新医改背景下加强医院档案管理工作的对策

刘莹

[摘要] 随着新医改的推行，医院的许多档案信息都在随之发生改变，利用现代化的先进技术加强对医院档案的管理，才能够发挥出各类档案信息的价值，促进医院的可持续发展。该文对医院档案管理工作中出现的问题进行分析，并就新医改背景下加强医院档案管理工作的对策进行探讨。

[关键词] 新医改背景；医院档案管理；对策

[中图分类号] R19 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2018）06（b）-0047-02

新医改的推行使得医院的档案管理工作越来越复杂，档案的内容逐渐丰富，种类逐渐增加。如果不加强医院档案管理，就会阻碍医院整体管理水平的提升，档案中的信息价值也无法体现出来。所以，为更好地适应新医改，医院必须采用信息化的管理手段，加强对医院档案的管理。

1 问题分析

1.1 缺乏档案管理意识

在医院的各项管理工作中，档案管理一直不受重视。医院主要将工作重心放在医疗学术研究、科研工作上，医院领导认为提高医疗水平才是最重要的。即使在档案管理工作中投入大量的人力、物力、财力，也不能直接产生经济效益。因此，医院不愿在档案管理上投入过多的资金，使得医院档案缺乏完整性，对资料的收集也是断断续续的，没有对档案信息进行充分的利用。另一方面，医务人员的工作比较繁忙，没有足够的精力将工作中的所有信息都记录下来，更没有及时保存档案。为减轻自己的工作负担，医务人员随手放置档案，没有统一交到档案室保管，使得档案信息不完整、不准确，对后续的查找和利用都会形成阻碍。

1.2 管理人员素质不高

医院的档案管理人员素质参差不齐，无论是在档案管理理论知识水平上，还是在管理技能上，都存在很大的差别，无法满足现代社会的发展需要。比如，在医院从事档案管理的人员大都不是档案专业毕业的，所掌握的档案管理知识比较陈旧，知识面也比较窄。并且，在管理人员所掌握的知识中，很少涉及到现代化的管理手段，其知识结构与现代社会的发展不符。加上管理人员的学历普遍较低，英语水平不高，使得医院档案管理工作效率低下，无法满足新医改的要求。另一方面，医院不重视档案管理队伍的建设，使得管理人员的管理理念落后，不具备创新精神，无法适应时代的发展。

1.3 现代化管理水平低

许多医院将档案存放在一个比较狭小的空间内，无法对档案的类型进行细分，在查找时非常不方便。并且，档案管理设备和管理技术都比较落后，制约着档案管理工作的发展。比如，一些医院还在使用很陈旧的计算机，仅仅通过Excel对档案进行分类管理，而没有建立起专业的档案管理信息平台。当需要对档案进行更新、修改、下架等操作时，往往需要花费较多的时间才能找到档案的具体位置，且计算机在档案管理中基本只充当检索工具的角色，还有许多功能都没有得到有效的利用。比如，计算机的运算速度非常快，能够储存大量的数据，具有很强的灵敏度等。但是，这些功能都没有发挥出来，造成严重的资源浪费。此外，档案管理人员缺乏电子档案的管理经验，对于电子档案的贮存、计算机病毒的防治、信息安全管理等知识，都比较匮乏，这也是医院档案管理信息化水平低的重要原因。

1.4 管理職责不明确

医院基本没有设立专门的档案管理部门，只有一个档案室，由于各种因素的限制，档案室所管理的档案只是医院档案的一部分，如文书、科技、会计等档案，以及部分的实物、音像档案。其他的档案是由相关的业务部门进行管理的，比如，X线胶片档案是由放射科管理的；病理切片档案是由病理科管理的。于是，医院的档案管理是由多个部门共同完成的，各个部门的管理职责不明确，容易造成管理混乱的局面。例如，医疗设备的档案管理，包含医疗设备从计划购买到报废整个生命周期的资料。收集周期比较长，且是由不同的部门收集的，这就会增加设备档案管理的难度。计划采购的相关档案资料部分由采购部门管理，部分由财务部门管理；而其维修相关资料则是由后勤部门管理的；与设备有关的技术资料由技术部门管理；而其使用过程的相关情况资料，则是由使用科室保管。由于涉及到的部门多，又没有一个组织者，所以每个部门的管理职责都没有做出明确的规定，要收集或调用完整的医疗设备档案非常困难。

2 对策分析

2.1 转变档案管理理念

在新医改背景下，医院要重视档案管理的法制宣传和培训工作，让医院的全体员工都意识到档案管理工作的重要性，积极主动地参与到档案管理工作中。每位工作人员都要将档案管理做为自己的工作内容之一，在日常工作中要将工作内容详细记录下来，并及时提交到档案管理部门进行归档，医院的工作人员尤其是档案管理人员，应树立起档案管理为医院发展服务的工作理念。比如，在对新员工进行岗前培训时，要将档案管理作为培训内容之一，并在培训后对参加培训的人员尽心严格的考核。在医院的周会、月会上，档案管理部门要定期汇报档案管理情况，以及档案的动态收集情况。又如，对《档案法》进行宣传，强化医院工作人员档案管理的法律意识，并组织不同形式的学习和宣传活动，获得医院领导和其他医务人员的支持，促使医院档案工作的顺利开展。

