浅谈职业学院档案管理信息化建设

董彬

【摘要】在现代职业院校发展过程中，学校管理工作属于重点任务，而在各种管理工作中档案管理属于重要组成部分，占据十分重要的地位。在职业院校档案管理工作中，为提升档案管理水平及质量，应当加强档案管理信息化建设，提升其信息化水平，促进档案管理工作更好发展，进而促使职业院校教育能够得以更好发展。

【关键词】职业院校 档案管理 信息化建设

【中图分类号】G270.7 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2018）11-0035-02

在职业院校各项管理工作中，一直以来档案管理都是十分重要的组成部分，对职业院校发展及各个方面决策均能够提供较好支持，因而合理开展档案管理工作也就十分必要。在现代职业院校档案管理工作中，档案管理信息化建设已经成为重要需求，因而积极实现档案管理信息化建设也就具有重要作用及意义，有利于档案管理进一步发展，本文就职业学院档案管理信息化建设进行简单分析。

1.职业院校档案管理信息化建设的重要性

在职业院校发展过程中，档案信息资源具有不可或缺的作用，强化档案管理的主要目的将可利用相关性信息资源提供给社会公开开放，从而为学校师生及社会各界提供相关档案资源，使其能够更好服务于教学教研及行政管理。在职业院校档案管理工作中，加强档案管理信息化建设，主要就是为能够对档案价值进行充分利用，使相关档案信息资源能够实现共享，使档案信息利用服务水平能够得以有效提升，从而使档案社会效益能够得以充分发挥。另外，在现代社会信息化技术不断发展的大形势下，社会上各个方面及领域均受到很大程度冲击，档案管理信息化已经成为一种必然发展趋势，同时在职业院校档案管理工作中也是必要需求及要求，对更好开展档案管理工作具有十分重要的作用及意义，进而可为职业院校更好发展提供基础及保障[1]。

2职业院校档案管理信息化建设有效途径

2.1构建档案管理信息化平台

在当前职业院校档案管理工作中，为能够使档案管理信息化建设得以较好实现，十分必要的一个方面就是应当积极构建信息化平台。首先，职业院校应当积极购置相关数据库服务器、档案信息管理软件及档案信息录入设备，从而使档案信息化管理中的硬件基础得以完善，在这一过程中主要就是应当较好把握数据库建设。在实际工作中，职业院校可以依据自身发展实际，对数据库及有关技术加强研发及应用，以便使其得以更好应用。其次，职业院校应当进一步加强网络建设，特别是对于校园网及档案数据库服务之间连接及管理系统加强建设，从而使校园网功能及校园网和数据库间共享功能能够得以较好发挥，使档案信息服务功能能够得以充分发挥。此外，职业院校应当使传统档案管理加快转变为现代化档案管理，从而使档案管理可较好实现网络化及数字化，使档案管理规范化水平能够得以有效提升。

2.2进一步规范档案信息化管理

在档案管理方面，为能够更好实现信息化建设，职业院校还应当制定统一上网目录标准。由于档案信息具有形式复杂且内容丰富等特点，在实际管理工作中需保证其管理规范性，构建便捷网络信息查询系统。另外，还应当进一步建立并健全档案管理制度，以保证档案管理制度及档案信息化管理实现较好适应，结合学校内实际情况，构建包含计算机管理的相关规范化档案管理系统。此外，為能够保证档案管理规范化，职业院校还应当积极构建信息系统安全管理制度、库房管理制度及电子文档管理制度，还有电子文档查阅审批制度等，尤其对于电子文档归档制度应当进一步完善，并且严格执行，从而使档案管理信息化更好实现。

2.3加强档案管理人才队伍建设

在职业院校档案管理工作中，档案管理工作人员属于主要执行者，加强人才队伍建设对档案管理信息化建设实现具有重要意义。在档案管理工作中，职业院校应当在信息化技术方面对相关工作人员加强培训，使其能够充分了解并掌握信息化技术，从而在档案管理中对信息化技术进行更好应用，更好实现档案信息化管理。另外，应当积极引进信息化专业技术人才，从而使档案管理队伍信息化水平增强，以便更好开展档案信息化管理[1-2]。

3.结语

在当前职业院校档案管理工作中，档案管理信息化建设已经成为必要任务及要求，也是档案管理必然发展趋势。因此，在实际档案管理工作中，档案管理工作人员应当充分认识并重视档案管理信息化建设必要性及重要性，并且要积极通过有效途径及措施实现档案管理信息化建设，强化档案管理效果。

参考文献：

[1]宁海琴.数字化建设是高职院校档案管理的必然趋势[J]. 现代企业教育，2012，（23）：119.

[2]毛凌.浅谈档案管理的信息化建设路径[J]. 经营管理者，2017，（29）：297.