单位要尽快制定规范的信息化安全保障制度，这样在档案信息资源信息化建设期间，可以避免出现档案遗失、外泄等问题。事业单位档案管理部门要严格制定工作责任制度，将具体责任明确到个人身上，以此增强档案管理人员的责任意识和安全意识，不断提升档案管理制度的科学化、严格化和有序化水平，促使事业单位档案资源信息化建设正常开展。

（二）提升规范化和标准化水平

事业单位在档案管理信息化建设中，需要根据国家信息化管理的相关标准，从自身发展需求与特点出发，将相应的内部管理标准体系明确下来，在实践中逐步加以完善。事业单位在档案目录数据库建设中，不仅要满足国家标准，还要便于操作，将各种文件和档案的内容、著录项目、数据库结构与格式等统一起来，并保证档案数据库管理软硬件文档格式、数据指标等规范。这样档案管理人员在档案馆录入电子目录以后，可以更好地共享数据，避免软件不兼容造成的数据不能转换、读取等情况。

（三）加快硬件建设

在事业单位档案管理信息化建设过程中，还要注重对各项现代化软硬件设备进行完善，主要有计算机、数字存储设备、数据库以及網络等。事业单位要注重在数字资源设备上增加更多的资金投入，及时采购、更新和升级设备。事业单位为获得更多的档案资料，需要将存储光盘配置齐全，确保光盘有一定的存储空间，延长光盘使用与保持的时间，从最大限度减少存储风险，让档案资料得到安全保护。选择硬盘设备备份的过程中，要注重其有良好的性能，能保持稳定，并具备较强的抗外界干扰能力，从而使档案资料保存更加健康和有效。

（四）提升管理人员的专业素质

事业单位要加强人员的技能培训，使其熟练掌握相关技术和操作方式；或者是引进优秀的人才，减少人员因操作不熟练而产生错误的档案信息，从而提高档案管理工作效率，实现档案管理的信息化目标。

四、结语

综上所述，随着现代信息技术的快速发展，事业单位的档案管理工作也发生了极大的变化。为了实现事业单位的档案管理信息化建设，必须要树立现代化的管理理念，以现代化的管理措施，使事业单位社会公益事业性质得以更好的发挥。

参考文献

[1]姜华.事业单位档案管理信息化建设的探讨[J].黑龙江科技信息，2016（17）：165.

[2]冯跃萍.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].黑龙江科学，2016，7（13）：138～139.