2.2 提高管理人员素质

要提高医院档案管理效率，就需要重视档案管理队伍的建设，提高管理人员的现代化管理水平。根据对某医院700名医院工作人员进行的调查来看，包括440名医师、60名护士、120名行政人员、70名医技、10名财务人员，其对文献数据库、统计信息、病案信息、资源共享信息、诊断标准治疗方案信息、其他信息的需求量分别为40%、18.89%、17.78%、8.89%、4.44%和10%。由此可见，仅仅在医院内部，不同的人员需要的信息各不相同。如果档案管理人员的能力不足，就无法及时、高效的为各类人员检索、提供有效信息。所以医院要加强对档案管理人员的培训，鼓励管理人员积极的参加学历教育、业务培训。通过不同的培训方式，提高档案管理人员的专业知识和技能，尤其要重视现代档案管理技术的培训。比如，电子档案的制作、上传、管理、备份、安全管理相关技术；光盘、磁盘、磁带等异地备份技术。

2.3 提高管理信息化水平

科学技术的发展使得各个领域的各项工作都变得更加轻松、高效，档案的载体形式越来越多，尤其是电子档案的出现，使得传统的纸质档案管理面临着巨大的冲击。为更好地适应新医改的要求，医院的档案管理工作必须提高其管理的信息化水平，利用现代化技术促进档案管理效率的提升。因此，医院要重视档案管理软件、系统的开发，利用网络提高档案检索的效率和准确性，并实现信息的高度共享。比如，建立医院档案管理系统，借助信息平台的网络资源，充分利用现有的网络和硬件设备，实现对档案信息的集中统一管理、数据规范、安全保护和综合开发利用。系统总共包括7个模块，分别为建立档案库、入库流程管理、档案库检索、数据统计报表、档案借阅、系统设置和APP自助。在此系统中，既可导入纸质档案，也可导入电子档案，通过批量上传的方式，可提高档案收集效率。在系统中对权限进行严格的控制，任何一步操作都要经过授权，有利于保证档案数据的安全性。在APP自助板块，可通过移动终端，对档案进行鉴定、移交和接收处理，还能查看相关的统计报表，用户则能通过此模块自助借阅档案。

2.4 建立完善的档案管理制度

医院的档案管理工作要适应医院的发展，还要适应新医改这个大环境。而医院在发展过程中，主要是以病患的需要为导向的。所以，医院要建立完善的档案管理制度，形成能够促进医院发展，并满足病患需求的档案管理体系。在档案管理制度中，要对档案管理人员的职责作出明确的规定，并完善岗位责任制，将档案管理工作作为医院综合目标之一。在对科室、档案人员进行考核时，要将档案管理情况作为考核指标，考核结果直接与其工资和绩效挂钩。医院还要加大对档案管理的监督力度，定期组织检查，以提高档案管理工作者的工作热情。比如，在对医疗设备档案进行管理时，医院要建立医疗设备采购、管理、维修、报废等相关制度，并遵循谁负责谁保养的原则。针对比较精细和柜中的仪器，则由科室负责人、护士长或者安排专门的人进行保管，定期保養、检查，并将相关情况记录下来。同时，医院每个月会对油料设备的管理情况、设备档案管理情况进行检查。如果在检查过程中发现有问题存在，则及时反馈给临床部门，以免其在不知情的情况下使用设备，出现问题。通过这样的档案管理方式，能够确保医疗设备档案收集的完整性和准确性。

3 结语

综上所述，在新医改背景下，加强医院档案管理工作有利于提高医院的整体管理水平，提高档案信息的使用价值。在实际的档案管理工作中，医院要通过宣传、培训等方式，转变职工档案管理理念，提高档案管理人员素质及管理的现代化水平并建立完善的档案管理制度，提高档案管理效率，促进医院的长远发展。

[参考文献]

[1] 黄恩梅.创新医院档案管理提高档案工作水平[J].城建档案，2009（2）：46-47.

[2] 寇红.浅谈信息化时代医院档案管理工作的创新[J].商品与质量，2016（22）：54-55.

[3] 栗敬东.强化医院档案管理创新档案工作方法[J].中国经贸，2014（17）：105.

[4] 董桂兰.关于医院档案管理工作创新的探讨[J].北京档案，2011（4）：47-48.

[5] 闫保华.新医改形势下对加强医院医德医风档案管理工作的思考[J].齐鲁护理杂志，2013，19（9）：103-104.

[6] 伍俊诚.新医改下医院档案管理的改进与完善思路解读[J].环球市场，2017（11）：61.

[7] 丁红.新形势下医院档案管理现代化问题及相应对策[J].中国现代医生，2014，52（2）：116-118.

（收稿日期：2018-03-14）