运用PDCA循环持续降低二级库库存率

沈静妍 陆小华 钱春英

[摘要] 为降低二级库库存率，应用PDCA循环法建立长效管理机制。通过健全医用耗材二级库管理制度、完善二级库耗材领用流程、落实耗材管理奖惩条例和开展规范化培训，二级库库存率得到明显改善，从整改前的>9%调整到<6%。在处理阶段，应注重二级库管理的持续整改，并做到定期反馈与沟通。实践证明，采用PDCA循环能有效降低二级库库存率，持续改进医用耗材库房管理，促进临床合理、便捷、有效使用耗材。

[关键词] PDCA循环法；二级库；库存率

[中图分类号] R197 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2018）02（c）-0091-02

医用耗材是医院开展诊疗服务而存储的卫生材料，是流动资产的重要组成部分，是医院进行正常业务活动不可或缺的物质基础。为降低二级库库存率，应用PDCA循环法建立长效管理机制。PDCA循环理论即戴明循环理论包括计划（Plan）、执行（Do）、检验（Check）、处理（Action）4大主要阶段，在计划的制订和组织实施的过程中，按照PDCA循环4个阶段周而复始地循环上升的一种管理工作程序，现已经广泛应用于医疗管理过程中[1]。应用PDCA循环法对二级库库存率进行持续改进，现将改进效果报道如下。

1 计划（Plan）阶段

在现代医院管理中，“零库存”的提出，可以解决库存管理中的部分浪费现象，降低库存管理成本，减少库存占用资金，免去库房存货的一系列问题。因此，控制二级库的库存率，实现库存量的最小化，以期实现耗材的精细化管理。

1.1 存在问题

2016年2月24～25日，组织全院各科室对二级库进行检查盘点，将各二级库分为五大部门：门、急诊科、外科、儿科、内科、妇科。各部门的库存率分别为：15.39%、10.01%、9.69%、5.61%、5.53%。根据“二八”法则，门、急诊科、外科、儿科三大部门库存率较高，需重点关注，见表1。其中PICC门诊、门诊手术室、EICU、十三病區护理组、新生儿监护室护理组这5个二级库库存率尤为突出，分别为：17.51%、16.74%、15.81%、11.20%、10.61%。

1.2 分析原因

结合该院实际情况分析，现阶段耗材管理体系的不完善，对耗材的使用及管理有些松散。在耗材管理方面，将更多的精力放在了耗材采购时的价格控制上，从而忽略了日常的使用管理，导致耗材的大量消耗，采购量大。由于耗材管理不严，所以各个科室在耗材领用时没有合理规划，导致库存积压、耗材过期以及流失的现象。

1.2.1 二级库的管理体系不完善 由于二级库的管理体系不完善，缺少相应的管理制度，临床医护人员在日常领用耗材时随意性较大；同时对相关责任人的奖惩措施不明确，二级库库存率的持续改进工作不能得到很好的推进。

1.2.2 各级医护人员思想上不够重视 未能充分认识到二级库库存率的重要性，人员流动性较大，二级库库房负责人更换频繁，出现人为断货现象，部分库房更属于无人管理状态；派低年资护士负责科室耗材的领用，由于其工作经验不足，任意申领耗材，对科室耗材的使用量无预见性，又缺乏上级护士对其工作的严格审核，导致科室耗材的领用量过大。

1.2.3宣传培训不到位 虽然在全院范围内的各大会议上多次提到二级库管理的重要性，但是参加会议的多为科室负责人和护士长，在回科室传达会议精神后，参与日常工作的医护人员仍缺少主人翁意识。

1.2.4 信息系统功能不够完善 在耗材申领系统中，耗材的名称与临床惯用的俗称不一致，且申领人对包装数量不熟悉，导致耗材的领用随意性大；在耗材申领过程中，缺少监管，当领用量过大，或领用的耗材不是本科室需要的耗材时，没有警示。

1.3 制定目标

该院整个医疗服务过程中，医用耗材的支出仅次于药品，其管理直接影响到医院的经营效益。依据“零库存”的管理要求，对五个重点二级库进行整改，在满足临床的使用需求及周转情况下，实现二级库的库存量最小化，将库存率控制在6.00%以下。

2 执行（Do）阶段

2.1 建立健全二级库管理制度

制定《医用耗材二级库管理制度》，包括二级库的耗材领用流程、耗材存储、管理等内容，并对二级库库房的责任主体和责任人做出了明确规定。落实奖惩制度，将二级库管理情况纳入科室绩效考核。

