高校档案管理创新及档案管理数字化问题探讨

2018-05-14 15:20梁小兰
中国卫生产业 2018年16期
关键词:高校档案管理创新

梁小兰

[摘要] 该文分析了高校现阶段档案管理中存在的问题,以创新模式、方式、思路、资金投入、管理人员水平分享了创新改革实践,并介绍了推进数字化管理的具体措施。高校如果要致力于创新自身的档案管理,就有必要运用数字化的措施来健全档案管理,并在此基础上构建数字化档案管理新模式。

[关键词] 高校档案管理;创新;档案管理数字化

[中图分类号] R19 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654(2018)06(a)-0030-02

在高校管理范围内,档案管理构成了其中的核心与关键,健全档案管理有助于提升科研与日常教学的整体质量,同时也为高校保留了珍贵的档案信息。实质上,档案管理本身包含了较多内容,与之相应的管理体系也是相对复杂的[1]。高校如果要提升档案管理的效能,那么应当致力于创新机制,运用多样化的创新手段来推行档案管理。

1 高校现阶段档案管理中存在的问题

1.1 档案管理信息化水平低下

计算机是一门先进的科学技术,逐渐渗透到各个行业中来,在高校档案管理工作中,很多档案管理设备较为落后,计算机的运行速度较慢,同时由于高校档案管理软件更新跟不上发展的要求,功能较为单一,使得在进行档案管理时常出现各种差错,档案的准确性难以得到保障,为档案管理工作带来了许多不必要的麻烦。

1.2 档案管理重要性认识缺乏

许多高校档案管理工作人员,对于学校内部档案资料重要性认识不足,同时由于高校目前自身发展条件受到限制,配套设施、资金投入等无法满足高校档案管理数字化发展的要求,无法引进先进的档案管理技术,为高校档案管理的发展带来一定的阻碍。

1.3 档案管理人员专业水平落后

高校档案管理对于工作人员的专业性要求较高,对于高校档案管理人员来说,由于对于学校、专业等相业知识较为缺乏,同时欠缺经验,导致了档案管理人员无法及时对高校各种信息等进行存档,工作开展起来存在较大的难度,影响到整个学校管理的工作进程。

2 高校现阶段档案管理的创新改革

高校内部档案管理的创新改革,具体涉及到如下措施。

2.1 创新模式

高校如果要推进全方位的档案管理,关键应当落实于创新模式。从现状来看,学校办公室包含了档案管理的办公部门,然而管理档案的办公部门本身并不具备独立性,针对涉及到档案的各项事务也无法自主进行决定,档案管理整体上仍停留于执行决策。近些年以来,新教改正在迅速推进,面对新的形势,与档案管理密切相关的各类模式也要突显创新性[2]。具体在推进创新时,应当把档案部门视作独立性的高校部门,对于档案搜集以及档案保存等事项都能予以自主决策。经过上述的改进,档案部门就可以拥有自主权,对于体系漏洞也能进行全面的修补。

2.2 创新方式

创新现阶段的档案管理,根源在于转变方式,运用全新的方式来推进新形势下的档案管理。档案管理如果停留于传统模式,那么将会陷于僵化,因而不利于提升档案管理的实效性。为了改进现状,高校有必要运用多样化的手段与措施来推行档案管理,致力于突破传统思路。目前的状态下,针对档案管理应当拓宽现有的管理范围,在这其中不仅涉及到图像信息、表格以及文字信息,同時还应当包含来访管理以及人员管理等。作为档案管理的相关人员,应当意识到档案管理的价值所在,在此前提下做好全方位的信息归档、档案整理以及信息收集等。

除此以外,创新方式还应当落实于档案内容,运用全新的方式来编制档案体系,划分各个档案类型。作为高校而言,针对自身现有的档案应当予以全面扩充,在现阶段的档案中也要收录关键性的事件以及人物,以便于有关人员对此进行查阅。在明确记录各项要素的前提下,就能为高校给出的各项决策提供根据[3]。

2.3 创新思路

近些年以来,信息化正在融入各个行业。针对现阶段的档案管理,也要从根本上致力于创新思路,在各个流程中融入信息化的手段与措施。相比于传统模式,建立于信息化前提下的档案管理体现为更显著的实效性,有助于减少档案管理耗费的总成本,同时也提升了工作实效。具体在操作时,针对档案管理涉及到的各个流程都要加以改进,确保把信息化渗透其中。在信息载体的辅助下,就能借助数字化的手段来存储信息或者调取档案信息,对于档案本身的安全性提供了全面保障。

2.4 加大档案管理资金投入

要想高校档案管理工作的质量,必须加大对于高校资金的投入,改善配套设施,保证档案管理的准确性和完整性。高校不能仅仅将工作重心放在教育设施的购置中,同时应加大对档案管理所需要设备设施的购置,例如采购先进的计算机、配套设施、防火墙软件等,防止资料被盗用;配备空调、抽湿机等,或配备专业灭火器等,以应对突发事件等。

