浅析新形势下基层单位档案管理标准化建设

刘国伟

摘 要：随着近年来互联网的发展，档案管理标准化呈现出许多新的特点和趋势，基层单位档案管理标准化方面暴露出很多问题。加强新形势下基层单位档案管理标准化建设的理论层面与实践层面研究，有助于提升基层单位的档案管理水平，提升档案工作的规范性、信息性、便利性。

关键词：基层 档案管理 标准化

在档案管理的运行过程中，档案标准化建设有利于决策者了解单位现阶段发展状况，总结经验教训，同时也是改进发展规划，调整工作结构的重要依据。档案标准化建设实现了对档案的有效管理，推动了基层单位档案平台的建设和运营，但就实际情况来看，难免存在一些问题，不同程度上影响了基层单位档案管理标准化建设的推进。

一、基层单位档案管理标准化中存在的问题

1.对档案管理标准化工作重视度不高

一是制度建设缺乏。相对其他方面工作来讲，档案管理制度不常用，有的单位档案管理制度缺乏，有的单位即使有档案管理制度，但制度陈旧或者不健全，其表现在应入档案室的档案未入，进入档案室的档案保管期限不确定、档案到期如何处置未作规定等；二是未设立档案管理专职人员。基层单位一般不设立档案管理专职人员，而是由办公室或者人事等部门人员兼任该档案管理人员，由于主要是负责其他工作，档案管理只是附带的一小部分工作，档案管理方面的知识水平有限，达不到标准化管理；三是投入不足。基层单位在档案管理方面投入的人力、物力、财力都相对不足，有的单位甚至没有专门的档案室，档案信息化建设进展缓慢；四是分类建档不足。基层单位哪些资料应该进入档案室保管不明确，除了财务、人事等档案外，其他该进档案室保管的资料未做到应进皆进。如：基层单位大事记、征地拆迁材料、单位的总结、相关的合同协议等；五是对档案移交和变动重视不够。基层单位人员变动频繁，档案管理岗位也不例外。档案管理岗位人员变动时，有的未正式办理移交手续，有的办理了简单的移交手续，交了档案室钥匙，无移交清册，也未对档案进行盘点核对、未对移交过程进行监督，基层单位还存在因办公场所变动而搬动档案时对档案重视不够，往往造成档案遗失。

2.档案电子化处理率低

查询使用率低，基层单位保管在档案室的档案资料多数为纸质档案，未进行档案电子化处理，有的档案即便有电子化，也未将电子档案存档，档案归档后查询使用率低，如财务档案归档以后，仅仅在财务人员偶尔查询或者审计机构来审计时使用，人事档案归档以后很少查询，其他方面的档案归档后，基本不再查询或者使用。

二、做好基层单位档案标准化管理的对策建议

随着档案管理工作朝着信息化和规范化方向发展，针对基层单位当前的档案管理标准化情况，采取有效的措施解决其存在的问题显得尤为重要。

1.加强基层档案规章制度建设。根据《中华人民共和国档案法》修订情况，围绕新型组织和新领域档案管理，加快制定和完善基层档案管理规范，实现档案管理规章制度在基层全覆盖。系统组织学习行政执法及档案法律法规等知识，执法人员培训合格持证上岗，树立依法行政、依法管档的观念，提高依法行政的意识和能力，建立健全与时俱进的档案管理制度。同时应明确职责和要求，及时更新，加强监督，定期考核，确保制度严格执行。

2.加强基层档案基础设施建设。加强与相关领导的沟通、交流，让领导认识到档案管理工作的重要性，从而加大对档案管理工作的投入。建设标准规范的档案管理场所，配置齐全相关的设备、光盘、磁盘等，有条件的单位应结合自身实际，配齐相应设备、设施，确保档案安全保管和方便利用档案。库房做到与办公用房、阅览室分开，配备符合国家和省有关规定的档案工作专用设施设备，落实防盗、防光、防高温、防火等“十防” 措施。

3.加强基层档案安全体系建设。基层档案室要完善档案安全保障体系，加大档案安全宣传教育力度，健全安全应急方案等档案安全管理规章制度，确保档案安全。建立健全档案信息安全管理制度，完善上网信息审查流程，严格档案划控解密。做好档案信息的保密工作，加快推进档案信息系统安全等级保护和分级保护工作，依法对档案电子数据进行管理。建立电子数据备份系统，确保档案信息系统的安全。

4.加强基层档案人才队伍建设。强化档案专兼职干部业务培训，积极举办上岗培训、远程培训、继续教育和各类专题培训及档案业务新法规、新标准和新技术的培训，不断优化档案干部的知识结构，提高档案干部队伍专业素质和综合素质。通过聘用、借调、合作等方式积极引进或培养能组织管理数字档案建设、档案征集及展览策划、档案资政服务产品开发、档案抢救保护等方面的人才。优化档案干部队伍配备，为档案室配备责任心强、学习能力强、管理协调能力强、相对稳定的档案人员。

總之，档案管理是事业单位发展中的重要工作，对事业单位的发展影响重大，对社会发展的影响同样不可忽略。事业单位必须重视档案管理工作的开展，并且需要在工作实践中寻求创新，提高档案管理工作的现代化水平，使其在现代社会的发展竞争中更加适应，促进我国社会经济的繁荣与发展。

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