2.2 专人管理，制定个性化申领周期

各部门制定专人管理二级库房，将人员信息包括姓名、联系方式、工号、办公电话上报库房管理科，若人员有变动的，需提前告知，经库房库房管理科考核通过后，方可接手二级库的管理工作。优化库房耗材品种[2]，将长期库存下来的少部分有性能落后、产品过旧等问题的耗材，进行适当调整，作换货、淘汰、置换等。同时，根据各科室的需求，定制个性化的申领周期，以控制库存量。

2.3 开展多种形式的培训讲座

邀请库房管理方面的专家来院进行授课，授课对象包括科主任、护士长、各二级库管理员。库房管理人员定期对各二级库管理员进行相关培训，并进行考核，考核通过才能继续任职。库房管理人员每月随机巡查二级库，发现问题，现场指导改正。

3 检查（Check）阶段

建立健全医用耗材二级库管理制度，建立医用耗材管理奖惩条例，明确二级库耗材的领用流程、申领周期，库房管理科对耗材申领单进行审核，对不合理的申领单进行登记，并通知领用科室重新调整领用量[3]。库房管理科每月随机巡查二级库，对发现问题的，提出整改意见。库房管理科每月对各科室的领用量和库存率进行评价，每季度对领用量大且库存率高的科室进行分析报告，上报职能管理部门，在院内OA上进行公示，并发给科室发放持续整改通知书。

4 处理（Action）阶段

每月对库存率没有改善的二级库房进行分析讨论，上报护理部，在院内OA上公示，并给科室发放持续改进整改通知书，要求科室对持续改进通知书提出可行性整改方案，并经科主任、护士长签字后交库房管理科，以便持续跟踪整改效果。针对持续3个月整改效果不明显的二级库，到科室与科主任、护士长进行面对面的沟通与交流，认真听取科室的困难与意见，对于科室难以解决的问题，共同寻求更好地解决方案[4]。如部分科室存在个别耗材使用量较少但必须使用的，由库房与其他使用科室进行协调，由多个使用科室平分一个包装；对于专科专用的耗材，采购包装量较大的，由采购中心与配送商进行沟通，尽量提供最小的独立包装。

5 结果

2016年7月12～13日，对二级库进行检查盘点，5大部门：门、急诊科、外科、儿科、内科、妇科的库存率从：15.39%、10.01%、9.69%、5.61%和5.53%分别降为：5.81%、5.72%、5.51%、5.21%和5.08%，见表1。5个重点二级库：PICC门诊、门诊手术室、EICU、十三病区护理組、新生儿监护室护理组的库存率从：17.51%、16.74%、15.81%、11.20%、10.61%分别降为：5.97%、5.86%、5.79%、5.82%和5.71%，见表2。

目标达成率=（改善后-改善前）/（目标值-改善前）×100%=（5.446%-9.246%）/（6.00%-9.246%）×100%=117.07%。

进步率=（改善前-改善后）/改善前×100%=（9.246%-5.446%）/9.246%=41.10%。

6 讨论

PDCA循环不是一次性的质量管理行为，可能一次循环解决了一部分问题，取得了一定的效果，或许仍有一些问题尚未解决或者又出现一些新的问题[5]。在下一个PDCA循环，将讨论如何运用信息系统的手段，对各二级库的耗材领用量进行干预，优化耗材管理流程，从而有效控制二级库的库存率的问题。通过运用PDCA循环，对二级库管理的各个环节进行有效管理，每一次PDCA循环能使医用耗材的管理不断规范化，从而有效提高医用耗材管理水平，促进临床合理、便捷、有效使用耗材。

[参考文献]

[1] 邹永芳.医院科室耗材精细化管理[J].当代护士，2016（5）：174-175.

[2] 赵蓉，凌霄，蒋红兵，等.加强医用耗材管理的思考[J].医疗装备，2013（10）：39-40.

[3] 邹秋琼，任俊，周振海.运用PDCA循环持续改进临床用血申请单审核[J].现代医院，2016，16（4）：562-564.

[4] 王倩，赵翠荣，张桂芳.PDCA循环在降低本院住院药房药品调剂差错中的应用[J].国际医药卫生导报，2017，23（9）：1466-1469.

[5] 王远香，黄志红，刘润梅.PDCA在儿科重症监护室优质护理服务中的应用[J].当代护士，2017（4）：183-185.

（收稿日期：2017-11-21）