2.5 提高档案管理人员专业水平

高校档案管理工作对于专业技术要求较高,档案管理人员首先应具备专业的技术知识,同时还需要对计算机、软件等有一定的掌握,工作人员在档案管理工作中,需要及时地发现问题并解决问题,加大对信息技术的学习,掌握高校档案管理工作的方法和流程,因此高校应定期对档案工作人员进行学习与培训,提高档案管理人员的专业技能和职业素养。

3 推进数字化档案管理

截至目前,档案管理涉及到的各项措施正在实现全面创新。但从整体来看,档案管理仍然欠缺完善性,与之相应的各项机制也并没有真正达到健全。究其根源,就在于很多高校并没有把数字化运用于档案收集、档案存储以及档案查阅等各个环节中[4]。因此为了改进现状,针对档案管理有必要推广数字化,具体而言涉及到如下措施。

3.1 提升信息化的认识

数字化运用于现阶段的档案管理,关键在于从源头上转变认识,确保负责档案管理的相关人员都能认识到数字化管理的价值所在,在此前提下探求适合高校本身的数字化模式。在必要的时候,高校可以开设相关讲座,不断拓宽宣传面,或者运用培训的措施来提升人员素质。高校有必要投入更多资金用来引进新型的数字化管理模式,确保相关人员都能接受信息化以及数字化的全新档案管理。

3.2 搭建数字化的新平台

数字化运用于现阶段的档案管理,此项举措不能缺少数字化平台作为支撑。这是由于,数字化平台能够密切连接各个流程,确保各方在相互配合的前提下做好多层次的档案管理。作为管理人员来讲,应当运用数字化的手段来收集实时性的档案信息,确保各项信息的精准性,避免某些档案信息出现失真[5]。同时,针对信息归档以及档案存储等关键性的环节也要推广数字化,运用多样化的手段来提供精确度更高的档案信息,辅助高校的各项决策。

3.3 保障档案信息的安全

进入数字化的新时期,与档案管理有关的各项手段和措施都获得了全方位的改进。然而与此同时,数字化也增加了档案信息遭受的威胁,某些档案信息很可能遭受篡改或者遗失,进而给高校增添了损失。因此可以得知,建立于数字化前提下的档案管理尤其有必要关注最根本的信息安全。具体在实践中,高校对于自身拥有的档案信息都要构建防火墙,遵照现行的基本流程来强化档案监管,确保从源头入手来消除档案存储以及档案查阅中的安全隐患。只有保证了档案安全,才能服务于档案管理整体水准的提升,在最大限度内消除安全威胁。

3.4 提高工作人员的专业能力

高校内部档案管理的创新改革为高校带来了新的工作制度,必须建立起具备良好的专业知识和实践能力的高校档案管理队伍,必须掌握多元化的知识结构,并拥有良好的专业素养;用专业的人才来对档案进行管理,加强档案管理工作人员的队伍建设,对档案管理人员进行相关知识的培训和考核,强化对信息技术的应用,提升档案管理工作的质量和效率。

4 结语

高校档案真实完整地记录着学校的发展与学生的成长,不仅涵盖了学校的核心教学思想、办学水平,还记录了优秀教师的教育工作历程和学生在校学习的成长过程,同时也是学生步入社会以后个人能力和素质的原始证明资料,是社会录用人才的原始依据。在目前的社会形势下,建立数字化的档案管理系统成为趋势所在,档案从本质上来说,也是一种信息资源,能够帮助使用者获取准确的信息,但是我国目前高校中对于档案管理的理念和方法还相对落后,无法跟上时代的步伐,因此并没有摆脱轻利用这一局面,造成档案管理满足不了社会发展需求,实现不了档案保存的最佳效益。

高校档案管理数字化以后,运用新的信息技术和新的管理方法,更为先进,但也带来新的问题,因此,必须根据高校具体情况来建立一套适合自身发展的工作和管理制度。经过综合分析可以得知,目前很多高校已经意识到了数字化运用于档案管理的价值所在,因此也开始尝试转变现有的模式。但从整体来讲,档案管理并没有真正实现全过程的数字化。在未来的工作实践中,高校及其有关部门还需致力于推进创新,在档案管理涉及到的各个流程中都要渗透数字化,确保各类档案信息的完整度与安全性。

[参考文献]

[1] 吴新兴.计划生育档案管理创新及档案管理数字化问题[J].低碳世界,2017(19):280-281.

[2] 季轩.高校档案管理创新及档案管理数字化探索[J].产业与科技论坛,2016,15(15):209-210.

[3] 乌日娜.浅谈高校档案管理创新及档案管理数字化问题[J].福建质量管理,2016(5):26.

[4] 王麗勇.探讨高校档案管理创新及档案管理数字化问题[J].赤峰学院学报:自然科学版,2014,30(3):164-165.

[5] 刘小瑾.浅谈档案管理创新及档案管理数字化问题[J].才智,2012(22):328.

(收稿日期:2018-03-09)

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